Сэд (подробнее)

Покупка электронной подписи

В теории, для передачи данных между компаниями можно использовать и неквалифицированную подпись. Но в дальнейшем это приведет к некоторым проблемам. Начнем с того, что с каждым контрагентом придется отдельно обговаривать возможность применения такой подписи. Продолжим тем, что в случае судебных разбирательств, такая подпись вряд ли будет свидетельствовать в пользу юридической силы ваших документов.

Поэтому, нужно стремится сразу приобрести квалифицированную электронную подпись. Для этого нужно обратиться в удостоверяющий центр, размещенный на сайте Министерства связи.

Как работает ЭДО?

Прежде чем приступить к описанию принципов работы ЭДО определим понятие электронного документа.

Электронный документ – это информация, предназначенная для передачи и обработки с помощью информационных систем и интернета. Например, такой системой может выступить 1С.

Большая часть документов имеет унифицированную форму, утвержденную по государственным стандартам и представляет собой компонент информационной системы, например, бухгалтерской. Чтобы электронный документ стал юридически значимым, его требуется подписать электронной подписью ответственного. Например, договор, пописанный в электронном виде имеет такое же право на судебную защиту, как и подписанный на бумаге.

Электронным имеет право стать любой документ, если он не имеет прямого запрета на применение от законодательства РФ. При этом законодательно были введены следующие виды документов:

• Электронные счета-фактуры;
• Трудовые книжки;
• Часть кадровых документов;
• Больничные листы и др.

Система электронного документооборота позволяет создавать, согласовывать и обмениваться документами. Процесс похож на тот, что используется в бумажном делопроизводстве. Работает это просто. Разберем на примере:

Сотрудник вашей компании создает электронный документ в 1С. Нажимает кнопку «Сформировать, подписать и отправить». Документ отправляется в систему ЭДО, информация поступает оператору, который предоставляет сервис. Все происходит в режиме реального времени. Ваш клиент получает документ в своей системе, проверяет его и нажимает на кнопку «Провести».

На рисунке ниже наглядно видно, насколько электронный документооборот сокращает количество действий.

Выбор оператора ЭДО

Сегодня на рынке представлено не менее двух десятков операторов ЭДО, которые предлагают услуги маршрутизации внешних документов: «Диадок», СБИС, «СФЕРА Курьер», «Такском», «Калуга Астрал», «Синердокс» и другие. С точки зрения взаимодействия и выбора подходящего SLA, проще работать через единого оператора ЭДО. Но так только кажется.

На самом деле контрагенты компании обычно работают с разными операторами ЭДО. Чем больше у бизнеса партнёров, с которыми у него налажен документооборот, тем больше провайдеров ему придется вовлечь. Для обмена между операторами существует роуминг, но на данный момент в его реализации есть ряд сложностей.

• Операторы по-разному настраивают роуминг: через запросы в личном кабинете, письма менеджеру, веб-формы, – и все эти процедуры нужно проходить в ручном режиме.

• Роуминг между операторами может занимать много времени, так как тех, кто подписал в рамках инициативы ассоциации разработчиков и операторов систем электронных услуг (РОСЭУ) интеграцию в один клик, пока немного. У прочих провайдеров настройка может растянуться на 10-15 дней и даже несколько месяцев.

• Роуминг не предоставляет все возможности ЭДО. Например, из-за этого довольно часто процесс аннулирования документов не работает. Это касается и дополнительных функций, на которые дал согласие один оператор ЭДО, но передать другому их нельзя.

• Существуют проблемы с наименованием документов (при роуминге используется транслитерация).

• У каждого оператора свое понимание того, как определять документы в полуформализованном виде (если для них нет установленных ФНС форматов). У кого-то существует единая сущность договора, у других – несколько. Соответственно, может теряться типизация документов при передаче между провайдерами.

Не все операторы ЭДО работают с пакетами документов, которая необходима многим крупным компаниям.

2011 год

Постановление Правительства от 26.12.2011 №1137

Действующий

«О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»

Федеральный закон РФ от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ

Действующий

Устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.

ПИСЬМО Минфина РФ от 05.10.2011 № ЕД-4-3/16368@

Об отдельных вопросах применения электронных документов

ПИСЬМО Минфина РФ от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521

Вопрос: Организация планирует внедрить электронный документооборот в части обмена товарными накладными (форма ТОРГ-12), подписанными электронно-цифровой подписью с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации (далее — ЭЦП)…

ПИСЬМО Минфина РФ от 01.08.2011 № 03-07-09/25

Разъяснения по вопросу об аккредитации операторов электронного документооборота.

