Учет топливных карт в бухгалтерском учете

Экономия средств на содержание автопарка с картами Masters

Компания декларирует выгоду до 30% при переходе на топливные карты. Достигнуть сокращения расходов на автопарк возможно с помощью: 1. Возмещение НДС (18%). 2. Усиление контроля и аналитика затрат (12%).

Клиент каждый отчетный период получает пакет документов, который направляется в налоговую службу для получения вычета НДС. Товарная накладная в форме ТОРГ12 и счет-фактура выставляются за покупку топлива, акт и счет-фактура выставляются за приобретение услуг. Направление документов происходит до 5 числа текущего месяца в электронном виде с помощью электронной почты. Оригиналы документов отправляются клиентам с помощью обычной или экспресс-почты.

Снижение расходов в размере 12% с помощью контроля и аналитики расходов, а также оптимизации маршрутов не является постоянной величиной. Размеры сэкономленных сумм будут зависеть от специалиста, отвечающего за данный участок работы.

Использование топливных карт Masters позволяет: • снизить риски нецелевого использования топлива. Заправка автотранспорта находится под полным контролем: анализируется расход средств по каждой карте; • строить маршруты с учетом заправки: уменьшается общий пробег, снижается количество потребляемого топлива; • избежать использования наличных средств, оплата за топливо производится по безналичному расчету.

Чем отличаются топливные карты для физических и юридических лиц

Прежде всего, корпоративные продукты важны и выгодны владельцам АЗС, корпорациям. Они позволяют отследить количество использованного топлива, его стоимости. Компании могут устанавливать лимит на его потребление. Владельцы автозаправочных станций могут заключать контракты с компаниями, а они, в свою очередь, могут приобретать для корпоративных целей топливо по сниженным ценам.

Карточки для физических лиц предназначены для индивидуального пользования владельцев личного транспорта. Почти все они имеют опцию поступления бонусов при покупке горючего. Их можно накопить и воспользоваться при достижении определенной суммы. Такие карточки привязаны только к одной заправке. Пользователь может получать прочие бонусы в зависимости от программы.

Функционал и доступные АЗС компании «Первые платежные решения»

Компания «ППР» является крупнейшим в РФ независимым оператором топливных карт. У организации нет собственных заправочных станций, но благодаря заключенным договорам, «ППР» предлагает обслуживание на 12000 АЗС России. Компания сотрудничает со странами ближнего зарубежья.

«ППР» предлагает клиентам два вида топливных карт: • «Вездеход онлайн»; • Топливная карта «Газпром».

«Вездеход» – относительно новый продукт, который более других подходит под понятие «единая топливная карта». Кроме широкой сети доступных АЗС клиентам предлагается возможность отсрочки, скидки на заправку на 3000 точках. Покупка топлива доступна на АЗС известных брендов: «Лукойл», «Роснефть», «Башнефть» и других. Личный кабинет, доступный после подписания договора, предлагает ряд опций для оптимизации расходов и контроля транзакций по картам.

Отдельный вид карты – «Бизнес Card» – это гибрид топливной и банковской карты. Продукт рассчитан на оплату топлива и другие расчеты, связанные с содержанием автопарка. С помощью «Бизнес Card» клиенты оплачивают командировочные расходы, автомойку, покупку товаров для ведения бизнеса. Для получения карты необходимо подписать договор с банком «Открытие». Под контроль попадают оплаты за заправку автомобилей и прочие расходы, производимые сотрудниками.

