Когда начисляется и выплачивается квартальная премия

Порядок начисления и учета ежемесячных и ежеквартальных премий

Трудовое право

Намереваясь писать важный документ, нужно расслабившись разделить смысл на несколько групп. Они не всегда должны быть напечатаны в такой же последовательности.

Прежде всего важно обдумать к чему вы желаете в конце концов, затем найдите причины. Таковыми могут стать бизнес обычаи, писаные порядки, постановления

Введение принципиально важный раздел, который производит след.

Также стремитесь разобраться кому направлен готовящийся просительный документ и кто именно обязан будет составить на него ответ.

Трудовой Кодекс РФ предусматривает возможность выплаты организацией любых премий, которые могут являться частью зарплаты и дополнением к ней.

Обычно на практике приходится сталкиваться с ежемесячными и ежеквартальными премиями, тесно связанными с производственной деятельностью работников.

Источники финансирования выплат в данном случае могут быть любыми, однако подавляющее число бухгалтеров относят премии к расходам по обычным видам деятельности.

О порядке выплаты и оформления премии согласно ТК РФ

Прежде всего, условия и порядок начисления премиальных должны быть отражены в одном из следующих документов:

трудовой договор (ст.57 ТК)
коллективный договор (ст.153 ТК)
специальный локальный акт (ст.153 ТК)

Получению премии работником должно предшествовать его ознакомление с Приказом руководителя организации о поощрении сотрудник (-ов), который и выступает основанием для оформления подобных выплат. Поскольку ежемесячные и ежеквартальные премии относятся к разряду регулярных, вносить пометки об их начислении в трудовые книжки необходимости нет.

Со стороны бухгалтерской службы выплата премии должна быть отражена в расходном кассовом ордере, составленном по форме № КО-2, а также в платежной (расчетно-платежной) ведомости.

Впоследствии следует определить источник финансирования выплаты, чтобы составить соответствующую проводку. Относя их к расходам по обычным видам деятельности, начисление отражается так: Дебет 20 (23, 25, 26, 28, 29, 44 …) – Кредит 70.

При использовании прочих расходов: Дебет 91 с/счет «Прочие расходы» – Кредит 70.

Как отразить начисление единого налога

При использовании УСН и внесении единого налога («Доходы минус расходы») премии можно учитывать, как расходы, уменьшающие налоговую базу.

Здесь важно соблюдение следующих условий: премиальные должны выплачиваться за определенные трудовые показатели и быть предусмотрены трудовым договором (коллективным договором). Если организация применяет УСН «Доходы», сумма выплаченных премий не может быть использована для уменьшения налоговой базы

Если организация применяет УСН «Доходы», сумма выплаченных премий не может быть использована для уменьшения налоговой базы.

Раздел: Трудовое право |

Трудовой Кодекс РФ предусматривает возможность выплаты организацией любых премий, которые могут являться частью зарплаты и дополнением к ней.

Обычно на практике приходится сталкиваться с ежемесячными и ежеквартальными премиями, тесно связанными с производственной деятельностью работников.

Источники финансирования выплат в данном случае могут быть любыми, однако подавляющее число бухгалтеров относят премии к расходам по обычным видам деятельности.

27 июля 2012 |
10:07 |
AnVi |
Зарплата |

Способы расчета

Алгоритм расчета суммы перевода будет зависеть от того, по какой формуле считается премия для работников. Как уже говорилось выше, формула должна быть универсальной для всех категорий служащих, независимо от оклада, занимаемой должности, срока работы на предприятии.

Чаще всего на практике используется метод расчета в проценте от должностного оклада человека. Это справедливый расклад, который гарантирует, что все служащие получат равную прибавку, в зависимости от суммы своей постоянной прибыли.

Фиксированная премия

Допускается назначение квартальной премии в фиксированной сумме, одинаковой для всех категорий работников предприятия. В таком случае, алгоритм расчета выплат будет следующим:

1. расчет средней заработной платы человека за три прошедших месяца;
2. суммирование полученной суммы с фиксированным размером премии;
3. увеличение размера отчислений на региональный коэффициент, если такой действует;
4. удержание подоходного налога в размере 13 % для резидентов и 30% — для нерезидентов;
5. удержание размера аванса, если такой уже был выплачен человеку;
6. перевод оставшейся суммы на банковский счет работнику или предоставление заработной платы вместе с квартальной премией через бухгалтерию предприятия.