Федеральный закон РФ от 19.07.2011 № 245-ФЗ

Действующий

«О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации о налогах и сборах»

ПИСЬМО Минфина РФ от 07.07.2011 № 03-03-06/1/409

Ответ на вопросы об юридической значимости электронных первичных документов, подписанных ЭЦП, и о возможности представления по требованию налогового органа по ТКС документов, составленных в электронном виде в формате, установленном соглашением между организациями (участниками электронного документооборота), и подтверждающих расходы по налогу на прибыль.

Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н

Утративший силу

«Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»

Федеральный закон РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Действующий

Регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий. С 01.07.2012 полностью заменит ФЗ РФ от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

Приказ ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@

Действующий

«Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (в ред. Приказа ФНС РФ от 07.11.2011 N ММВ-7-6/733@)»

ПИСЬМО Минфина РФ от 01.02.2011 № 03-03-06/1/47

Вопрос: ЗАО, являясь биржевым брокером, внедрило корпоративную информационную систему (КИС)…

ПИСЬМО Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 11.01.2011 № 03-03-06/1/3

Разъяснения по вопросу об юридической значимости первичных электронных документов (в частности, акта о приеме-передаче объекта основных средств (типовая форма ОС-1), служебного задания для направления в командировку и отчете о его выполнении (типовая форма Т-10а), авансового отчета (типовая форма АО-1)).

Надо ли прописывать ЭДО в учетной политике

Для любых изменений в работе компании нужна правовая база, в том числе и для внедрения электронного документооборота. Новшества следует зафиксировать в нескольких документах:

• Приказе о внедрении системы ЭДО. Он составляется в произвольной форме, но должен содержать дату перехода на ЭДО и вступления в силу нормативных документов (регламента, порядка получения доступа к ЭДО, инструкции по информационной безопасности данных), а также перечень сотрудников, допущенных к ЭДО.
• Положении об электронном документообороте. Оно объединяет документы, регламентирующие переход на ЭДО, и включает общие положения, сведения о системе, порядок работы.

Если решено перевести в электронный вид первичные документы, нужно внести изменения и в учетную политику (УП) организации.

Какие нормативно-правовые акты это регулируют:

• Статья 21 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Федеральные стандарты устанавливают требования к учетной политике, в том числе документам и документообороту в бухучете. Также устанавливаются виды электронных подписей.
• Положение по бухучету «Учетная политика организации» (иначе — ПБУ 1/2008). Изменения УП возможны, если разрабатываются новые способы ведения бухучета в компании.

Регулирующий документ обозначает возможность использования электронных документов и их визирования электронной подписью.

Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?

После перехода на электронный документооборот в организации, первое время все равно не получится полностью отказаться от бумажных документов.

Произойти это может по нескольким причинам:

• Не все контрагенты пользуются ЭДО;
• На предприятии уже существует множество бумажных документов, находящихся в архиве.

Тем не менее, существуют принципиальные отличия в работе с электронными и бумажными документами. К примеру, бумажный документ нужно распечатать и принести на подпись руководителю, в то время как электронный подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться на почте во время пересылки, в то время как электронные доходят до адресата.

Главным отличием работы с двумя типами документов является их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи. Для бумажных документов должен все равно быть организован архив, где они будут храниться в упорядоченном виде. В то же время, после попадания в компанию бумажный документ должен быть отсканирован, и эта скан-копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы.

Внимание! Таким образом, работа внутри компании все равно должна вестись только в электронном виде. Если приходит бумажный документ, то его видят только те, кто его получает или подписывает

В то же время, работа с электронной копией позволяет защитить оригинал от почти либо утраты, и позволяет работать с ним сразу нескольким пользователям одновременно.

Преимущества ЭДО для ИП

Преимущества ЭДО привлекают средний и малый бизнес. Благодаря электронному делопроизводству компании сокращают издержки, повышают общую эффективность всех процессов и становятся более конкурентоспособными на рынке. 