Как выбирать топливную карту

Чтобы не ошибиться и выбрать хорошую топливную карту, нужно обратить внимание на следующие моменты:

• Для кого предназначена. Топливные карты для юридических лиц, попавшие в рейтинг Москвы и других городов России обладают максимальным размером скидок, но не доступны физлицам. Обычным водителям приходится выбирать между картами лояльности, кредитками и партнерскими дебетовыми картами.
• Сеть АЗС. Важный фактор, влияющий на то, сможете ли вы расплачиваться топливными картами в поездках на дальние расстояния. Чем шире сеть поддерживаемых АЗС, тем лучше.
• Кредитный лимит. ТК для юрлиц предлагают беспроцентный кредит на покупку топлива, однако стоит учитывать размер лимита, а также срок кредитования.
• Скидки и бонусы. Пожалуй, главное, что заставляет включить ту или иную карту в рейтинг. Внимательно изучите условия использования, не забывая о том, какие бонусы предлагает ТК.
• Личный кабинет. К сожалению, не все карты можно использовать в онлайне при помощи ЛК. Отдельные предложения не располагают приложениям, где клиент мог бы отследить расходы и найти ближайшую заправку.

Вне зависимости от того, являетесь вы юридическим лицом или обычным водителем, выгодные предложения из рейтинга позволят сделать правильный выбор. Но в то же время соотносите все плюсы и минусы для себя, поскольку для одних клиентов топливная карта станет идеальным инструментом для оплаты ГСМ, а для других – лишней статьей расходов.

Карта Петрол

«Петрол» – крупный независимый оператор топливных карт на территории РФ и в европейских странах, который только в России охватывает более 12 тыс. АЗС.

Корпоративная карта предоставляет руководителю организации возможность отслеживать стоимость и объем заправленного топлива, время заправки. В результате, экономия средств и времени.

Карты, предоставляемые «Петрол», удобные в использовании и имеют ряд выгод: Покупатель получает низкие цены на топливо на АЗС; Предприятие возвращает на свой счет 18% НДС от суммы покупки; Личный кабинет позволяет контролировать и управлять транспортными расходами предприятия, а также оперативно получить доступ к счету в личном кабинете; Специальный счет для предприятия, который отображает именно затраты на горючее; Нагрузка на бухгалтерию снижается, поскольку не нужно проверять топливные квитанции от водителей. Информация доступна в личном кабинете.

Популярные продукты ППР

«Петрол» предлагает продукт, пользующийся спросом среди юридических лиц. Наиболее популярны: Вездеход онлайн охватывает больше 12 тыс. АЗС в России и СНГ.

Карта Газпром действует в более 20 регионах РФ на заправочных станций Газпром.

В возможностях этих платежных систем предусмотрен контроль расходов и управление лимитами в режиме «реального времени», отсрочка платежа и кредит.

Спринтер охватывает более 8 тыс. АЗС крупных нефтяных компаний таких, как «Газпром нефть», «Лукойл», «Роснефть». Сумма приобретенного горючего списывается со счета в момент заправки. Управление в онлайн-режиме, установление лимитов с временным ограничением., также получение выписки разового талона в электронном виде.

Большая часть топливных карт действует в течении определенного срока – ограничена во времени. По истечении срока необходимо переоформление. При этом, не нужно заключать новый договор – сотрудничество продолжается в рамках уже существующего соглашения.

Как пользоваться топливной картой

При использовании карты держателю необходимо только помнить Пин-код к ней. Сотрудник станции вставит карту в считывающее устройство, укажет объем литров горючего и распечатает чек. Автовладельцу необходимо внимательно сверить данные на чеке и подписать его.

Случаи, при которых использование топливной карты станет невозможным:

1. Если топливной картой не пользовались в течение полугода, то она может быть заблокирована;
2. Если карта была ранее потеряна, и об этом инциденте сообщалось сотруднику компании, то вероятней всего она негодна;
3. Если же держатель карты допустил нарушения договора, то такая карта может быть внесена в черный список и ее использование станет невозможным;
4. Неверно введенный Пин-код более 3-х раз.

Старт сотрудничества с Masters

Заявку на выпуск топливных карт можно подать через сайт, либо позвонив по телефону горячей линии. В ответ на запрос на указанную электронную почту приходит макет договора. Подписание документов происходит в короткий срок, для подтверждения начала сотрудничества клиент перечисляет поставщику услуг авансовый платеж в размере 350 рублей. Данная сумма считается инициирующем платежом принятия оферты. Договор вступает в силу с момента его подписания, передачи с помощью электронной почты и проведения инициирующего платежа.

