Как работает электронный документооборот с пфр? разбираем его плюсы и минусы

Составление соглашения с пфр об электронном документообороте

Итак, давайте теперь подробнее остановимся непосредственно на заполнении соглашения с пенсионным фондом Российской федерации об электронном документообороте

Сразу оговоримся, что неправильно написанное соглашение сотрудники пфр у вас просто не примут, поэтому особенно важно все сделать правильно сразу, ведь это сэкономит вам время и нервы. Для этого мы рекомендуем вам скачать образец соглашения с пфр об электронном документообороте, который располагается в самом конце нашей статьи

Отнеситесь к этому внимательно и скрупулезно. Если возникают какие-либо туманности и непонятные моменты в соглашении, то смело обращайтесь к сотрудникам пенсионного фонда Российской Федерации. У вас есть такая возможность, ведь оба экземпляра заявления вам нужно будет отнести в пфр.

В соглашении об электронном документообороте обязательно укажите реквизиты, наименование и контактную информацию, которая касается отделения пенсионного фонда Российской Федерации, в который вы обращаетесь. Следует прописать и все данные страхователя. Если у вас нет на руках этой информации, то вы можете её получить в местном отделе пфр. В том случае, когда страхователь – это сотрудник компании, на имя которой пишется соглашение, то здесь мы даем полную информационную выкладку об организации.

Если мы внимательно прочитаем бланк соглашения с пфр об электронном документообороте, то увидим там следующие условия: с подписанием этой бумаги вы можете рассчитывать на обмен информацией с пенсионным фондом Российской Федерации посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. Но есть одно условие: вам нужно иметь ЭЦП. Что такое эцп? Эцп сокращенно называют электронную цифровую подпись. То есть это та форма, которая в электронном документообороте заменяет «бумажную». Сразу предупредим, что электронную цифровую подпись для своей компании лучше сделать сразу после открытия, ибо она в дальнейшем может заметно облегчить жизнь своим сотрудникам.

Но, как и все хорошее в этом мире, это средство не является бесплатной опцией. В среднем за создание электронной цифровой подписи специалисты берут тысяч шесть или семь рублей. Естественно, стоимость может отличаться, в зависимости от региона проживания, а также в зависимости от финансовой ситуации в стране.

Многие спрашивают, а является ли электронный документооборот безопасным способом обмена информации? Вопрос понятен, ведь изнанку своих финансовых дел не хочет показывать ни одна компания, будь то крупный торговый концерн или будь то пивной ларек. По закону, вся информация, все данные, которые передаются в виде электронного документооборота между какой-либо компанией и пенсионным фондом Российской Федерации не подлежит передаче третьим лицам. То есть, говоря простыми словами, пфр не имеют права разглашать в каком-либо виде ваши передаваемые данные.

Плюсы и минусы электронной передачи данных

Электронная отчетность придумана не просто так – этот способ связи с государственными органами обеспечивает оперативность, надежность и достоверность.

Специалисты бухгалтерских отделов освобождены от обязанности каждый раз ездить в территориальный отдел фонда и сидеть в очередях, кроме того, сводится на нет возможность ошибок при ручном внесении данных из распечатанных отчетов в компьютеры инспекторов. Иными словами, происходит экономия времени, а человеческий фактор утрачивает свое значение.

Единственный небольшой минус заключается в том, что для того, чтобы перейти на электронную сдачу отчетности, организации придется для начала обзавестись собственной электронной цифровой подписью. И то – минусом это можно считать довольно условно, поскольку электронная подпись существенно расширяет возможности любого предприятия в плане делового документооборота, придавая любой бумаге статус юридического документа.

Причем это требование распространяется не только на юридические лица (предприятия и организации), но и на индивидуальных предпринимателей, адвокатов, нотариусов и пр. – то есть всех тех, кто имеет работников в найме.

Комплексное решение для подготовки и отправки отчетности в ПФР

Контур.Экстерн – это комплекс программ ПФР для сдачи отчетности, которым пользуются почти 2 миллиона организаций по всей России. На сегодняшний день сервис практически на 100% автоматизирует сбор данных, формирование и отправку отчетности в ПФР.