Это происходит благодаря тому, что в отличие от бумажного делопроизводства ЭДО позволяет:

• Экономить деньги на печати, канцелярии, бумаге, забыть про почтовые, курьерские услуги.
• Редактировать документы, не допускать их дублирования, отслеживать их статус и сроки подписания.
• Забыть о трудностях, связанных с пересылкой оригиналов документов.
• Избегать ошибок за счет автопроверки форматов и сертификата электронной подписи, оперативно находить причину и исправлять расхождение данных.
• Хранить документы без затрат на содержание архива.
• Легко искать нужные файлы в единой системе.
• Проводить сделки в кратчайшие сроки, быстро оформлять первичные, закрывающие документы.
• Без проблем предъявлять документы по требованию контролирующих органов.
• Обеспечить минимальный риск порчи, утери файлов.
• Увеличить скорость поступления данных в учетные системы.
• Повысить безопасность данных — передача происходит через защищенное соединение, а доступом к файлам владеет конкретное число пользователей.

Безбумажное делопроизводство повышает и производительность труда сотрудников. При бумажном документообороте работники тратят до половины рабочего времени на обработку документов. С ЭДО процессы ускоряются, а доступ к файлам легко получить даже удаленно.

Более того, систему ЭДО можно интегрировать с 1С и другими программами учета. Это позволит автоматически заполнять формы документов, настраивать проводку входящих файлов и дальнейшее формирование отчетности.

Откройте все возможности ЭДО для ИП с Диадоком

Подключиться

Какие требования предъявляются к электронным документам?

Наиболее серьезные требования нужно соблюдать при работе со счетами-фактурами. В ст. 169 НК РФ указано, что данные документы в электронном формате могут формироваться, только если обе стороны согласны с этим. В этом случае счета-фактуры нужно оформлять по формату, регламентированному ФНС, и передавать только через оператора. Об этом Минфин указал в Приказе от 10.11.2015 г. № 174н.

Внимание! Скан электронного счета-фактуры, отправленный на электронную почту, не соответствует требованиям НК РФ.

Что касается первичных документов, то в их отношении используется Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. Электронные форматы установлены для конкретных документов, например, товарных накладных, актов, актов приема и/или расхождений.

Кроме того, хозяйствующие субъекты должны использовать универсальный передаточный документ (УПД). Его формат регламентирован Приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820@ и периодически обновляется.

Электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот призван организовывать работу с различными документами в электронном формате. Он подразумевает собой хранение, обработку и движение документов. Главной его задачей можно назвать – избавление человека от лишней бумажной волокиты.

Сейчас российская система имеет полностью сформированную нормативную базу для работы системы ЭДО. Она подразумевает обмен всеми видами юридических документов между организациями. Большая часть предприятий отказывается от бумажных документов в пользу электронных. Это значительно упрощает работу с поставщиками и клиентами.

Чем будет полезен ЭДО для вас:

• С его помощью сократятся расходы на почтовые рассылки, курьеров, бумагу и другие расходные материалы.
• Сможете избежать проблем с поиском архивных документов, ошибками ввода данных и т.п.
• ЭДО даст возможность подтверждать и подписывать документы из любого места, где есть интернет.
• Работа сотрудников станет эффективней, благодаря автоматизированным процессам работы с документами.

Как наладить работу с документами

Разобравшись с работой над документами , можно снизить не только затраты, но и риск разглашения конфиденциальной информации. К тому же, с упрощением системы работа коллектива в целом становится более эффективной.

Но нужно понимать, что процесс перестройки документооборота довольно трудный и долгий. Для начала нужно будет выявить все ошибки и слабые места, изменить регламенты, найти способы оптимизации и тому подобное.

Рекомендуется в таких случаях обратиться в специализированную компанию и получить готовую систему, не тратя на нее лишнего времени.

Таким образом, переход на ЭДО существенно экономит как финансы, так и время компании. Особенно это характерно для средних и крупных компаний, для которых такая оптимизация управления станет отличным решением.

1С:Документооборот

Эффективное управление документами в компании

• Согласование и подписание документов. Права доступа
• Инструменты для совместной работы сотрудников
• Контроль исполнения задач

Подробнее 14 ДНЕЙ БЕСПЛАТНО

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Создание и настройка шаблона документа в 1С Документооборот
Резолюция в 1С Документооборот

Правовое регулирование

С целью того, чтобы создать более-менее нормальное представление о положении документооборота в сфере управления, требуется на уровне государства сделать конкретные индикаторы, которые будут соответствовать целям информационного обеспечения органов власти.

Пример 1

ФЗ от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» создает основы регулирования отношений по ЭДО. Тем не менее данный закон не в силах решить большое количество правовых проблем в этой сфере. На практике оказываются под вопросом многие задачи информационного обеспечения именно государственного управления. Бывает, что какое-либо министерство или ведомство не в курсе, что делает в сфере документооборота иное государственное учреждение, которое расположено на соседней улице.

