Изменения в законе «об электронной подписи» и их влияние на бизнес-процессы

Использование электронной подписи в работе

Усиленная электронная подпись необходима при сдаче налоговых отчетов, заключении контрактов, деловой переписке; она открывает полный доступ к пользованию услугами на государственных электронных ресурсах.

1. Отчетность через интернет

Государственные и частные предприятия, индивидуальные предприниматели и физические лица обязаны регулярно отчитываться перед государством о своих доходах. Для отправки отчетности через интернет необходима квалифицированная электронная подпись. Такое требование содержится в письме ФНС № ПА-4-6/489. КЭП оформляется на имя индивидуального предпринимателя, главного бухгалтера или руководителя предприятия.

2. Отчетность в ЕГАИС для Росалкогольрегулирования

Для контроля оборота спиртсодержащих напитков ответственные сотрудники предприятий общепита и розничной торговли, поставщики и производители алкоголя обязаны с 2018 г. ежеквартально сдавать декларации об объемах реализации алкогольной продукции (ПП № 815).  Отчеты сдаются в Единую государственную автоматизированную информационная систему (ЕГАИС) и переправляются в Росалкогольрегулирование (Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка, ФСРАР). Поскольку ФСРАР принимает только электронную документацию, для оформления декларации необходимо:

• Приобрести сертификат КЭП – для корректной подписи и зашифровки посылаемых сведений.
• Установить программное обеспечение Крипто Про для работы с электронной подписью и зашифровки данных;
• Установить программу Декларант Алко – для корректного оформления отчетности по алкоголю.

3. Участие в электронных торгах

Для участия в государственных торгах по закону 44-ФЗ требуется сертификат квалифицированной электронной подписи, который оформляется на конкретного представителя предприятия.

Смешанные торги с участием коммерческих и государственных предприятий регулируются законом №223-ФЗ. Требования к сертификатам здесь самые различные:

• на одних площадках действуют базовые сертификаты КЭП,
• на других необходима дополнительная платная идентификация (OID),
• третьи выпускают свой сертификат неквалифицированной ЭП, который действителен в пределах одной торговой площадке.

По закону № 127-ФЗ участвовать в аукционах по реализации имущества банкротов могут все желающие, на этих площадках действуют базовые сертификаты КЭП, выданные в любом аккредитованном удостоверяющим центром страны.

4. Подписи для электронного обмена документами

Электронный обмен документами позволяет предприятиям сэкономить время и финансы.

• Для электронной документации не нужна бумага.
• Намного сокращается время поиска и передачи необходимого документа по адресу.
• Риск потери и порчи электронных файлов сводится к минимуму.

Квалифицированная подпись используется:

• для оформления трудовых договоров на удаленной работе;
• для ведения кадровой документации;
• для финансовой отчетности и уплаты налогов;
• при работе в государственных информационных системах.

5. Работа с государственными информационными ресурсами

Для того, чтобы активно работать на государственных порталах, нужна электронная подпись. Без неё невозможно:

• подать заявление/жалобу/запрос;
• подтвердить подлинность отсылаемых документов;
• оплатить расходы/налоги/сборы;
• провести платеж/ перевод денег
• послать отчет и т. д.

Большая часть государственных сервисов — Госуслуги, ЕАИС, Роскомнадзор, Росимущество, Центробанк, Росреестр — признает базовую КЭП.

На сайте ФНС юридическую силу имеет неквалифицированная ЭП. Сертификат ключа пользователь может получить после идентификации личности во время визита в отделение налоговой инспекции. Юридические организации и ИП могут работать на сайте ФНС лишь при наличии квалифицированной ЭП.

Как использовать ЭП в повседневной жизни

Использование электронной подписи в частной жизни может облегчить решение некоторых проблем. Обладателям КЭП открыт доступ к электронным услугам государственных сервисов.

1. Можно отослать налоговую декларацию онлайн, не посещая налоговой организации.
2. Абитуриентам доступна услуга подачи заявления в вуз любого города страны.
3. Можно подать заявление на прием ребенка в детский сад, записать его в школу.
4. Послать документы для оформления на работу можно без визита к работодателю.
5. Стала доступной услуга оформления кредита онлайн.

Поменять полис ОМС, получить выписку из Росреестра, зарегистрировать недвижимость, поменять место прописки, поставить на учет купленный автомобиль, оформить патент или разрешение на индивидуальную деятельность – все эти действия становятся намного проще, если иметь квалифицированную электронную подпись.