При заключении договора клиенту направляется заявка в формате Excel для заполнения. Необходимо указать информацию о держателях карт и изначальных лимитах на каждый вид топлива и доступа к услугам автомоек.

Как заказать карту юридическим лицам

Связь с менеджерами Cardex.

Или следуйте инструкции:

1. Обратиться в клиентский отдел Cardex по телефону +7 (499) 322-22-85 за консультацией.
2. Получить комплект документов по электронной почте, заполнить заявку на выпуск карточек и указать в договоре реквизиты организации. На этом этапе необходимо определить лимиты заправки для каждого пластикового продукта.
3. Предоставить требуемый список документов. Полный перечень указан в файле «Информация для заключения договора». Его можно скачать ниже.
4. Оформить договор в офисе Кардекс и пополнить счет.
5. Получить карточки и ПИН-конверты к ним.

Уже после первого звонка за клиентом закрепляют персонального менеджера, который поможет собрать все документы и порекомендует выгодные условия по топливным карточкам. Ознакомиться с образцами документов для заключения договора можно в соответствующем разделе сайта card-oil.ru.

«Шелл»

На «Шелле» начислят 1 бонусный балл за каждый литр АИ-95. На 4000 рублей заправят 85,54 л и столько же баллов зачислят на бонусный счет. Пять баллов равны одному рублю — можно залить еще 0,37 л. За год можно бесплатно получить 4,39 л.

За покупку более дорогого фирменного топлива Shell V-Power начислят больше баллов, особенно если заправляться в воскресенье. Еще можно получать баллы за покупки у партнеров. Среди партнеров «Шелла» — сайты по прокату авто и аренде жилья. За 1 евро, потраченный у партнеров, начислят 5 баллов.

Итого: тратим 48 000 Р за год → получаем 1030,87 л АИ-95.

На «Шелле» количество бонусных баллов зависит от вида топлива и дня недели. За литр АИ-95 всегда начисляют 1 балл

Преимущества

Несомненно, главным преимуществом является удобство. Его топливная карта приносит в таких службах как такси или доставка чего-либо. Также становится удобнее бухгалтеру, который ведет учет затрат, ведь не каждый хочет долго искать нужные бумаги. Следующим плюсом, который касается частное лицо, является отсутствие беспокойства из-за нехватки денежных средств. Бывают такие ситуации, когда зарплата завтра, а заправиться нужно сегодня. Также нестабильность платежных терминалов не играет на руку потребителям. В таких случаях карта с топливом может здорово выручить.

Другое преимущество, которое вытекает из первого, – скорость обслуживания и контроль за расходами. К другим плюсам относится и безопасность. Все карточки обладают специальным чипом, а также защищены пин-кодом. Другим преимуществом карт является бонусная программа, скидки и другие привилегии. Чем больший лимит на карте, тем дешевле пользователю обходится приобретаемое топливо. Для использования топливной карты не нужен Интернет, вся необходимая информация находится на чипе. Следующее преимущество касается возможности оплаты картой на всех заправочных станциях выбранной сети. Обычно скидки и акции топливных компаний действуют на отдельно взятой станции, с топливной картой такого не выйдет.

На что стоит обратить внимание при выборе поставщика услуг

Каждая процессинговая компания разрабатывает программы с определенными условиями

Поэтому при выборе партнера необходимо уделять внимание следующим факторам: Зона покрытия АЗС является ключевым фактором для предприятий, которые осуществляют перевозки на дальние расстояния. В случае, когда машины заправляются на одной и той же АЗС каждый день, лучше договориться с ее владельцем о предоставлении хорошей скидки

Если же автопарк работает по всей РФ, то оптимальным вариантом будет универсальная топливная карта, по которой можно приобрести горючее по хорошим ценам в любом городе.

Скидка должна считаться от розничной цены, установленной на заправочной станции. Иногда процессинговые компании для юридических лиц завышают цену и уже от нее считают скидку. На практике случается и такое, что дисконт действует на определённых АЗС, а на других – стоимость повышается. Чтобы избежать такой ситуации, нужно внимательно и детально изучить договор.