В наибольшей степени интересными инициативами в сфере электронного документооборота в последние годы представляются примеры интернет-голосований, которые проводятся в стране (например, при формировании совета при Президенте РФ по развитию гражданского общества и правам человека и в Общественную палату).

Министерство экономического развития Российской Федерации 28 января 2013 г. разместило у себя на сайте законопроект «Об основном документе, удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации», в соответствии с которым с 1 января 2015 года последует внедрение электронных карт, что станет заменой обычным внутренним паспортам РФ. Данным проект закона предусматривает, что главным документом, который будет удостоверять личность гражданина РФ внутри страны, электронная идентификационная карта. Она будет являться визуальным и электронным носителем информации с указанными на нем персональными данными владельца, включая биометрические персональные данные. Такая карта будет представлена в виде материального носителя информации с личной информацией о человеке, включая биометрию, которые будут на ней в визуально (графическом) и электронном виде, они позволят идентифицировать личность ее владельца.

Такая карта будет ключом к общей базе данных, в которой будет храниться много различной информации о гражданах государства: информация о постоянной или временной регистрации, сделках с недвижимостью, о зарплате, истории болезней и т.д. Она будет оформлена на русском языке. Ее будут обязаны иметь все граждане РФ, которые достигли возраста 14-ти лет и проживают в стране.

Получение электронной карты возможно при условии:

• достижения 14-летнего возраста гражданином Российской Федерации;
• утраты (хищения) электронной карты;
• приобретения российского гражданства.

Заменить свою электронную карту можно по некоторым причинам:

• по истечению срока действия данной карты;
• при изменении гражданином его фамилии, имени отчества (при его наличии);
• при изменении информации о дате (числе, месяце, годе) и/ или месте рождения;
• при изменении пола;
• при значительном изменении внешнего вида гражданина;
• при ее непригодности для последующей эксплуатации по причине износа или повреждения.

Срок действия такой карты будет составлять 10 лет. После того, как законопроект вступит в силу, уполномоченные органы продолжат выдавать бумажные паспорта граждан РФ, которые будут действительны до 1 января 2025 г. Следовательно, переход с обычных паспортов на электронные карты, после вступления в силу данного закона составляет 10 лет. Повсеместное введение этой системы может быть осуществлено лишь в случае масштабного общественного обсуждения.

Замечание 1

На сегодняшний день по указанию Правительства РФ от 19 сентября 2013 года № 1699-р принята Концепция введения в РФ удостоверения личности гражданина страны, который оформлен в виде пластиковой карты с электронным носителем данных, что будет являться главным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ внутри государства. Этой концепцией, которую разработали ФМС вместе с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и учреждениями, формируются основные направления и принципы введения, задачи, цели введения в РФ документа, удостоверяющего личность гражданина РФ, оформленного в виде пластиковой карты с электронным носителем данных, что будет являться главным документом для удостоверения личности в пределах государства.

Всё ещё сложно?
Наши эксперты помогут разобраться

Все услуги

Решение задач

от 1 дня / от 150 р.

Курсовая работа

от 5 дней / от 1800 р.

Реферат

от 1 дня / от 700 р.

Положительные черты электронного документооборота

Процесс согласования документов и их проектов становится проще, и в то же время более упорядоченным. Любой участник электронного документооборота (ЭДО), может работать, вносить предложения и обмениваться вариантами разрабатываемых проектов. Как было сказано ранее, процесс электронного обмена данными сокращает время, затраченное на передачу этих документов только в бумажном виде.

Система электронного обмена данными дает возможность одновременной работы несколькими сотрудниками и включает в себя текущий электронный архив, что позволяет оперативно получить доступ к нужной информации. При такой форме организации хранения снижается риск утери информации и возрастает оперативность работы, в результате экономии времени в процессе поиска того или иного документа. Хранение текстов документов в электронном виде является еще одним положительным моментом, так как предоставляет возможность полнотекстового поиска, а также кардинально новых решений в процессе информационно-справочной работы.

Пример 1

Например, появляется возможность тематических подборок документов по их содержанию.

Также само собой отпадает необходимость создания фондов по работе с архивными документами, так как электронный архив может предоставить информацию в виде электронной копии в любой момент, для нужно всего лишь сделать запрос на поиск этой документации.

