Электронный документооборот между хозяйствующими субъектами

Автоматизация документооборота внутри предприятия

К моменту принятия решения об автоматизации на предприятии существует система бумажного документооборота. Сотрудники создают документы в различных программах, рассылают их друг другу по электронной почте. Она обладает определенным уровнем зрелости и отражена в нормативной документации: регламентах, инструкциях, положениях.

Команда, которой предстоит заниматься автоматизацией, должна обязательно изучить комплекс этих документов, понять, насколько они отражают реально сложившиеся в организации бизнес-процессы. В системе электронного документооборота каждый информационный поток должен отражать реальный поток:

• материальный;
• финансовый;
• трудовой.

И обслуживать конкретный бизнес-процесс.

Созданная на базе такого анализа бизнес-модель должна быть не только реализована в информационной системе, но и получить свое отражение в актуализированной нормативной документации.

Сотрудники организации создают большую часть документов в электронном виде в различных программах, рассылают их друг другу по электронной почте. Форма документов регламентирована, однако правила таких рассылок, сроки и содержание реакции мало формализованы. Это уже можно назвать системой ЭДО на зачаточном уровне развития. Теперь можно говорить об автоматизации электронного документооборота — построении системы создания, заполнения, обработки, маршрутизации ЭД. Важным дополнением к системе будет подсистема контроля исполнения и отчетности.

Если зрелость процессов на предприятии достаточная, есть все шансы, что переход на электронный документооборот пройдет успешно. Главный фактор успеха при внедрении — это сотрудники предприятия. Они же составляют и главный риск.

В ходе организации систем электронного документооборота команде внедрения приходится корректировать не только бланки документов и стандартные маршруты согласований, но зачастую — и базовую логику функционирования системы. Иначе невозможно удовлетворить требования заказчика, убежденного в том, что исторически сложившиеся в их организации бизнес-процессы не подлежат улучшению и трогать их ни в коем случае нельзя.

Такой компромисс ведет к удорожанию как самого внедрения, так и поддержки системы — каждая установка обновлений от вендора превращается во внедрение в миниатюре. Качество системы при этом снижается.

Как показали исследования Gartner Group, действительно уникальных бизнес- процессов, таких, которые дают предприятию конкурентные преимущества, даже на предприятиях-лидерах отраслей бывает не более 1-5 %. Остальные процессы без ущерба для организации могут (и должны) быть заменены на стандартные, из базовой конфигурации системы.

Собственно, базовая конфигурация и представляет собой обобщенный опыт наиболее успешных предприятий отрасли. Переход на стандартные бизнес-процессы ведет к снижению операционных издержек и росту общей эффективности бизнеса. Управление электронным документооборотом станет легким и удобным. Это полностью окупит одноразовые усилия по организационным изменениям, корректировке нормативной документации и обучению сотрудников. В ходе обучения необходимо терпеливо и последовательно разъяснять пользователям, что такое ЭДО, как он изменит их жизнь и жизнь всего предприятия к лучшему.

Электронный документооборот. СберБизнес

Сайт: https://www.sberbank.ruТелефон: 8 800 555 5 777Стоимость: основной тариф — бесплатно, дополнительный — 295 р./мес.

Электронный документооборот от Сбербанка позволяет не тратить время на обмен бумажными документами. Доступен из любой точки мира и не привязан к конкретному компьютеру.

Можно работать с формализованными документами (в том числе с УПД) и с документами в произвольной форме (договор, счёт, письмо и др.). Сервис позволяет сдавать отчётность в контролирующие органы.

Также вы сможете работать с любой маркированной продукцией: обувь, лекарства, парфюмерия, шины и др. Предусмотрена автоматическая передача кодов маркировки в «Честный ЗНАК».

Основной (бесплатный) тариф включает:

• Получение документов от контрагентов
• Обмен документами с ПАО Сбербанк
• Получение документов с кодами маркировки

Документооборот доступен с контрагентами, подключёнными к СберБизнес или к оператору электронного документооборота ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»

Документооборот: от глиняных табличек к Индустрии 4.0

Первые системы документооборота появились с изобретением письменности, а точнее — знакового письма. Глава семейства отмечал резами на деревянной бирке число собранных мешков зерна и родившихся ягнят. Это можно считать началом внутреннего документооборота масштаба предприятия.