Почему работать с Экстерном удобно

Автоматическое обновление форм и справочников.

Пользователям Экстерна не нужно искать актуальные формы документов или загружать обновления. Система обновляется автоматически сразу после принятия поправок в законодательство, причем без участия пользователя. Вы всегда будете работать с актуальными формами отчетных документов, получите доступ к необходимым справочникам и классификаторам, в том числе КЛАДР.

Любые формы отчетности.

Контур.Экстерн содержит абсолютно все формы отчетности, требуемые для представления в ПФР: СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ИСХ, СЗВ-КОРР, ОДВ-1. Также вы можете подготовить и направить в Пенсионный фонд анкету застрахованного лица АДВ-1, заявление об отмене страхового свидетельства АДВ-2, заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства АДВ-3, копию трудовой книжки СЗВК. Через систему вы можете оформить выход сотрудника на пенсию, направлять своему инспектору абсолютно любые письма и запросы, то есть вести полноценный документооборот с Фондом.

Помощь при заполнении и автоматическая проверка отчетов.

Экстерн подскажет, каким образом необходимо заполнять те или иные строки в отчете, а также сам заполнит большую часть полей. После составления система автоматически проверит отчет на предмет ошибок и неточностей, в том числе соответствия ФИО и СНИЛС, даст подсказки по их исправлению. Риск того, что ПФР не примет отчетность с первого раза, сведен практически к нулю.

Интеграция с популярными программами ведения бухучета.

Контур.Экстерн обрабатывает и отправляет отчеты, подготовленные в других программах, в частности 1С. Вашему бухгалтеру не придется отказываться от привычных систем ведения бухучета и привыкать к новому ПО.

Экспертная клиентская поддержка.

Служба поддержки клиентов Контур.Экстерн работает круглосуточно и 7 дней в неделю. Вы можете получить консультации как по вопросам функционирования сервиса, так и по заполнению тех или иных форм отчетности.

Безопасность и конфиденциальность передачи данных.

Все документы, которые вы отправляете через интернет с помощью сервиса Контур.Экстерн, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью, передаются по защищенным каналам с помощью средств криптографической защиты информации.

Удобная работа с отправленными отчетами.

Удобный интерфейс Экстерна позволит вам быстро найти нужный отчет из всех отправленных в ПФР документов. Сортируйте отчетность по периоду, дате составления, коду УПФР, регистрационному номеру, организации.

Как подключиться и начать электронный документооборот с ПФР

Чтобы получить возможность подготовки и последующей сдачи отчетности в ПФР в электронном виде, страхователю необходимо написать заявление о подключении к электронному документообороту и подписать соглашение с территориальным органом Пенсионного фонда по месту регистрации. Сначала Фонд рассматривает заявление страхователя, потом выдает на подпись соглашение. Бланки заявления и соглашения доступны для скачивания на официальном сайте ПФР.

Имея соглашение об обмене электронными документами с ПФР, вы можете начать пользоваться сервисом Контур.Экстерн для сдачи отчетности через интернет.

Как заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР

Для этого бюджетная организация должна представить:

1. Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности. Бланк стандартной формы нужно составить в трех экземплярах.
2. Соглашение с ПФР об электронном документообороте 2021. Составляется в двух экземплярах на специальном бланке. Один экземпляр остается у организации-заявителя, а второй — у представителей Пенсионного фонда.
3. Доверенность. Документ нужен, если оформлением занимается не руководитель, а ответственное лицо. Например, бухгалтер или юрист. Составляется в произвольной форме, заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Заполнение заявления на подключение к отчетности

Заявление на подключение к электронной отчетности с ПФР необходимо заполнять только после выбора уполномоченного представителя или центра по оказанию услуг по обмену данными. Это условие является обязательным, так как в соглашении должны быть прописаны сведения об этой компании. Помимо того, нужно указать следующую информацию:

• название, ИНН и ОГРН предприятия, адрес его регистрации и фактического расположения;
• номер регистрации в Пенсионном фонде;
• реквизиты банковского счета;
• среднесписочная численность сотрудников;
• сведения об операторе связи и пр.