Такой способ широко используется на практике, когда необходимо одновременно предоставить поощрение большому количеству работников. Например, за то, что конкретный цех или отдел показал высокие результаты работы общими усилиями.

Премия в процентах от оклада

Может устанавливаться любой процент, который себе может позволить бюджет организации. Как правило, на практике эта сумма варьируется в пределах 10 – 20 процентов. Алгоритм расчета денежного поощрения будет следующим:

• установление совокупной суммы прибыли человека за прошедший квартал;
• расчет среднего дохода человека за календарный месяц (полученную сумму предстоит разделить на три);
• вычисление из полученного результата необходимого процента.

Квартальная премия, как и все другие виды выплат, подлежат обязательному налогообложению. Это значит, что после расчета из полученного объема выплат будет удержано 13% подоходного налога в пользу государства.

В этой формуле может также присутствовать оговорка, что премия не будет назначаться за те периоды времени, когда человек фактически отсутствовал на предприятии. Такое решение законно, но только если оговорка нашла свое отображение в локальных распорядительных документах, и в содержании рабочего контракта человека. Это касается следующих ситуаций:

• больничный в связи с личным заболеванием или по уходу за близким родственником;
• получение оплачиваемого отпуска;
• запрос на предоставление дополнительных отпускных дней без сохранения заработной платы.

Если это условие документально не утверждено, то премия предоставляется на общих основаниях, независимо от фактически отработанного времени.

Премия за фактически отработанное время

Под фактически отработанным временем необходимо считать количество дней за предыдущие три месяца, на протяжении которых человек полноценно исполнял свои трудовые обязанности. Это значит, что каждый работник получит разную сумму премии, в зависимости от фактически отработанных дней. На практике будет использоваться следующий алгоритм расчета:

1. подсчет общего количества дней и деление их на три месяца с целью установления среднего показателя;
2. расчет дневного заработка человека;
3. умножение суммы суточного дохода на среднее число рабочих дней месяца;
4. увеличение размера прибыли на региональный коэффициент;
5. налогообложение заработной платы;
6. предоставление денег работнику.

Почасовая оплата

В отдельную категорию необходимо отнести ситуации, при которых человек исполняет трудовые обязанности не на полный рабочий день, а почасово. Это актуально для студентов, выпускников, а также лиц, желающих найти дополнительную подработку с малым количеством рабочих часов.

Порядок расчета отчислений будет следующим:

• средний квартальный оклад человека увеличивается на установленный процент премиального повышения;
• также применяется местный коэффициент, позволяющий еще немного увеличить расход;
• удержание 13% НДФЛ;
• перевод денег служащему.

Как рассчитать квартальную премию от оклада.

Расчет квартальной премии от оклада предполагает использование индивидуального подхода к каждому сотруднику. Внутренними правилами организации обычно определено, что расчет выплат проводится пропорционально факту отработанного времени за исключением дней, в которые он отсутствовал на законных основаниях.

К такой категории относятся следующие ситуации:

1. Личное заболевание или уход за родственником;
2. Нахождение в официально оформленном отпуске;
3. Предоставление дней отдыха за свой счет.
4. Если речь идет об отсутствии из-за недомогания или лечения в стационаре, то работник обязан подтвердить отсутствие при помощи официального оформленного больничного листа. Процедура проведения  расчета квартальной премии предполагает выполнение следующих действий:
5. Определение среднего значения заработной платы за квартал и деление на 3;
6. Умножение полученной цифры на процент причитающейся премии;
7. Вычитание 13%, так как ежеквартальные вознаграждения причисляется к категории доходов, поэтому облагаются налогом.

При расчете учитывается фактически отработанное человеком время

Подобный момент важно учитывать студентам и несовершеннолетним, которые зачастую работают не полный день. Полученная в результате проведения расчетов сумма должна быть выплачена работнику в соответствии с установленными на предприятии сроками

Наталья
Эксперт по трудовым вопросам

Процент премии может быть любым, а конкретное значение определяется внутренними документами организации и приказом руководства предприятия. Обычно его размер варьируется от 10 до 30%, что для работника становится существенным поощрением и значительной прибавкой к сумме получаемого дохода.

Внутренние правила организации могут определять перечень лиц, которые не могут рассчитывать на получение вознаграждения. К такой категории обычно относятся женщины в декретном отпуске и лица, которые подверглись административному взысканию за допущенные нарушения.

Возможно будет интересно!
Как правильно внести изменения в трудовой договор.