Ассирийские жрецы и чиновники древних китайских царств, получив письменность от изобретателей, немедленно приспособили ее к делу государственного управления — сбору налогов, кодификации законов, посылке приказов наместникам и дипломатии. Такой документооборот был более или менее формализован.

Это уже был внутригосударственный и даже межгосударственный документооборот.

С развитием цивилизации правила обмена информацией, записанной на носителе, усложнялись. Первая революция в документообороте произошла с изобретением доступной бумаги

Писцы, записывающие самое важное на свитках пергамента, умножились числом и образовали массы чиновников низшего ранга — не принимающих решения, а переписывающих чужие документы, снимающих копии, выдающих справки, пишущих запросы, учитывающих плодящиеся документы в журналы и доставляющих важные бумаги в другой департамент

Бюрократия как технология управления получила в свои руки инструмент огромной силы. Временами она подминала под себя и государство, и экономику, и общество.

Вторая революция произошла с изобретением пишущих машинок. Технология управления не изменилась, возросла производительность труда бюрократов и их власть.

Третья — с приходом компьютеров и электронной почты. На первом этапе, заканчивающемся в наши дни, изменились технологии производства и доставки документов. Технологии управления остались практически без изменений. Бюрократия переварила и эту революцию. Именно на этом этапе и появилось понятие ЭДО. Электронный документооборот вначале скрупулезно воспроизводил все управленческие процессы, процедуры и маршруты традиционного оборота документов.

Четвертая — грядет и стучится в дверь. Суть ее в том, что программы и устройства начинают обмениваться данными и принимать решения без участия человека. Холодильник заказывает доставку продуктов, система класса RTE (предприятие реального времени) получает заказы, закупает сырье, перенастраивает производственную линию и отгружает продукцию клиенту. На этом этапе человечество получает шанс избавиться от армий клерков, не принимающих решения и не производящих добавленной стоимости. Передовые предприятия и государства уже делают это.

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:

• Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
• Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
• Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
• Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
• Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота

При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет

А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.

Основные функции и сервис оператора ЭДО

Электронный документооборот — это обмен электронными документами по каналам телекоммуникационной связи. Он ведется как внутри организации, так и с контрагентами. ЭДО востребован, поскольку:

• экономит время и финансовые расходы на печать, бумагу, доставку;
• ускоряет согласование, подписание, отправку, получение документов;
• помогает быстро находить нужный файл, создавать архивы в электронном виде, хранить документы так долго, как этого требует закон;
• позволяет уменьшить количество ошибок;
• гарантирует конфиденциальность и безопасность передачи данных;
• дает возможность не прерывать обмен документами даже в условиях дистанционной работы.

Для подписания документов в ЭДО используется электронная подпись (ЭП), которая подтверждает личность подписанта. Применяется три вида подписей: простая, неквалифицированная, квалифицированная. Согласно строгим требованиям законов, без оговорок и дополнительных соглашений аналогична собственноручной подписи только последняя — КЭП. Для гарантии юридической силы и для передачи электронных счетов-фактур обязательно участие оператора электронного документооборота.

Оператор ЭДО, по определению налоговой, — это организация, обеспечивающая электронный документооборот. Провайдер гарантирует безопасный законный обмен документами с контрагентами.

Такая компания должна соответствовать ряду требований — иметь необходимые лицензии ФСБ России и Роскомнадзора, сертифицированные программные средства для обеспечения законного ЭДО и обладать достаточными технологическими, кадровыми, правовыми возможностями. Не все организации подходят под эти условия — список одобренных вы найдете на .

Оператор СКБ Контур (система ЭДО Диадок) одобрен ФНС и предлагает все возможности ЭДО

Оставить заявку

Оператор как поставщик ЭДО позволяет беспрепятственно отправлять и получать электронные счета-фактуры, товарные накладные, акты и другие документы. Также он:

• обеспечивает полную конфиденциальность информации;
• уведомляет ФНС о новом участнике обмена счетами-фактурами в электронном виде, проверяет каждого абонента, гарантируя достоверность данных;
• проверяет, действительна ли электронная подпись в момент подписания;
• хранит документы в течение установленного законом срока, обеспечивает их юридическую значимость на этот период;
• сохраняет историю действий, изменений файлов;
• может выступить автономной стороной в спорной ситуации;
• отслеживает изменения в нормативно-правовых актах, форматах, регламентах и при необходимости обновляет систему;
• предоставляет клиентам профессиональную техподдержку в процессе работы.