Связанные документы

Регулирование отношений с использованием ЭЦП происходит основным законом об электронном документе и цифровой подписи и иными законодательными актами. Гражданский кодекс РФ определяет:

• Применение средств ЭП при совершении сделок, предусмотренных действующим законодательством (ст. 160);
• Заключенный при обмене ЭД договор, пересылаемый по специальным каналам связи. В качестве ЭД признается информация, для создания, отправки, получения и хранения которой используют электронные средства (ст. 434).

ФЗ от 20.07.2017 г. под номером 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет условия составления и заключения сделок с использованием ЭЦП. ГОСТ Р 34.10-2012 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки ЭЦП» прописывает процесс создания и проверки подписи, а закон от 05.04.2013 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» регламентирует осуществление госзакупок во время аукционов.

Приказы ФСБ от 27.12.2011 795 «Об утверждении Требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи» и 796 «Об утверждении Требований к средствам электронной подписи и Требований к средствам удостоверяющего центра» регламентируют требования к ПО, сертификатам и ключам проверки подписи, а также устанавливают ряд требований к работе и техническому оснащению УЦ.

Еще один важный документ — постановление правительства РФ от 25.01.2013 г. «Об использовании простой электронной подписи при оказании муниципальных и государственных услуг». Документ обозначает сферы использования ЭЦП, юридическую силу подписи, а также дает определения ключу, видам ЭП и регулирует процесс создания и выдачу ключей.

Статьи законопроекта постоянно дорабатываются в связи с расширением возможностей использования ЭП и развитием информационных и компьютерных технологий. Неподчинение и несоблюдение ФЗ-63 может повлечь приостановление деятельности УЦ, штрафы, обязательные или исправительные работы, лишение должности и даже лишение свободы на срок до 5 лет.

Электронная подпись: определение и разновидности

Для визирования цифровых документов используется электронная подпись

Электронная подпись (ЭП, ЭЦП) – это цифровая информация, зафиксированная на носителе, позволяющая идентифицировать юрлицо или физлицо без его присутствия. Она представлена в 3 видах.

Виды электронной подписи

Простая подпись

Особенности простой ЭП:

• Формируется с применением паролей и кодов.
• Документ, заверенный ей, приравнивается к бумажному при наличии договоренности между сторонами.
• Подтверждает факт ее создания заданным лицом.

Неквалифицированная усиленная

Свойства неквалифицированной усиленной ЭП:

• При ее создании информация преобразуется криптографически.
• По своему действию она равна печати на бумажном носителе.
• Используется неаккредитованными центрами.
• Позволяет идентифицировать человека, подписавшего документ.
• Фиксирует изменения в уже подписанном документе.

Обратите внимание! Сертификат проверки может отсутствовать.

Квалифицированная усиленная

Особенности данной ЭП:

• Обладает всеми характеристиками неквалифицированной.
• Обладает ключом проверки, который внесен в сертификат, врученный удостоверяющими структурами.
• Проверка осуществляется способом, утвержденным законодательно .

Требования к неквалифицированной и квалифицированной подписям

Информация, указываемая в сертификате ключа:

• Его номер.
• Срок эксплуатации.
• Паспортные данные владельца, или наименование и адрес компании.
• Информация о стандарте, по которому он создан.
• Данные удостоверяющего центра.
• Дополнительная информация о владельце.

Последние правки в ФЗ 63

В середине 2019 года законодатели внесли на рассмотрение сразу два нормативных акта, вносящих существенные изменения в закон «Об электронной подписи». Их понятия во многом пересекаются, и, вероятнее всего, в действие вступит только один из них.

Указанные законопроекты предлагают следующие изменения:

1. В первую очередь, в закон будет внесено несколько новых понятий. Центральным из них является «Доверенная третья сторона». Это будет юридическое лицо, на которое будут возложены функции по проверке ЭП в электронных документах.
2. Предлагается признать действие в России международных ЭП, созданных с соблюдением международных стандартов, соответствующих усиленным цифровым подписям.
3. Гражданин, подавший заявку на получение сертификата, может быть идентифицирован при помощи биометрической системы.
4. Удостоверяющий центр, прошедший аккредитацию, может теперь хранить у себя ЭП клиента и использовать ее строго по поручению последнего.
5. Предлагается существенно изменить условия аккредитации удостоверяющих центров:
   1. УЦ должен иметь капитал не менее 1 миллиарда рублей.
   2. Страховое обеспечение в 100 миллионов рублей, некоторые ведомства будут иметь исключительное право на выдачу сертификатов;
   3. Аккредитация УЦ будет производиться на 3 года.