Начисление квартальной премии

Законодательство интерпретирует квартальную премию как особенную выплату для стимулирования сотрудников, которая назначается один раз за определенный период времени, а именно – за три месяца. Как уже было сказано выше, точный порядок начисления и последующей выплаты во многом будет зависеть от того, о каком именно виде премии идет речь. Например:

1. Если работодатель выплачивает фиксированную премию — начисление вознаграждения, как правило, осуществляется на основании конкретного временного периода, который был отработан служащим. В данном случае право на получение выплаты возникает у сотрудника автоматически, по истечении установленного работодателем временного периода. При этом фактическое время нахождения служащего на его рабочем месте в расчет не принимается;
2. Выплата также может быть начислена и с учетом фактического времени трудовой деятельности за определенный отрезок. В данном случае окончательный размер вознаграждения напрямую будет зависеть от точного количества часов, которое было отработано сотрудником в организации. Исходя именно из этой информации, служащему и будет начислена выплата в соответствующем размере.

Безусловно, второй вид расчета можно назвать наиболее точным и оптимальным. В данном случае работодателем могут быть учтены некоторые периоды отсутствия служащего на его рабочем месте. Такими периодами могут являться, например, нахождение служащего в отпуске или его пребывание на больничном, оформление нескольких административных выходных дней и т.д. Считается, что второй метод позволяет более эффективно стимулировать сотрудников на постоянное нахождение на их рабочем месте и действительно качественное исполнение профессиональных обязательств.

Как рассчитать 13 зарплату

В этом разделе рассмотрим, как узнать, какую сумму будет представлять 13 зарплата. Как начисляется, смотрим в положении организации. Ее могут начислять отдельно по каждому работнику, но чаще всего расчет ведется по структурному подразделению в целом. На каждый отдел выделяется определенная сумма премии, которую делят между сотрудниками в зависимости от их стажа работы на предприятии и оклада. Существует несколько вариантов формулы расчета. Каждый из них применяется в зависимости от того, каким образом директор решил премировать сотрудников. Он может выставить размер премии в качестве процента от годового заработка, в зависимости от стажа или выбрать фиксированную оплату.

Первый случай будет рассчитываться по формуле: Ом*12 мес.*10%, где Ом — размер месячного оклада. При выплате отделу по стажу придется провести более замысловатую операцию. Сначала необходимо суммировать стаж всех трудящихся отдела, затем находим общий заработок, высчитать соотношение в процентах оклада каждого сотрудника и общей суммы заработанных средств. Исходя из этой цифры высчитываем долю каждого работника. Затем высчитываем долю в зависимости от стажа. Последний шаг — находим среднее арифметическое между долей от оклада и от стажа. Конечное число — премия.

Что такое годовая премия, кому не положена

Премиальные выплаты в конце года классифицируются, как дополнительная зарплата и считаются одним из наиболее эффективных способов поощрения сотрудников за качественно выполненную работу.

По периодизации начисления различают следующие виды премий:

• разовые премии (могут выплачиваться только один раз);
• ежемесячные и поквартальные (выдаются в рамках одного какого-либо единого периода);
• годовые (по итогам всего календарного года, могут начисляться в конце текущего или в начале следующего года).

Количество начисляемых сотруднику премий может проводиться не более одного раза в месяц и не должно превышать в совокупности 12 выплат в год.

На некоторых предприятиях существует собственная система классификации премиальных выплат, исходя из категорий сотрудников, для которых они предназначены. Так, например, дополнительные финансовые поощрения для специалистов, ведущих специалистов и начальников отделов, учитывающие их рабочий стаж и занимаемую должность, могут коренным образом отличаться по своему объему. Например, используются следующие процентные соотношения премиальных от оклада:

• при стаже от года до трёх лет размер доли составляет 0,6;
• от трёх до пяти – 0,8;
• от пяти до десяти – 1;
• от десяти до пятнадцати – 1,15;
• свыше пятнадцати – 1,3.

Внедрение системы премирования находится исключительно в рамках полномочий руководства организации и носит коллективный характер. Порядок начисления и выплаты годовых премий закрепляется в договорах, заключенных с рабочим коллективом.

Трудовое законодательство Российской Федерации определяет особый круг лиц, которые не могут претендовать на получение квартальной и годовой премии. К таким работникам относятся:

• подчиненные, которые в процессе работы каким-либо образом нарушили установленные нормы трудовой дисциплины (опоздание на работу, прогул без уважительной причины и т.д.) и получили соответствующее дисциплинарное взыскание в виде лишения премиальных выплат;
• сотрудники, которые были временно отстранены от исполнения своих должностных обязанностей ввиду допущенных ими ошибок на производстве, повлекших за собой материальный и иной ущерб, а также сотрудники, в отношении которых ведутся следственные мероприятия, устанавливающих их причастность к чрезвычайным ситуациям и иным происшествиям на хозяйствующем субъекте;
• работники, находящиеся в декретном отпуске или отпуске по уходу за детьми в возрасте до 3 лет.

