Как написать письмо-претензию

Ответ на необоснованную претензию

Однако нередко случается так что, недобросовестные граждане направляют в адрес предпринимателей необоснованные претензии. В данном случае, ответ на необоснованную претензию должен содержать законодательные нормы, подтверждающие позицию предпринимателя.

В ответ на претензию покупателя о возврате товара, предприниматель может сослаться на нормы, защищающие его права и позволяющие ему соблюсти баланс интересов между ним и клиентом.

Если же претензия содержит требования о возврате денежных средств, тогда продавцу необходимо будет подготовить мотивированный ответ на претензию покупателя о возврате денежных средств, где необходимо будет указать факты, исключающие ответственность продавца при наступлении данных последствий.

Пример составления письма-претензии

Заполнение шапки письма

Вверху документа указывается отправитель, т.е. в нужных строках пишется полное название предприятия (в соответствии с регистрационными бумагами), адрес и телефон для связи. Далее вписывается получатель: его наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя и отчество).

Затем ставится дата составления письма и его номер по внутреннему документообороту, а также пишется название документа с коротким обозначением его смысла (например, «о нарушении по договору поставки»).

Заполнение основной части письма-претензии

В данном разделе следует описательная часть.

1. Сначала нужно указать причину составления претензии и если это нарушение пункта договора, соглашения или какого-либо др. документа, то надо дать на него ссылку, т.е. вписать его дату, номер и суть.
2. Если речь идет о денежных средствах, то их нужно указывать как цифрами, так и прописью.
3. Потом следует сформулировать сам текст претензии (когда проблем несколько, вносить их следует отдельными пунктами) и предложить исполнить свои обязательства в конкретные сроки (тоже цифрами и прописью).
4. Напоследок надо обрисовать действия, которые отправитель готов предпринять для более кардинального метода решения проблемы (например, обращение в суд).
5. В конце письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.

Письмо-претензия о возврате денежных средств

Когда составляется

Письменная просьба вернуть ранее уплаченные средства уместна тогда, когда эту проблему не удалось решить при непосредственном обращении. Такое может произойти, если одна из сторон не в полной мере или неправильно выполнила взятые на себя по договору обязательства. Чаще всего эта ситуация наблюдается при неудовлетворенности качеством приобретенного товара. Когда потребитель хочет его вернуть и получить обратно свои деньги.

Написание письма-претензии обязательно, если недовольный покупатель планирует обратиться за защитой своих прав в суд. Для этой инстанции обязательна фиксация того факта, что претензию сначала пытались разрешить в досудебном порядке, но порядок рассмотрения был нарушен либо просьба не удовлетворена.

Правила написания

Письмо-претензия составляется в произвольной форме, но с соблюдением основных правил делопроизводства. А поскольку этот документ может быть представлен в суд, нужно учитывать некоторые реквизиты, которые сделают его юридически актуальным, а при несоблюдении могут лишить такого статуса. К таковым относятся:

• данные адресата претензии – лица, в том числе, юридического, нарушившего права подателя;
• информация о заявителе, включая контактные данные;
• суть претензии;
• личная подпись подателя;
• дата составления бумаги.

Как сформулировать претензию

Описывая фактическую ситуацию, приведшую к требованию возврата денег, стоит придерживаться таких рекомендаций.

1. Дата заключения договора (приобретения товара).
2. Основные обязанности сторон по договору.
3. Какие из указанных обязанностей были нарушены.
4. Требование подателя о возврате средств.
5. Сроки исполнения требования.
6. Меры, которые намерен предпринять заявитель при неудовлетворении его просьбы.

ВАЖНО! Пишите письмо-претензию в двух экземплярах. Постарайтесь получить на втором отметку о вручении (при личной подаче)

Индивидуальному предпринимателю
Разбудскому Антону Михайловичу,
юридический адрес: 426046, г. Ижевск,
ул. Первомайская, д. 18
от Добронравовой Ларисы Анатольевны,
проживающей по адресу:
426024, г. Ижевск, пр-т Победы, д 12, кв. 85

ПРЕТЕНЗИЯ НА ВОЗВРАТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

Между мною, Л.А. Добронравовой (далее Покупатель), и ИП Разбудский А.М. (далее Продавец) 12.05.2017 г. был заключен договор № П9н125467, по условиям которого Продавец должен был в установленные сроки передать Покупателю комод с пеленальным столиком «Агафьюшка», а Покупатель обязался оплатить цену товара.

Обязательства Покупателя выполнены полностью при заказе товара 12.05.2017 г. Продавцом были исполнены сроки доставки товара, но при его передаче обнаружилось, что комод по характеристикам не соответствует предоставленному образцу. Фасады комода изготовлены не из крашеного, а из пленочного МДФ, габариты не совпадают с заявленными, пеленальный столик обтянут другим материалом. Все это не соответствует требованиям, установленным ст. 469 ГК РФ и ст. 4 Закона «О защите прав потребителей» — при продаже товара по образцу или описанию продавец обязан передать товар, которые соответствует такому образцу или описанию.

В соответствии со ст. 18 закона о защите прав потребителей, Покупатель вправе вернуть товар, не соответствующий образцу, и потребовать вернуть уплаченную за него сумму.