Через оператора ЭДО контрагенты взаимодействуют без дополнительных соглашений, подтверждающих легитимность обмена документами. Главное — чтобы компании обладали совместимыми техническими средствами для просмотра документов и ЭП. Для этого документооборот ведется в системах электронного документооборота.

Миф 2. Электронные документы легко украсть. Велика вероятность утечки конфиденциальной информации по вине оператора ЭДО

Руководители компаний откладывает внедрение ЭДО, опасаясь за безопасность:

• считают, что злоумышленникам легче похитить электронные документы;
• не доверяют операторам электронного документооборота.

На самом деле информация между контрагентами передается по защищенным протоколам, а доступ в систему производится в одном из двух режимов – путем ввода логина и пароля или по сертификату квалифицированной электронно-цифровой подписи. Пароли хранятся в зашифрованном виде в защищенном облачном хранилище, а ключи сертификатов доступа выпускаются в единственном экземпляре и хранятся у конкретных пользователей. Соответственно, если в компании соблюдаются принципы информационной безопасности, то утечка информации из электронных документов исключена.

Деятельность всех операторов ЭДО четко регламентирована и подлежит обязательному лицензированию. Налоговая служба ведет реестр действующих операторов, ознакомиться с которым можно на сайте ФНС. Каждый оператор несет ответственность за сохранность информации согласно законодательству РФ и договорами, заключенными с юрлицами-потребителями его услуг.

Выбор оператора документооборота

На самом деле, документы можно отправлять и по электронной почте. Но в таком варианте информация может легко попасть к злоумышленникам. Поэтому, стоит сразу начать пересылать данные через специализированную организацию, называемой оператором ЭДО.

Тем более, электронные налоговые декларации нельзя пересылать по почте, поэтому начать работу с данными компаниями придется в любом случае.

На рынке есть большое количество тех, кто может предложить такие услуги. Рассмотрим критерии, по которым стоит выбирать оператора ЭДО:

• Тарифные планы
• Наличие бесплатного демо-использования
• Квалифицированные сотрудники
• Наличие интеграции с бухгалтерским программным обеспечением
• Наличие мобильных приложений, если нужно
• Роуминговая система по отношению к клиентам других операторов ЭДО

Нужно знать, что одним из наиболее важных критериев будет являться оказание услуг контрагентам, с которыми сотрудничает компания. Это объясняется тем, что не у всех есть роуминговый обмен с другими операторами.

Электронная подпись  

Для подтверждения подлинности ЭДО-документа используется электронная подпись. Главной целью добавления подписи является заверение документа (чтобы какой-либо человек смог убедиться, что в документ не вносились какие-либо самовольные исправления после его составления).

С технической точки зрения электронная подпись представляет собой программу, которая вносит в документ различные сведения — имя подписанта, дата подписи, сведения о внесении исправлений и так далее.

Виды подписей 

• Неквалифицированная подпись. Образуется в результате криптографического преобразования основного документа, функционирует по модели доступа на основе двух ключей. Выдается неаккредитованным центром. Основные возможности — подтверждения авторства, проверка изменений, осуществление некоторых внешних операций с контрагентами и государственными структурами, внутренний обмен.
• Квалифицированная подпись. Также образуется в результате криптографического шифрования, функционирует по модели доступа на основе двух ключей. Выдается аккредитованным центром, у которого есть соответствующая государственная лицензия ФСБ. Информация о владельцах ключей вносится в специальный реестр. Квалифицированная подпись является полным аналогом стандартной «бумажной» подписи, поэтому с ее помощью можно осуществлять все юридически значимые действия — обмен информации с контрагентом, заключение сделок, передача информации в государственные органы и так далее.

Сыграем в игру «А зачем мне это нужно?»