Иногда бланк заявления заполняется специалистами выбранного оператора ЭДО после подписания договора о предоставлении услуг электронного документооборота. Документ включает два раздела: для юридических лиц и для индивидуальных предпринимателей.

ЭДО в Пенсионном фонде

ПФР старается убедить своих клиентов в необходимости перехода на электронный документооборот. Уже порядка 80% всех сотрудничающих организаций предоставляют отчетность в электронном виде. В список отсылаемых документов входят:

• личная информация о застрахованных гражданах и личная информация за предыдущие отчетные периоды, если ее необходимо откорректировать;
• сведения на сотрудников, которые обратились за пенсией;
• отчеты по выплаченным взносам в виде обязательного страхования в ПФР;
• заявления граждан, желающих осуществлять дополнительные страховые взносы;
• реестры граждан, за которых вносились дополнительные выплаты.

Важно! Страхователь обязан лично выбрать Удостоверяющий центр и технологию отправки данных. Большинство технологий, которые использует ПФР, совместимы с аналогичными программами отправки отчетов в другие государственные учреждения (ФНС и т. д.)

д.).

При переходе на ЭДО предоставлять отчетность во все госструктуры станет проще в разы.

Кто обязан отправлять цифровые отчеты

В 2016 году страхователь сам решал, в какой форме высылать сведения. В начале 2017 года ПФР обязал работодателей, у которых трудится 25 и более сотрудников, отправлять отчеты исключительно в электронной форме.

В 2020 году требования Пенсионного фонда не изменились:

1. Индивидуальные предприниматели и организации со штатом сотрудников в 25 человек подают отчетность в электронной форме. В случае игнорирования данного требования и предоставления бумажной документации, последняя принята не будет. Страхователь получит штраф;
2. Если в организации трудится не более 24 работников, форма отчетов выбирается работодателем. Не смотря на то, что ПФР примет бумажные сведения, он рекомендует всем без исключения переходить на ЭДО.

Необходимо учитывать, что численность персонала рассчитывается по прошлому расчетному периоду. Если в июне в фирме работало 40 человек, а в июле 23, июльская отчетность все равно должна быть электронной.

Как отправлять отчеты после подписания документов

После оформления необходимых документов организации вправе подавать отчеты. Для этого используются специальные инструменты и системы удостоверяющих центров.

Так, отчетность подается за подписью сертификата ЭЦП. Как правило, электронную подпись проставляет руководитель организации. Однако соответствующее право может быть предоставлено и главному бухгалтеру, на которого должен быть оформлен сертификат ЭЦП. Кроме этого, если отчетность будет подписана не руководителем, а сотрудником, то к соглашению между ПФР и организацией в обязательном порядке должна быть приложена доверенность.

Удостоверяющих центров довольно много и организация вправе выбрать любой из них, который имеет соответствующую аккредитацию. Среди них особо следует выделить систему СБИС, предпочтение которой отдали десятки тысяч пользователей.

При помощи системы СБИС организации могут формировать и подавать документы электронной отчетности в любые государственные органы, в том числе и в Пенсионный фонд.

В данной системе реализованы следующие возможности:

• подача отчетов по установленным формам;
• оформление пенсии сотрудникам;
• отправка писем в ПФР;
• сверка данных с ПФР.

Важно! После заключения соглашения для начала работы со СБИС необходимо добавить сведения о документе в систему. К ним относятся дата заключения соглашения и его номер

При невыполнении данного условия система не сможет отправить документы в ПФР.

Как отправлять отчеты после подписания документов

После оформления необходимых документов организации вправе подавать отчеты. Для этого используются специальные инструменты и системы удостоверяющих центров.

Так, отчетность подается за подписью сертификата ЭЦП. Как правило, электронную подпись проставляет руководитель организации. Однако соответствующее право может быть предоставлено и главному бухгалтеру, на которого должен быть оформлен сертификат ЭЦП. Кроме этого, если отчетность будет подписана не руководителем, а сотрудником, то к соглашению между ПФР и организацией в обязательном порядке должна быть приложена доверенность.