Правила выплаты поощрения

Существует несколько основных правил и условий начисления поощрения за квартал:

1. Денежная выплата выплачивается исключительно раз в три месяца.
2. Время перечисления положенной суммы полностью соответствует времени перечисления з/п или аванса.
3. С начисленного вознаграждения удерживается 13%-ый налог и положенные отчисления в ПФ РФ и ФСС.
4. Если выплата вознаграждения обговорена в нормативных и официальных правовых актах, ее отсутствие будет расцениваться, как административное нарушение.
5. Положенное поощрение не выплачивается только при определенных условиях. Они обязательно вносятся в специальные документы.
6. Факт перечисления поощрения не прописывается в трудовой книжке, так как это регулярные перечисления.

Настройка «справочного» начисления для предварительного расчета премии работающим

Для работающих сотрудников такой вариант настройки не подойдет, т.к. начислить премию им нужно не сразу, а только в следующем году. Но при этом необходимо использовать тот размер оклада, который установлен на 1 декабря. Поэтому создадим новое «справочное» Начисление. Оно будет рассчитывать в декабре сумму премии для работающих сотрудников. Результат этого начисления мы используем в 1 квартале следующего года.

Начисление не должно увеличивать сумму к выплате для сотрудников, поэтому назначение укажем Доход в натуральной форме. Способ выполнения – Ежемесячно. Формулу пропишем аналогично премии для уволенных:

Оклад * (Расчетная база — Дней отпуска за свой счет) / Календарных дней в году

Заполнение вкладки Расчет базы также аналогично Годовой премии при увольнении.

На вкладке Налоги, взносы, бухучет отметим, что начисление Не облагается НДФЛ и относится к Доходам, не являющимся объектом обложения страховыми взносами.

Начисление необходимо будет назначить сотрудникам в плановом порядке на 1 день – 1 декабря. Выбор именно этой даты связан с тем, что по условию задачи нам нужно использовать в расчетах размер оклада, действующий на 1 декабря.

Создадим новый документ Изменение плановых начислений (Кадры – Изменение оплаты сотрудников — Изменение плановых начислений). Установим флажок Срочное изменение начислений и укажем даты начала и окончания изменений (01.12.2020 г.). Заполним табличную часть по кнопке Заполнить и добавим всем сотрудникам новое начисление по команде Начисления – Добавить начисление всем сотрудникам.

В списке начислений выберем Предварительный расчет годовой премии и закроем окно по кнопке ОК.

В результате выполненных действий в документе Начисление зарплаты и взносов за декабрь всем сотрудникам, работающим 01.12.2020 г. и не уволенным в декабре 2021 г. будет рассчитана предварительная сумма премии.

Источники выплаты премий

Существует несколько источников, из которых возможно выделять средства на премирование работников:

• начисление премий из прибыли;
• отнесение премий к другим расходам;
• включение премий в стандартные затраты на деятельность организации.

В расходы на оплату труда суммы премий можно включать при соблюдении двух условий:

• наличие локального акта, в котором четко обозначены условия вознаграждения в виде премий;
• начисление премий по результатам профессиональной деятельности.

Как платить НДФЛ с премий в 2021 году

Бухгалтеру важно не только правильно рассчитать и выплатить поощрение, но и верно удержать налоги. Порядок расчетов с бюджетом зависит от вида поощрения:

• годовые и квартальные премии подлежат обложению НДФЛ в особом порядке. Исчислить НДФЛ с премии за квартал или год, нужно на дату ее фактического получения (п. 3 ст. 226 НК РФ). Такой датой является день выплаты премии (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, Письма Минфина России от 18.07.2019 N 03-04-06/53227, от 30.05.2018 N 03-04-06/36761, от 29.09.2017 N 03-04-07/63400, ФНС России от 30.11.2017 N ГД-4-11/24298@) . Поэтому , исчислить НДФЛ и удержать его нужно в день выплаты квартальной или годовой премии работнику (п. 4 ст. 226 НК РФ);
• условия для непроизводственного премирования ( поощрение работников на основаниях, не связанных с выполнением трудовых функций, достижением производственных показателей и результатов). Например, это премия к юбилею подчиненного или выплата в связи с профессиональным праздником. В этом случае датой фактического получения непроизводственного поощрения – премии- считается согласно пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, Письма ФНС России от 17.09.2018 N БС-4-11/18094, Минфина России от 04.04.2017 N 03-04-07/19708, день его выплаты работнику.