Условия блокировки. При отсутствии денег на расчётном счете, карта временно блокируется, и водитель не сможет заправить автомобиль. Если такая ситуация произошла в праздники, то пополнить счет проблематично. Если остаток денежных средств ниже лимита, согласованного договором, также могут возникнуть проблемы при оплате. Оптимальным вариантом будет использование кредита, но тогда придется платить немаленькие проценты поставщику.

Стоимость карты не должна стоять на первом месте. Ее цена варьируется в пределах 150-300 рублей. Некоторые операторы выдают карточки бесплатно, но при расторжении договора за нее необходимо выплатить определенную сумму. Нет единого ответа на вопрос, какая карта наиболее выгодная. Организация рассматривает все условия и выбирает тот вариант, который соответствует потребностям.

Описание и условия пользования

Топливные карты «Вездеход» от компании «Петрол Плюс» — удобное средство платежа, которое открывает клиенту дополнительные возможности в области топливного обеспечения. Автолюбители пользуются гибкой системой скидок и экономят свои финансы при заправке автомобиля.

Карта помогает расплачиваться безналичными средствами на заправках-партнерах. По сути, она представляет собой банковскую карту и очень выгодна для автовладельцев.

Причины, по которым карта АЗС «Вездеход» выгодна:

1. Позволяет заправляться более чем на 12 000 заправочных станций по всей России и в странах СНГ.
2. Возможность следить за операциями и балансом в режиме онлайн.
3. Получение информации посредством СМС-информирования.
4. Возможность блокировки/разблокировки в личном кабинете.
5. Удобная установка лимитов.
6. Компания подготавливает персональные предложения для физических лиц и владельцев организаций.
7. Возможность приобретения топлива в кредит или рассрочку.
8. Подробная отчетность о проведенных операциях.
9. Получение скидок на покупку топлива.
10. Быстрое и простое оформление.
11. Качественный сервис обслуживания клиентов.
12. Возможность вернуть налог на добавленную стоимость.
13. Можно пополять баланс не выходя из дома.

Условия пользования отличаются друг от друга в зависимости от выбранной автозаправки.

В компанию «Петрол Плюс» входят такие организации, как «ЛУКОЙЛ», «Башнефть», «Татнефть», «Шелл» и другие.

Размер начислений и скидок следует узнавать непосредственно на сайте выбранной АЗС.

Одни хвалят эту систему и реально экономят на заправке автомобиля, другие ругают ее и считают программу недейственной.

Особенно клиенты недовольны навязанными условиями договора, например, взиманием дополнительной платы за страховку или ежемесячным сбором за обслуживание.

Преимущества для корпоративных клиентов

Оплата топлива по карте на заправке проводится по безналичному расчету. Водитель может только рассчитываться пластиком по целевым нуждам. Опции блокировки, разблокировки, пополнения и снятия средств ему недоступны. Финансами управляет держатель – главбух, руководитель организации или другое ответственное лицо.

Пользуются ли водители вашей компании ТК?

Да, плюсы очевидны!Нет, но оформим.

Возможности применения карт:

• контролировать расходы на топливо на автозаправках может только уполномоченное лицо – через функционал персонального кабинета;
• процесс заправки и оплаты такой же, как у физлиц, – предъявляйте пластик на кассе;
• электронная система расчетов за бензин – это 100%-ная точность, оповещения по каждой операции, гарантия недопустимости махинаций и применения водителем средств в личных целях.

Выгода для организаций и индивидуальных предпринимателей:

Сравнение существующих топливных карт

Наиболее популярными являются: “Роснефть” и “Газпромнефть”.