Замечание 1

С юридической точки зрения понятия электронный обмен данными и электронный документооборот отличаются друг от друга. Основой электронного документооборота являются такие юридические аспекты, как доказательственная сила и процессуальная допустимость, или одним словом легитимность электронных документов. На создание схемы электронного документооборота влияют одновременно несколько факторов, это и совершенствование, улучшение и создание новых информационных технологий, и законодательное сопровождение оборота. Последнее направлено на присвоение документу, созданному и(или) переданному электронным способом, юридического статуса документа.

Нужна помощь преподавателя?
Опиши задание — и наши эксперты тебе помогут!

Описать задание

Из чего состоит электронный документооборот

В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:

1. Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
2. Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
3. Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
4. Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.

Как это реализуется на практике:

1. Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
2. Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
3. Площадка фиксирует данные о документе.
4. После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.

При электронном документообороте:

Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ

И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании

А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.

Чтобы реализовать сотрудничество через электронный документооборот необходимо, чтобы обе стороны пользовались программным обеспечением, подключенным к какой-либо площадке документооборота. Или, как вариант, одна или обе стороны могут работать прямо в сервисе отправки-получения документов.

Что такое ЭДО?

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ обмена и работы с документами, созданными с помощью компьютерных средств. Документы могут быть формализованными — иметь расширение xml и строго соответствовать рекомендациям Федеральной налоговой службы, и неформализованными — .doc, .pdf, большинство форматов изображений и т.д. И те и другие могут быть подписаны электронной цифровой подписью для обеспечения юридической значимости, что особенно актуально при обмене документами с контрагентами или их отправке в контролирующие органы. ЭДО существенно облегчает работу, сокращает издержки, связанные с большим объемом корреспонденции, ускоряет подписание и исполнение договоров.

Системы электронного документооборота (СЭД) автоматизируют ЭДО, позволяя эффективнее управлять бизнес-процессами, связанными с использованием цифровых бумаг в компании. Внедрение СЭД повышает контроль исполнения задач, сокращает время на поиск, согласование и подписание документов.

Бумажный архив – возможные проблемы пользователей

Некоторые предприятия по-прежнему пользуются традиционными архивами, имеющими множество минусов, справиться с которыми можно, организовав электронный архив для хранения документов.   

Сложности, возникающие у компаний, пользующихся бумажными архивами:

Потеря документов

С утратой документов организации сталкиваются и в процессе переноса бумажного архива, и при продолжительном хранении документации, и даже до поступления бумаг.

Низкая скорость поиска нужных бумаг

Чаще всего для того, чтобы отыскать необходимые документы в бумажном архиве, требуется потратить множество времени и сил. В особенности, если нужна документация, поступившая в организацию десятки лет назад. Нередко случается, что у компании есть несколько бумажных архивов в разных регионах. В этом случае процедура поиска осложняется многократно.

Необходимость покупки или оплаты аренды площади под архив

Бумажный архив должен быть где-то расположен. Не у всех предприятий есть свободная площадь под его организацию. Приходится месяц за месяцем отдавать деньги за аренду помещения.

Опасность уничтожения бумаг в ходе пожара, другого чрезвычайного происшествия

Затопление, пожар и другие ЧП обернуться потерей ключевых документов компании. Восстановить некоторые бумаги уже не получится. Чаще всего резервные копии документации в бумажном виде не создаются.

Невозможность версионирования

Если в документ необходимо внести изменение, например, в документацию по отпускам сотрудников, создать историю корректировки бумаги не выйдет. Потребуется тратить время на оформление повторного документа.

Невозможность использования одного бумажного документа несколькими пользователями

Ели нескольким работникам одновременно предстоит воспользоваться одним и тем же документом, переводить бумагу в электронный формат нужно будет обязательно.

Мы перечислили только основные минусы классических архивов, с учетом которых их все чаще заменяют электронными аналогами.

ЭДО между предприятиями. Экосистемы документооборота

Системы EDI (Electronic Data Interchange) появились на Западе в 70-е годы XX века.

Они осуществляли электронный документооборот между организациями, позволяли предприятиям размещать и получать заказы на рынке, оформлять отгрузку выпущенной продукции заказчику и формировать соответствующие логистические и финансовые документы в электронном виде.

Бумажные документы при необходимости оформлялись в конце месяца или квартала, их формирование, доставка, акцептование, доставка обратно не тормозила коммерческий и производственный процесс. Тогда же сформировался и стандарт обмена данными EDI, доживший до внедрения XML.

Подключение к электронному документообороту системы EDI позволило намного ускорить коммерческую и производственную деятельность предприятий.