Удостоверяющих центров довольно много и организация вправе выбрать любой из них, который имеет соответствующую аккредитацию. Среди них особо следует выделить систему СБИС, предпочтение которой отдали десятки тысяч пользователей.

При помощи системы СБИС организации могут формировать и подавать документы электронной отчетности в любые государственные органы, в том числе и в Пенсионный фонд.

В данной системе реализованы следующие возможности:

• подача отчетов по установленным формам;
• оформление пенсии сотрудникам;
• отправка писем в ПФР;
• сверка данных с ПФР.

Важно! После заключения соглашения для начала работы со СБИС необходимо добавить сведения о документе в систему. К ним относятся дата заключения соглашения и его номер

При невыполнении данного условия система не сможет отправить документы в ПФР.

Особенности для страхователей 55 региона

Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР, выполните следующие шаги:

1. Подпишите заявление, отсканируйте его и отправьте через сервис «Письма» в УПФР, в котором вы зарегистрированы. Чтобы отправить письмо, в регистрационных данных в поле «Номер соглашения» поставьте «б/н», в поле «Дата соглашения» — текущую дату.
2. По истечении рабочих суток обратитесь в УПФР и сообщите, что передали свою электронную подпись и скан-копию заявления по ТКС.
3. Сотрудник ПФР проверит получение электронной подписи и заявления, проставит признак наличия заявления.
4. Вы можете начать отчитываться в ПФР. Не забудьте изменить регистрационные данные на данные из заявления, которые присвоили в ПФР.
5. Если сотрудник ПФР сообщит, что не получил электронную подпись и письмо, обратитесь в техподдержку СКБ Контур.

Важно:

1. Соглашение с ПФР в Омской области не заключается, документооборот ведется на основании заявления.
2. Страхователю желательно отвезти оригинал заявления в ПФР.

СРОК ДЕЙСТВИЯ СОГЛАШЕНИЯ

      8.1. Настоящее Соглашение заключается сроком на один год и вступает в силу с даты его подписания Сторонами. Соглашение автоматически продлевается на один год, если за 1 месяц до окончания срока его действия от Сторон не поступит письменного уведомления о его прекращении.       8.2. Изменения и дополнения в настоящее Соглашение могут вноситься только в письменном виде по взаимному согласию Сторон.       8.3. В случае нарушения одной из Сторон обязательств, предусмотренных данным Соглашением, другая Сторона вправе в одностороннем порядке расторгнуть настоящее Соглашение, уведомив об этом в письменном виде другую Сторону в 30-дневный срок.       Настоящее Соглашение составлено в двух экземплярах, каждая из которых имеет одинаковую юридиче-скую силу, по одному для каждой Стороны.

В остальных регионах понадобится соглашение и заявление на бумаге + заявление в электронном виде (ЗПЭД)

В большинстве регионов ПФР работает в двух приёмных комплексах. В старом обрабатывает СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, а в новом принимает СЗВ-ТД. Отсюда такая сложность с документами.

Как оформить соглашение с ПФР

1. Позвоните в своё отделение ПФР и спросите, какие документы нужны, чтобы отчитываться через интернет. Есть формы, которые утверждены законодательством, но ПФР может попросить документы по собственному шаблону. Тогда скачайте их на сайте регионального ПФР или возьмите в самом отделении. 
2. Если ПФР принимает документы по общим шаблонам, скачайте и заполните:
   — Соглашение об обмене электронными документами — в двух экземплярах.
   — Заявление о подключении к электронному документообороту — в одном экземпляре.
3. Отнесите документы в ваше отделение ПФР. Иногда сотрудник фонда просит заехать за подписанным экземпляром позже. 
4. Укажите дату и номер соглашения в Эльбе: Реквизиты → Сотрудники → Я зарегистрирован как работодатель → Реквизиты в ПФР → Изменить.