Как работает усиленная электронная подпись

Наиболее известным предназначением криптографии является обеспечение конфиденциальности и шифрование. Рассмотрим, как это работает на примере.

Отправитель хочет передать получателю сообщение. Оно содержит информацию, получение доступа к которой посторонними может нанести вред законным интересам обеих сторон. При встрече отправитель и получатель согласовывают алгоритм для шифрования, и ключ, с помощью которого они будут зашифровывать и расшифровывать сообщения.

При дальнейшем взаимодействии обе стороны действуют следующим образом. Отправитель подает на вход алгоритма шифрования сообщение и ключ. Алгоритм проводит зашифрованную информацию, которая передается через незащищенный канал.

Злоумышленник, не обладающий ключом, не сможет понять содержание сообщения, даже если знает используемый алгоритм. Получать подает на вход такого алгоритма ключ и получает исходное сообщение.

Современные криптографические алгоритмы обеспечивают такой уровень защищенности, что на практике злоумышленник может получить несанкционированный доступ к информации только в зонах ответственности отправителя или получателя. Например, скомпрометировав ключ или получив доступ к сообщению до или после работы криптографического алгоритма.

Для получения ЭЦП нужен сам документ (с него делается «слепок» или хэш), ключ пользователя, и набор алгоритмов шифрования. Как правило, это отдельная программа — криптопровайдер. Он шифрует полученный хэш на ключе, который предоставил пользователь. На этом этапе и формируется сама электронная подпись.

Цели закона

Цифровая подпись разработана для обеспечения безопасного ведения электронного документооборота. Для ее создания разные криптографические алгоритмы преобразуют информацию, используя специальный закрытый ключ ЭП. Результат процесса — идентификация владельца сертификата и установление неизменности информации после заверения.

ФЗ 63 от 25 марта 2011 года определяет и прописывает правила использования ЭЦП и особенности применения цифрового реквизита в сфере государственного управления и в информационных системах. Последняя редакция от 23.06.2017 г. под номером 220-ФЗ внесла уточнения в главу 6: с помощью ЭЦП можно подписать сразу пакет ЭД, и каждый из них будет являться подписанным. Если в пакет входят документы, сформированные сторонними лицами и подписанные ими в соответствии с требованиями законодательства, то они не подлежат дополнительной заверке ЭП. При необходимости возможно подписание одного документа несколькими лицами.

Правила применения и хранения электронной подписи в соответствии с законом 63-ФЗ

В 63-ФЗ есть четкое описание и руководство по получению, использованию и хранению цифровой подписи, а также ряд строгих запретов. Например, владельцу ЭЦП нельзя нельзя передавать ее неуполномоченным лицам, оставлять USB-накопитель без присмотра, игнорировать правила хранения и защиты.

Что касается сертификата ключа, то он должен содержать следующую информацию:

• уникальный номер;
• дату начала и окончания срока действия;
• фамилию, имя и отчество — для физических лиц, наименование и место нахождения — для юридических лиц;
• наименование используемого средства ЭП или стандарта, требованиям которых соответствует ключ;
• наименование удостоверяющего центра;
• иную информацию (ИНН, СНИЛС и прочие при квалифицированной ЭП).

Последние поправки в закон 63-ФЗ об электронной подписи

Статьи законопроекта постоянно дорабатываются в связи с расширением возможностей использования ЭП и развитием информационных и компьютерных технологий. Самые последние поправки были внесены 27 декабря 2019 года Федеральным законом №476-ФЗ.

Эти нововведения были направлены на совершенствование регулирования в сфере электронной подписи (ЭП) и ужесточение требований к УЦ. Ознакомиться с документом вы можете на официальном портале (ссылка на документ).
Закон устанавливает требования к порядку аккредитации и деятельности удостоверяющих центров. Например, максимальный срок, на который осуществляется аккредитация, сократился с 3 до 5 лет.

Также поправки обязали УЦ иметь минимальный капитал в размере не менее 1 млрд рублей либо 500 млн при наличии не менее чем в 75% регионов одного или более филиала. При этом минимальный размер финансового обеспечения ответственности УЦ за убытки, причиненные 3-м лицам, увеличивается с 30 до 100 млн рублей, максимальный – со 100 до 200 млн. Для осуществления хранения ключа ЭП он составит 200 и 300 миллионов, соответственно.
Кроме того, между УЦ перераспределяются полномочия по выдаче квалифицированных сертификатов.