1. “Роснефть”. Нефтяная компания предоставляет карты разных видов: региональные и транзитные. Отличаются они тем, что региональная привязана к отдельному региону, то есть может использоваться только на одной территории, а транзитная предназначена для межрегиональных перевозок. У “Роснефти” существует бонусная программа, которая называется “Семейная команда”, в которой 1 накопленный балл приравнивается к 1 рублю. Существует возможность более быстрого накопления баллов, благодаря покупкам с карты. При оформлении пользователю доступны 3 карты: одна топливная и 2 бонусных, которые привязаны к одному счету. Эти бонусы можно накапливать в разных магазинах, и в них же тратить накопленные баллы. Также на АЗС данной компании могут приниматься карты других компаний. Возникает вопрос, какие топливные карты принимает “Роснефть”? Одна из популярных сетей заправок ТНК. С помощью карточки этой компании с легкостью можно расплатиться на заправках “Роснефти”. Помимо этой компании, и другие станции принимают подобную оплату.

2. “Газпромнефть”. Что касается данной компании, она предлагает отличные условия для своих пользователей. Среди них индивидуальные выгодные тарифные условия, улучшенная система безопасности, которая позволяет обезопасить пользователя от фальшивых чеков. Также предусмотрена бонусная трехуровневая программа. Существуют три статуса: серебряный, золотой и платиновый. Каждый из них отличается количеством бонусов, которые поступают на бонусный счет. Для серебряного это 3 %, золотого 4 %, а владельцы платиновых карт довольствуются возвращением 5 % бонусов. 1 бонус = 1 рубль, которыми можно с легкостью расплатиться при последующей оплате картой. Статус может измениться в зависимости от той суммы, которую пользователь тратит в месяц на топливо. Возникает вопрос, существуют ли АЗС, принимающие топливные карты “Газпромнефти”? Такие существуют, но о них мало известно.

Использование топливных карт для юридических лиц

Выпуском топливных карт для юридических лиц занимаются сами топливные компании и сети АЗС, а также процессинговые компании. В России это: Лукойл, Шелл, Газпром нефть, Е100, Трасса, Роснефть, ППР, Инфорком и многие другие.

Подавляющее число этих карт работает в режиме онлайн-процессинга. Это максимально удобно для осуществления контроля за расходами, а также позволяет убрать требование о хранении на счету обязательного неснижаемого остатка. Сегодня по многим картам допускается проведение расчетов до нулевого остатка, более того есть возможность получения кредитного модуля или отсрочки платежа на срок до 14-30 дней. Такие финансовые решения принимаются в индивидуальном порядке по каждому отдельно взятому клиенту.

Важным условием эффективности работы топливной карты для юридического лица является доступ в функциональный личный кабинет. Это инструмент контроля за расходами средств и топлива, управления картой, получения качественной аналитики и отчетности. В последнее время стали появляться мобильные приложения, интегрированные с топливной картой.

Личный кабинет топливной карты для юридических лиц на примере АЗС Газпромнефть

Использование личного кабинета топливной карты значительно упрощает работу руководителя и бухгалтерии. Доступ в ЛК дается после оформления.

Благодаря демоверсии личного кабинета топливных карт Газпром нефти можно понять какие функции становятся доступны пользователю:

данные о компании;

список ТС;

карта цен;

разработка маршрута;

расшифровка по кошелькам/картам;

расшифровка по счетам;

отчеты по операциям.

Преимущества и преференции

Использование топливных карт несет юридическому лицу ряд преимуществ и возможность получать дополнительные преференции:

1. Аналитика и отчеты:

• отображение операций в онлайн-режиме;
• оптимизация затрат;
• контроль за отпуском и распределением нефтепродуктов;
• аналитика цен на топливо;
• регулярные отчеты о том на каких АЗС, в какое время и в каком объеме водитель заправлял ТС.

1. Бухгалтерия и расчеты:

• получение документов: накладные, счета-фактуры, акты сверок;
• подтверждение всех транзакций;
• электронный документооборот;
• получение права на налоговый вычет по НДС;
• кредитная линия, отсрочка платежа и скидки на топливо.

1. Безопасность:

• самостоятельная блокировка карты;
• отсутствие оборота наличных денег при заправках;
• защита карт чипом и PIN-кодом.