Как заполнить заявление

Если вы ИП, то заполните блок «Сведения об Участнике (физическом лице)». Если вы директор организации — «Сведения об Участнике (юридическом лице)».

Блок «Сведения об Уполномоченном представителе» заполняют сотрудники или организации, которые собираются отчитываться за страхователя по доверенности со своей электронной подписью.

Сведения об операторе и СКЗИ:

— Наименование Организации — оператор, который указан в договоре: АО «ПФ «СКБ Контур» или ФГУП ЦентрИнформ.

— Средство СКЗИ — КриптоПро CSP.

Как отправить ЗПЭД

В Эльбе выполните задачу «Отправить заявление в ПФР, чтобы сдавать СЗВ-ТД электронно». По регламенту протокол должен прийти в течение двух дней, но, как правило, его отправляют почти сразу. После положительного ответа, вы сможете сдавать СЗВ-ТД. Это важный отчёт, потому что при приёме и увольнении сотрудника его подают не позже чем на следующий рабочий день.

Если вы в Новгородской области

1. Скачайте и заполните соглашение:
   — Соглашение для ИП
   — Соглашение для ООО
2. Переименуйте файл в «Соглашение. Регистрационный номер организации в ПФР», например: «Соглашение. 000-000-000000». Формат файла — ворд, расширение «.doc».
3. В Эльбе в разделе «Реквизиты» → «Сотрудники» → «Реквизиты в ПФР» укажите фиктивные сведения о соглашении с ПФР. Например, «регистрационный номер: 000-000-000000, номер соглашения: 0000, дата соглашения: 01.01.2017».
4. Отправьте файл соглашения в ПФР. Для этого загрузите его к письму, которое создали через раздел «Отчётность» → «Письма в ФНС и ПФР».
5. ПФР получит соглашение и отправит вам тот же файл, в приложении к которому укажет номер и дату соглашения. Не забудьте указать их в разделе «Реквизиты» в Эльбе. 

Если вы в Челябинской области

Воспользуйтесь шаблоном соглашения. 

Кроме заявления и соглашения заполните карточку страхователя. После этого позвоните в ваш ПФР и уточните, что делать дальше. Возможно, фонд попросит поставить на карточке подпись удостоверяющего центра. Тогда обратитесь в сервисный центр, где получали электронную подпись.

Если вы в Республике Башкортостан

Соглашение и заявление заключать не нужно. Номер и дату соглашения в разделе «Реквизиты» → «Сотрудники» → «Реквизиты в ПФР» можно поставить любую — это ни на что не влияет.

ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА, РЕКВИЗИТЫ СТОРОН И ПОДПИСИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ

ОРГАН ПФР:

Государственное учреждение — Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации по Ставропольскому краю 355035, г. Ставрополь, ул. Советская, 11, тел. (8652) 95-56-96, факс (8652) 95-56-97, ИНН 2600000038, р/с 40401810300000030002 ГРКЦ ГУ Банка России по Ставропольскому краю г.Ставрополь (ИНН 7702235133, КПП 263401001, БИК 040702001)

Управление Федеральной службы судебных приставов по Ставропольскому краю 355017, г. Ставрополь, ул. Маршала Жукова,46, тел. (8652)24-06-88, ИНН 2634063910, р/с 40105810600000010002 ГРКЦ ГУ ЦБ РФ г. Ставрополь ( ОКПО 75050754, КПП 263401001, БИК 040702001)