Кредитные и финансовые организации будут получать их в удостоверяющем центре Банка России, иные юрлица и индивидуальные предприниматели – в центре Федеральной налоговой службы, госслужащие – в центре Федерального казначейства, а граждане, которые не являются должностными лицами, – в коммерческих удостоверяющих центрах.

Какие еще изменения были внесены в 63-ФЗ об ЭЦП

Во-первых, появится ДТС – доверенная третья сторона. Её роль – проверка ЭП для «обеспечения доверия». В его роли будет выступать юридическое лицо, которое предоставляет услуги онлайн-проверки валидности сертификатов и TSP (меток доверенного времени).

Сегодня у удостоверяющего центра есть «средства УЦ». У ДТС также будут свои «средства», то есть специальное сертифицированное программное обеспечение. При аккредитации ДТС будет применяться та же модель, что и для Удостоверяющих центров.

Во-вторых, иностранные ЭП будут полностью признаваться российской стороной после её проверки аккредитованной ДТС – этого давно ждали многие российские компании-экспортеры.

В-третьих, законом закрепляется универсализация КЭП. Был введен запрет разделять подписи на «наши» и «не наши». Все торговые площадки, участники обмена и другие организации должны принимать все квалифицированные подписи от всех аккредитованных УЦ.

Положения и понятия закона об ЭЦП

Основные формулировки, которые затрагивает закон:

• Понятие электронной подписи (было рассмотрено ранее) – это данные, заверяющие информацию на цифровых носителях (как правило, о ее владельце).
• Ключ ЭЦП – уникальный порядок символов для формирования подписи.
• Ключ проверки (КП) – единственная в своем роде последовательность знаков для определения подлинности ЭП (связана с ключом).
• Владелец КП – лицо, получившее его сертификат.
• Сертификат КП ЭЦП – документ на бумажном носителе, подтверждающий обладателя КП, выданный удостоверяющим центром. Квалифицированный полностью соответствует всем положениям данного закона.
• Удостоверяющий центр (УЦ) – орган государственной или муниципальной власти, а также ИП или юрлицо, уполномоченное выдавать обсуждаемые сертификаты.
• Аккредитация УЦ – установление его соответствия нормам законодательства (в том числе закону № 63).
• Средства ЭП – это оборудование, при помощи которого она создается и/или подтверждается.
• Средства УЦ – оборудование и программы для его функционирования.
• Участники взаимодействия (электронного) – лица, обменивающиеся цифровыми документами и информацией.
• Корпоративная информационная система – определенный круг взаимодействующих лиц. В систему общего пользования входят необозначенные лица, отказ которым в использовании системы запрещен.
• Вручение сертификата – передача ключа владельцу.
• Утверждение обладания ключом – доказательство того, что человек, обратившийся за сертификатом, имеет ключ ЭЦП.

Краткое описание базовых положений:

• Указаны требования к УЦ. Так, например, его активы должны быть больше 1 000 000 руб., сотрудники обязаны обладать определенной квалификацией.
• Минимальный период аккредитации – 5 лет.
• УЦ должны предоставлять данные физ- и юрлицам о хранении, защите ЭП, а также информацию о реестре сертификатов.
• Владелец имеет право использовать ЭЦП по своему усмотрению.
• Иностранные ЭП признаются легальными, если они соответствуют данному закону и международным нормам.
• Владелец подписи может применять любые технологии, которые не противоречат требованиям властей.
• Для проведения аккредитации удостоверяющих центров, хранении данных о них и их деятельности предусмотрен федеральный орган (УФО).

Сайт УФО

Дополнительные документы, которые законодательно регулируют постановку ЭП

Нормативная документация, влияющая на заверение файлов электронной цифровой подписью:

• Статья 160 ГК РФ. Определяет механизм и случаи применения ЭЦП при осуществлении сделок.
• Статья 434 ГК РФ. Вводит термин «электронный договор» как информации, для оборота, создания и хранения которой используются интернет, компьютеры, флеш-накопители и прочие подобные технологии.
• ФЗ от 20 июля 2017 г. № 149. Регламентирует сделки с использованием электронной цифровой подписи.
• ГОСТ Р 34.10-2012. Влияет на совершение сделок с применением ЭЦП.
• Закон от 5 апреля 2013 № 44. Разграничивает применение подписи на аукционах и госзакупках.
• Приказы ФСБ от 27 декабря 2011 № 795 и № 796. Задают требования к электронному ключу, его безопасности и функциям удостоверяющих центров.
• Постановление российского правительства от 25 января 2013 № 33 определяет область эксплуатации, основные понятия подписи и ключа, а также закладывает основы процесса его выдачи.