Помимо исчисления и уплаты НДФЛ с премий работникам, необходимо отчитаться перед ИФНС об уплате подоходного налога с данного вида дохода.

В справке по форме 2-НДФЛ премиальные отражайте в общем порядке отчета о подоходном налоге, указывая конкретные коды дохода (письмо ФНС России от 07.08.2017 N СА-4-11/15473@):

код дохода «2002» Применяется для отражения премий по итогам работы за месяц, квартал, год, единовременных премий за особо важное задание, премий в связи с присуждением почетных званий, с награждением государственными и ведомственными наградами, выплачиваемых за производственные результаты работы;
код дохода «2003» Применяется для отражения вознаграждения (премии) к юбилейным датам, праздникам, премий в виде дополнительного материального стимулирования и иных премий, не связанных с выполнением трудовых обязанностей.

Статья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 18.01.2020

Пример расчета

Рассмотрим несколько примеров, как устанавливается, рассчитывается и выплачивается квартальный бонус (Таблица 1).

Таблица 1. Способы расчета премии за квартал

Если в процессе задействованы отдельные показатели, то необходимо рассчитать каждый из них по отдельности, а потом суммировать. А дальше действовать исходя из условий, что прописаны в положении о премировании.

Налог на прибыль: общий порядок

Учитывайте сумму ежемесячных (ежеквартальных) премий в составе расходов на оплату труда при одновременном соблюдении двух условий:

• премии предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором (абз. 1 ст. 255, п. 21 ст. 270 НК РФ);
• премии выплачены за трудовые показатели (п. 2 ст. 255 НК РФ).

Подтверждают указанный подход контролирующие ведомства (письма Минфина России от 19 марта 2007 г. № 03-03-06/1/158, от 6 марта 2007 г. № 03-03-06/1/151, от 26 января 2007 г. № 03-04-07-02/2 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 11 апреля 2007 г. № ГВ-6-05/305)).

Премии, не связанные с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей (например, ежемесячные премии, выплачиваемые сотрудникам, имеющим детей), не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Эти выплаты не соответствуют критерию экономической обоснованности затрат (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой позиции придерживаются и сотрудники Минфина России (письмо Минфина России от 20 января 2005 г. № 03-05-02-04/5).

Кому не положено вознаграждение?

Существуют категории граждан, которым в принципе не начисляется денежное поощрение. Этот момент учитывает ТК РФ. В круг таких лиц входят:

1. Женщины, находящиеся в течение всего квартала в отпуске по уходу за ребёнком (если отпуск частично выпал на квартал, делается перерасчёт).

2. Лица, получившие штрафы, выговоры и другого рода дисциплинарные взыскания в данном отчетном периоде.

За работодателем остается право лишить вознаграждения всех или одного из сотрудников.

Как руководителям, представляющим юридическое лицо, или индивидуальному предпринимателю, так и сотрудникам важно грамотно составлять и уметь читать договор и сопутствующую документацию. Если в нормативных актах прописано, что работнику полагается ежеквартальная премия, но при этом не выдвигаются дополнительные условия по ее лишению, то работодатель берет на себя обязательства выплачивать денежные поощрения вне зависимости от качества работы сотрудника

А при отказе работодателя выплачивать вознаграждение по договору с такой формулировкой работник может смело обращаться в проверяющие органы.

Определение квартальной премии

Дополнительные начисления, выплачиваемые раз в три месяца, называют квартальной премией. Для ее получения сотрудник должен соответствовать установленным требованиям: например, условием для выплаты может быть выполнение производственного плана предприятия в полном объеме. Соответственно, если работник не достиг плановой суммы выработки, он лишается премирования.

Условия и требования, соблюдение которых дает право на получение этого вида поощрения, устанавливаются локальными актами компании. Описываемая мера финансовой поддержки широко распространена: ее используют как в коммерческих компаниях, так и в бюджетных организациях.

Основания для выплаты

Основания для получения надбавки определяются работодателем. Чаще всего это:

• достижение или превышение показателей заданного производственного плана;
• совершение определенного количества продаж;
• завершение открытого проекта;
• завершение работ в срок и т.д.