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

      4.1. Орган ПФР принимает на себя следующие права и обязанности:       — выполнять в соответствии со ст.9 приказа ФАПСИ от 13.06.01 № 152 функции координирующего органа криптографической защиты по организации в рамках настоящего Соглашения взаимодействия Сторон — обладателей конфиденциальной информации, безопасность обработки и передачи которой обеспечивается с использованием СКЗИ;       — обеспечить функционирование всего необходимого оборудования со стороны Органа ПФР и своих территориальных органов;       — немедленно приостанавливать обмен электронными документами с Абонентом системы при получении от него сообщения о компрометации его ключей шифрования и электронной цифровой подписи;       — при изменении требований к передаваемым электронным документам Орган ПФР обязуется известить Абонента системы об этих изменениях в установленные законами Российской Федерации сроки;       — немедленно информировать Абонента системы о компрометации ключей шифрования и электронной цифровой подписи Органа ПФР;       — привлекать разработчика СКЗИ при возникновении конфликтных ситуаций, связанных с работой программного обеспечения СКЗИ.       4.2. Абонент системы принимает на себя следующие права и обязанности:       — выполнять указания координирующего органа криптографической защиты — органа ПФР по обеспечению информационного взаимодействия с использованием СКЗИ;       — обеспечить доступ уполномоченных лиц Органа ПФР к ПЭВМ, на которых будет производиться установка и дальнейшее сопровождение СКЗИ;       — соблюдать правила работы в СЭД ПФР и требования эксплуатационной документации на СКЗИ;       — содержать в исправном состоянии компьютеры, которые подключены к СЭД ПФР, принимать организационные меры для предотвращения несанкционированного доступа к данным компьютерам и установленному на них программному обеспечению и СКЗИ, а также в помещения, в которых они установлены;       — не допускать появления в компьютерной среде, где функционирует СЭД ПФР, компьютерных вирусов и программ, направленных на ее разрушение;       — без согласования с Органом ПФР не вносить никаких изменений в технические и программные средства СЭД ПФР, установленные у Абонента системы;       — прекращать использование скомпрометированного ключа шифрования и ЭЦП и немедленно информировать Орган ПФР о факте компрометации ключа. Факт признания ключей шифрования или ЭЦП скомпрометиро-ванными должен быть оформлен протоколом в течение 1 рабочего дня с момента установления факта компрометации;       — немедленно сообщать в Орган ПФР обо всех случаях, свидетельствующих о попытках несанкционированного доступа к компьютерам с установленными СКЗИ, а также о любой, даже кратковременной, потере контроля над закрытым ключом;       — в связи с тем, что эксплуатируемые по настоящему Соглашению программы и технологии, а также данные, образующиеся в результате работы программного обеспечения, содержат конфиденциальную информацию, Абонент системы обязуется всеми доступными ему способами предотвращать ее разглашение, связанное с работой в СЭД ПФР;       — не уничтожать и (или) не модифицировать архивы открытых ключей ЭЦП, электронных документов (в том числе электронные квитанции и журналы), состоящие из электронных документов в том виде, в котором они передавались или принимались от Органа ПФР.       Срок поддержания архивов определяется законодательством Российской Федерации, а в случае возникновения споров — до их разрешения. Стороны несут ответственность за целостность и достоверность своих электронных архивов.       4.3. Стороны обязуются при осуществлении передачи электронных документов по СЭД ПФР руководствоваться правилами и техническими требованиями, установленными действующим законодательством Российской Федерации и другими нормативными актами.       4.4. Сторона, для которой создалась невозможность исполнения обязательств по настоящему Соглашению, должна о наступлении и прекращении обстоятельств, препятствующих исполнению обязательств, немедленно извещать другую Сторону, обмен электронными документами на время действия этих обстоятельств приостанавливается.       4.5. При возникновении споров, связанных с принятием или непринятием и (или) с исполнением или не-исполнением электронного документа, Стороны обязаны соблюдать порядок согласования разногласий, предусмотренный настоящим Соглашением.

Порядок подключения к ЭДО с ПФР

Для регистрации в информационной системе электронного документооборота с ПФР нужно заполнить заявление на подключение страхователя к электронному документообороту по форме ЗПЭД. Следуйте инструкции:

1.  Войдите в сервис, с помощью которого сдаете электронную отчетность, например, Контур.Экстерн.
2. Найдите в меню раздел, относящийся к регистрации в ПФР.
3. Заполните заявление (ЗПЭД).
4. Руководитель организации-страхователя должен подписать заявление квалифицированной электронной подписью.
5. Отправьте информацию в ПФР.

В сервисе для сдачи отчетности вы сможете отследить статус, когда ПФР примет заявление.