1. Дополнительные возможности:

• личный кабинет владельца карты, в котором можно управлять картой, просматривать отчеты;
• присвоение карте имени, например, ФИО водителя, номера машины и т.д.;
• получение оповещений по смс;
• бесплатная круглосуточная техподдержка;
• изменение лимитов;
• перенос неиспользованных литров топлива на общий топливный счет, а после на другую топливную карту;
• использование карт на автомойках, шиномонтаже и оплате сопутствующих товаров и услуг на АЗС.

Недостатки и риски

Минусов у топливных карт совсем немного, но они есть:

1. Ограничение по доступным АЗС – это основной недостаток топливной карты, особенно это касается монобрендовой версии.
2. Мошенничество. Редко можно встретить новости о том, что работники злоупотребляют имеющимся у них доступом к карте и воруют с нее деньги или заправляют за счет них свои машины.
3. Блокировка карты. Это может произойти, если:

• 3 раза ввести неверно PIN-код;
• карта не использовалась более полугода;
• на счету карты недостаточно средств;
• пользователь самостоятельно заблокировал карту.

1. Закрытие, ликвидация процессинговой компании. Так случилось с ЗАО «Перспектива» и в результате деньги клиентов «зависли».

Особенности топливной программы для компаний и предпринимателей

Несмотря на бюрократические сложности при оформлении топливной карты юридическим лицом, предприятия и предприниматели пользуются дополнительными возможностями по мониторингу и настройке своих покупок по сравнению с частными лицами.

Порядок регистрации

Для ИП и организаций установлена сложная система регистрации, состоящая из нескольких этапов.
Порядок регистрации юридического лица.

Зарегистрированные юридические лица получают:

1. топливные карты;
2. доступ в личный кабинет;
3. договор с региональной сетью заправок;
4. товарную накладную$
5. счет-фактуру;
6. акт сверки;
7. оборот по счетам клиента;
8. отчет по скидкам.

Последние пять документов выдаются ежемесячно по мере выполнения хозяйственных операций.

Участие в топливной программе дает возможность организациям осуществлять контроль использования денежных средств, а также отказаться от выдачи наличных сотрудникам предприятия. Контроль реализуется через установку суточного и месячного лимитов на заправку, которые невозможно превысить. На покупку газа, бензина и солярки предоставляются скидки.

Порядок расчетов

Порядок расчетов для зарегистрированных организаций

Вход в личный кабинет осуществляется по адресу https://azs.tatneft.ru/outer/auth/logon.

Преимущества программы

Предприятия получают преимущества, недоступные частным лицам:

• удобное управление расчетами в личном кабинете;
• жесткий контроль затрат;
• возможность отказаться от выдачи сотрудникам наличных денег;
• экономия рабочего времени работников предприятия;
• своевременное получение всех отчетных документов.

Сравнение топливных карт для физлиц

Детальная информация по условиям конкретных предложений находится в таблице ниже:

Видео: Сравнение бонусных программ АЗС.

Преимущества и недостатки

Прежде чем мы перейдем к описанию топливных карт, считаем необходимым перечислить достоинства и недостатки пластика.

Среди несомненных плюсов топливных карт выделяются следующие характеристики:

• возврат 18% НДС;
• экономия времени на оплату услуг и расчет;
• исключены махинации со стороны кассиров и сотрудников АЗС;
• система расчета абсолютно прозрачна, а клиент контролирует расходы;
• отсрочки платежа, особенно если счет был пополнен не вовремя из-за независящих от клиента причин (праздничные дни);
• скидки от 1 до 8% в зависимости от тарифов, условий компании и объема закупок;
• акции и скидки, предоставляемые постоянным клиентам;
• работа бухгалтерии упрощается, и сотрудники будут освобождены от задач, которые теперь поручены системе.

Наряду с преимуществами использования топливных карт есть и недостатки. Например, необходимо постоянно контролировать остаток и пользоваться услугами конкретной АЗС. Но при этом вы можете выбрать универсальные платежные средства, оформлять кредиты на конкретные услуги. Своевременные выплаты избавят вас и от этого ограничения.