Дополнительные документы

Электронные подписи могут пригодится каждому человеку, занимающемуся электронным документооборотом. Эта область права регулируется законом № 63. Его нарушение может повлечь за собой штрафные санкции и лишение свободы (максимум на 5 лет).

https://youtube.com/watch?v=ZXr-fVrnNcI

Виды электронной подписи согласно закону 63-ФЗ

Ранее, в Федеральном законе № 1-ФЗ «Об электронно-цифровой подписи», который регламентировал применение ЭП до принятия 63-ФЗ, речь шла только об одном виде — ЭЦП.

Сегодня, в связи с тем, что электронная подпись приобрела более широкое применение, в статье 5 Федерального закона №63-ФЗ говорится о 3-х основных видах видах:

• простой;
• усиленной неквалифицированной (НЭП);
• усиленной квалифицированной (КЭП).

Простая электронная подпись

Простая электронная подпись появилась, чтобы расширить круг участников электронного документооборота. Она может использоваться для работы с интернет-банком и подобными системами. Эта подпись слабо регулируется законодательством, то есть законом определяются общие правила ее применения, а остальные устанавливает та система, в которой вы работаете с документами.

Пример простой электронной подписи — коды из СМС, которыми вы подтверждаете те или иные действия (входите в личный кабинет, переводите деньги на карту, оплачиваете услуги и т.д.).

В момент, когда вы вводите в поле код, система формирует электронную подпись и, согласно договоренностям, идентифицирует вас и допускает к счетам (проводит платежную операцию, подключает услугу). В этом случае ЭП помогает идентифицировать лицо, подписывающее документ.

Усиленная электронная подпись

Этот вид подписи создается путем криптографического преобразования электронного документа. Она хранится на защищенном носителе и состоит криптопрограммы, закрытого и открытого ключа.

Криптопрограмма — это программное обеспечение, которое нужно для работы с электронной подписью.

Закрытый ключ — уникальная последовательность символов, которые известны только владельцу. Он предназначен для создания подписи в электронных документах.

Открытый ключ однозначно соответствует закрытому ключу и предназначен для подтверждения подлинности электронной подписи. Он выглядит как сертификат, то есть файл, содержащий сведения о пользователе.

Защищенная (усиленная) подпись, в свою очередь, может быть квалифицированной или неквалифицированной.

Усиленный неквалифицированный вариант — некий идентификатор, позволяющий контролировать документооборот организации и вносить изменения в случае возникновения такой необходимости. Используется для представления отчетности в государственные учреждения.

Квалифицированная подпись является самой надежной и современной. Вместе с подписью оформляется крипто-ключ и сертификат, подтверждающий подлинность подписи человека. Эту ЭП можно использовать только при наличии вышеуказанных атрибутов. В противном случае она не будет иметь юридического значения.

Усиленная квалифицированная подпись нужна для участия в торгах или аукционах в интернете, а также тендерах по госзакупкам. Выдать КЭП может только удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязи.

Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации (далее — нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (далее — соглашения между участниками электронного взаимодействия). Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона.

3. Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.

3.1. Если федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами предусмотрено, что документ должен подписываться несколькими лицами, электронный документ должен быть подписан лицами (уполномоченными должностными лицами органа, организации), изготовившими этот документ, тем видом подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания изготовленного электронного документа электронной подписью.

4. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов. Исключение составляют случаи, когда в состав пакета электронных документов лицом, подписавшим пакет, включены электронные документы, созданные иными лицами (органами, организациями) и подписанные ими тем видом электронной подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания таких документов. В этих случаях электронный документ, входящий в пакет, считается подписанным лицом, первоначально создавшим такой электронный документ, тем видом электронной подписи, которым этот документ был подписан при создании, вне зависимости от того, каким видом электронной подписи подписан пакет электронных документов.

Основная задача электронной подписи

Каждый документ должен быть заверен подписью и печатью руководителя. Взять, к примеру, бумажный договор на оказание услуг. Он составлен согласно законодательству РФ и благодаря наличию подписи и печати признается юридически значимым. По большому счету, если услуги оказаны в полной мере и хорошо, договор больше не потребуется и будет пылиться в какой-нибудь коробке с документами. В противном случае подпись и печать организации помогут доказать, что представитель этой компании подписался под договоренностями, а значит несет ответственность за невыполнение условий договора.

В цифровом пространстве у электронной подписи та же задача — установить того, кто подписал контракт (договор). При наступлении определенных обстоятельств контрагента можно было призвать к ответственности.