Заново заполнять ЗПЭД нужно, если у организации сменится регистрационный номер страхователя. Также новое заявление понадобится в случае, когда организация переходит к другому оператору услуг.

ТЕХНИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ

      2.1. Абонент системы за свой счет приобретает, устанавливает и обеспечивает работоспособность аппаратных, аппаратно-программных средств защиты информации от несанкционированного доступа (НСД) и СКЗИ, необходимых для подключения к СЭД ПФР.       2.2. Абонент системы оплачивает средства связи и каналы связи, необходимые для работы в СЭД ПФР.       2.3. Изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП для Абонента системы осуществляет Отдел по защите информации Органа ПФР на машинных носителях информации (МНИ) Абонента системы с соответствии с «Протоколом о взаимном доверии сторон при изготовлении и сертификации ключей» (Приложение 3).

Процедура заключения договора об электронном документообороте с ПФР

Чтобы подписать соглашение об обмене документами в электронном формате с ПФР, организация должна подготовить следующий пакет бумаг:

• Заявка в ПФР на подключение к отчетности в электронном виде. Данный документ должен быть составлен в трех экземплярах.
• Соглашение об ЭДО на бланке 2018 года. Бланк можно скачать на официальной веб-странице Пенсионного фонда. Соглашение должно быть составлено в двух экземплярах. Один следует хранить предприятию-заявителю, а второй остается в Пенсионном фонде.
• Доверенность в случае, если документы оформляются не руководителем, а другим специалистом (главбух, юрист). Эта бумага составляется в свободной форме и должна быть заверена подписью руководства и печатью компании.

Указанные документы передаются в подразделение ПФР, расположенное по месту нахождения организации. Специалист, отвечающий за организацию обмена электронными документами, должен принять весь пакет документации и зарегистрировать его. Представитель организации сразу получает информацию о дате и номере соглашения, которые впоследствии могут использоваться при передаче отчетности. Оригинал соглашения выдается позднее — после его подписания второй стороной (ПФР).

Помимо вышеуказанных документов для того, чтобы организовать обмен электронными документами с ПФР, необходимо:

• установить ПО, соответствующее оптимальной организации электронного документооборота;
• заключить договор с удостоверяющим центром на формирование и поддержку сертификатов ключей электронной подписи;
• назначить ответственного исполнителя за подписание соглашения об обмене электронными документами с ПФР и за дальнейшее обеспечение правильного документооборота.

На сегодняшний день сдавать отчетность в электронном формате обязаны работодатели, среднесписочная численность работников которых составляет более 25 человек. Но фондом приветствуется инициатива на подключение электронного документооборота с ПФР и со стороны прочих компаний и ИП вне зависимости от численности сотрудников.

Соглашение о подключении к электронному документообороту с ПФР

Неправильно заполненный бланк работники Пенсионного фонда вернут на исправление, поэтому будьте внимательны. Если вы получили бланк в Пенсионном фонде, то обычно реквизиты нужного отделения ведомства уже заполнены. Если вы скачали Соглашение о подключении к электронному документообороту без реквизитов Пенсионного фонда, то тогда вам необходимо прописать наименование и контактную информацию того отделения фонда, куда вы обратились. Необходимо также заполнить все данные страхователя. После этого надо подписать документ и поставить печать. Образец шапки этого документа представлен ниже.

Обратите внимание: в Соглашении о подключении к электронному обмену документами ПФР указано, что вы можете рассчитывать на обмен информацией с Пенсионным фондом посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. После получения всех документов ведомство может рассматривать их от двух недель до месяца

Внимание! При переходе к другому специальному оператору договор необходимо перезаключить. Бывает, что не все УПФР требуют перезаключения соглашения, однако по регламенту это необходимо сделать

После того как заявитель получит обратно подписанные экземпляры заявления и соглашения, можно начинать настройку программы, с помощью которой шифруются и передаются данные в отделение пенсионного страхования. По завершении процедуры можно начинать обмен.

Образец заполнения Заявления в ПФР об подключении электронной отчетности

Заявление стандартной формы

Соглашение с ПФР