Правила простые: мы задаём вам 5 простых вопросов. Если на 3 и более из них вы ответите «Да», то вам необходим ЭДО. 

Случалось ли с вами такое, что во время важного разговора с ключевым партнёром вы судорожно искали необходимый документ на столе, но не могли его найти? 
Вы не можете точно сказать, какие именно письменные поручения выполнены, а у каких срок уже истёк?
Вы хотите, чтобы скорость согласования документов в вашей компании увеличилась, а уровень бюрократии — уменьшился?
Вы устали от постоянных бумажных завалов на вашем столе?
Вы не можете точно сказать, где тот или иной документ?     

Мы практически уверены, что на большую часть вопросов вы ответили положительно. Поэтому не будем тратить время на объяснение, зачем нужен электронный документооборот, а сразу перейдём к преимуществам ЭДО. 

Как переводить в ЭДО конкретные процессы

Продолжим пример с отпуском. В системе КЭДО можно выстроить процесс так, как нужно вам. По опыту наших клиентов, даже подача заявления на отпуск может происходить по-разному. В одном случае заявление на отпуск сотрудник отправляет руководителю на согласование, потом оно попадает в кадровую службу. В другом случае, наоборот, сначала заявление проверяет кадровик и только после этого подпись ставит руководитель. Возможен третий вариант, когда уведомление о времени начала отпуска формируется автоматически на основании графика отпусков и отправляется сотруднику. Он может поменять даты в сервисе или пойти в отпуск по графику.

Если у вас бизнес-процесс происходит по другому сценарию, его тоже можно реализовать. При внедрении КЭДО команда Диадока учитывает индивидуальные особенности кадрового документооборота в вашей компании.   

Астрал Онлайн

Сайт: https://astral.ruТелефон: +7 (495) 191-08-44Стоимость: демо доступ — бесплатно, тарифы — от 1200 р.

Оnline-сервис для организации документооборота с контрагентами. Доступ с любого устройства. Можно сразу приступить к работе, не теряя времени на изучение инструкций.

С помощью механизма обмена приглашениями устанавливайте связь с контрагентами, работающими с другими операторами ЭДО.

Можно работать как с формализованными документами (УПД всех функций, документ о передаче результатов работ, документ о передаче товара), так и с документами в произвольной форме.

Каждый файл проходит форматно-логический контроль, что своевременно укажет на ошибки. Если у вас права администратора, распределяйте роли и права доступа. Все документы хранятся в электронном виде на сервере оператора ЭДО.

Если вы привыкли работать в программах 1С, то вам подойдёт сервис «1С-ЭДО». Модуль 1С-ЭДО встроен в типовые решения 1С:Предприятие 8.

Преимущества и недостатки ЭДО

Основные преимущества

Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным:

• Упорядочивание делопроизводства — система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;
• Отслеживание положения каждого документа — в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;
• Ускорение обработки документов — если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;
• Удобная работа с версиями — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;
• Круглосуточный удаленный доступ — при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
• Планирование работы — благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;
• Поиск документов — можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
• Экономия бумаги — нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.

Основные недостатки

Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки, которые могут остановить фирму от внедрения.

К ним относятся:

• Нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;
• После покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и отладка;
• Необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней задействованы;
• Обеспечение безопасности системы — разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;
• В штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;
• В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами;
• Если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы.

Обмен в роуминге

Напоследок расскажу о самом интересном. Как и в мобильной связи, в электронном документообороте есть сложности с взаимодействием абонентов в роуминге. Только речь не про услуги вне зоны обслуживания. В случае с документооборотом роуминг предполагает возможность обмена документами между клиентами разных операторов.

Повторюсь, сервисов в России больше 30. И далеко не у всех настроено роуминговое соединение друг с другом. Посмотреть, с кем у оператора ЭДО уже оно есть, можно здесь.

С одной стороны, почти все операторы подключены к роуминговым центрам – платформам, обеспечивающим защищенный обмен счетами-фактурами между клиентами разных сервисов. С другой – готовность самих операторов к настройке роуминга у всех разная. Судя по опыту наших партнеров, процесс затягивается в случае с Контур.Диадок и Taxcom/1С: ЭДО, быстрее – СБИС и Synerdocs. По остальным операторам отзывов нет.

«Контур.Диадок»

Ещё один популярный в России сервис электронного документооборота. Позволяет:

• формировать и отправлять бухгалтерскую документацию (накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ);
• автоматически контролировать и проверять документы перед отправкой;
• распределять входящую документальную корреспонденцию по подразделениям и конкретным сотрудникам;
• хранить документы в единой базе данных;
• отправлять отчёты в государственные органы;
• сверять взаиморасчёты с контрагентами;
• вести международный ЭДО;
• интегрировать документооборот с системой «1С».

Так же, как и у «СБИС», имеется бесплатная версия, позволяющая получать входящие документы. А вот для их подписания придётся приобрести ЭЦП, стоимостью от 1 до 3 тысяч рублей.

Все тарифы привязаны к количеству исходящих документов. Для малого бизнеса предусмотрен пакет «Минимальный», рассчитанный на 100 исходящих документов. Стоимость 900 рублей в год. Каждый «пакет» свыше установленного лимита обойдется в 9 рублей.

Наибольший интерес для пользователей продукта «Контур.Диадок» представляет интеграция с «1С». Если у вас типовая конфигурация и версия 7.7, 8.1, 8.2, 8.3, то права на использование модуля будет стоить 11800 рублей/год. Отдельно может понадобиться услуга по установке, настройке и обучению сотрудников работе с модульным программным решением для «1С», что обойдётся в 2300 рублей.

Интеграция «Контур.Диадок» и «1C» позволяет:

• отправлять и принимать документы в электронном виде непосредственно в системе учета;
• вести автоматизированную сверку взаиморасчётов с контрагентами.

Таким образом, после установки и настройки модуля практически всю работу по ЭДО можно будет производить в «1С».

Для владельцев нестандартной версии учётной системы (не только продукта «1С», но и «Oracle», «SAP», «Docsvision», «DIRECTUM», «MS Sharepoint») интеграция будет стоить значительно дороже, а конечная стоимость рассчитывается индивидуально для конкретного случая. Аналогичное можно сказать и про взаимодействие с информационными системами ERP-уровня, позволяющие полностью автоматизировать управление всеми ресурсами на предприятии.

У ЭДО «Контур.Диадок» имеется мобильное приложение для смартфонов на «iOS» и «Android», позволяющее просматривать и подписывать документы.

Выводы

Безусловно для внедрения ЭДО в компанию потребуется время. Без затрат также не обойтись. Но выгоды от этого настолько очевидны, что сомнений не вызывают. Уже через пару месяцев вы сможете ощутить экономию на расходах бумаги и других расходных материалов для печати документов. При этом юридически электронные документы имеют такую же силу, как и бумажные.

Кроме этого ускорится процесс работы с оплатами контрагентов. Это избавит вас от кассовых разрывов в вашей деятельности.

Также грамотная работа с внутренним и внешним документооборотом даст вам следующие выгоды:

• Стоимость процессов по согласованию и подписанию документов снизится и потребует меньше времени от сотрудников.
• Издержки на хранение, уничтожение или печать документов заметно сократятся.
• Издержки на доставку документов клиентам сократятся.
• Увеличится скорость оплаты от контрагентов.

Если посчитать все эти выгоды в цифрах, то получится вот такая сравнительная таблица:

Переход на ЭДО как правило происходит постепенно. Часто компании при переходи пользуются смешанным документооборотом. Часть документов остается в бумажном виде, а другая в электронном.

Таким образом, сравнивая электронный и бумажный документооборот в компании мы можем сделать один вывод – важны оба. Полностью отказываться от бумаг не стоит, но и отказываться от возможности использовать электронный формат не нужно.

Важно правильно настроить алгоритм работы, который будет основан на эффективной работе электронного документооборота в купе с бережным хранением бумажных архивов.

Ну и напоследок, главный совет. Внедрение ЭДО лучше всего доверить профессионалам! Специалисты компании «Первый Бит» внедрят ЭДО в вашу компанию и ответят на любые вопросы по работе с электронным документооборотом. Звоните!

Как рассчитать срок дебиторской задолженности
Как провести конвертацию валюты в 1С?