На основании вышеизложенного, требую в десятидневный срок со дня получения данной претензии вернуть Покупателю денежные средства, уплаченные им за комод с пеленальным столиком «Агафьюшка», в соответствии с выписанной квитанцией. В противном случае Покупатель обратится в суд с заявлением о защите прав потребителя, выплате неустойки и возмещении морального вреда.

13. 05. 2017 г. /Добронравова/ Л.А. Добронравова

Нужно ли отвечать

В ситуациях, когда долг не платится на протяжении продолжительного срока, должникам может поступить претензия о взыскании, создаваемая согласно действующему законодательству. Ее не следует игнорировать, ведь иначе может последовать обращение в судебную инстанцию с иском. Посылка обращения с требованием выплаты задолженности является досудебным способом урегулирования спора.

Кредитор будет ждать ответа на посланную претензию и дальнейшего исполнения взятых на себя обязательств. Если все его требования не будут выполнены, может последовать исковое заявление и старт судебной тяжбы. Чтобы избежать такого хода событий, правильнее решить конфликт мирным путем.

Претензии бывают следующего свойства:

• подлежащие предъявлению в обязательном порядке;
• подлежащие предъявлению в рамках существующего договора;
• подлежащие предъявлению волеизъявлением любой из сторон.

Обратите внимание! Претензия в гражданском судопроизводстве не выступает в роли обязательного элемента, в отличие от арбитражного производства. Следовательно, посылка претензии – это шаг кредитора к разрешению конфликтной ситуации до судебного заседания

Ответить на такое послание нужно в любом случае.

Целями, с которыми кредитор отправляет претензию, являются:

• стимулировать должника вернуть задолженность, желательно в досудебном порядке;
• получить право на обращение в судебный орган;
• запугать должника.

В зависимости от цели, которой добивается жалобщик, будет зависеть вид ответа. Его можно создать по определенному шаблону.

Например, претензия от заказчика в рамках подрядного соглашения чаще всего акцентирует внимание на устранении недостатков в деятельности. Стороны вправе в договоре указать, что ответ является обязательным, но ответственность, как правило, не прописывают

Следовательно, требование нужно незамедлительно исполнить.

Внимание! Узнайте подробности здесь

Требования к написанию

Закон не выдвигает четких требований к образцу ответа на претензию. Чаще всего письмо оформляется на официальном бланке фирмы. Если бланка нет, письмо составляется на белой бумаге формата А4. Для придания официальности подобный документ должен содержать информацию о предприятии (название, реквизиты, контактный адрес и телефон).

Ответное письмо обязательно заверяется подписью директора или уполномоченного сотрудника.

Подготовленный ответ вручается адресату лично под подпись или направляется почтой рекомендованным письмом с уведомлением.

Существует три варианта ответа должника:

1. Согласиться полностью. При этом ответчик указывает, что полностью признает заявленные требования и обязуется их удовлетворить в установленный срок;
2. Согласиться частично. Заявленные требования принимаются ответчиком частично, он формулирует собственное урегулирование конфликта, которое излагает в ответе;
3. Отказаться. Такое возможно при необоснованных по закону или договору требованиях заявителя. В ответном письме указываются подтверждение правоты контрагента, ссылки на нормативные акты, пункты соглашения, результаты экспертной оценки. Также можно предложить заявителю обратиться в суд.

Главным при составлении ответного письма является уточнение собственного мнения по поводу требований, изложенных в претензионном обращении и доведение его до контрагента.

Что представляет собой претензия по оплате задолженности за коммунальные услуги?

Жилищный кодекс РФ в ст. 153 закрепляет за гражданином – нанимателем, арендатором, собственником квартиры или дома – обязанность по своевременной уплате коммунальных платежей. Сроки внесения денег за использованные услуги и ресурсы регулируются ст. 155 ЖК РФ.

Традиционно на совершение платежа за истекший период лицу выделяется 10 дней нового календарного месяца. Организации ЖКХ могут изменять сроки, указывая соответствующую информацию в квитанции. Управляющая компания вправе урегулировать спор относительно просроченных коммунальных платежей в досудебном порядке, направляя претензию должнику.

Претензия по оплате задолженности по коммунальным услугам представляет собой официальное письмо из организации ЖКХ с требованиями незамедлительного погашения суммы долга. Бумага направляется жильцу после безрезультатных устных бесед.

Составляется претензия из-за ненадлежащего исполнения абонентом, пользователем ресурсом, своих обязанностей по ЖК РФ.

Стороны могут исчерпать конфликт на досудебной стадии. Участие в судопроизводстве несет за собой дополнительные финансовые траты, отнимает время.

Претензия от управляющей компании направляется должнику, если оплата за пользование коммунальными услугами им не вносится на протяжении нескольких месяцев. К сумме основного долга добавляется пеня, размер которой высчитывается за каждый день просрочки в размере 1/300 ставки рефинансирования Центрального банка на протяжении первых 3 месяцев, 1/130 – после.

Гражданин должен обратить внимание на следующую информацию:

• пеня за первый месяц просрочки не начисляется;
• общая сумма штрафных выплат не превышает половинного объема задолженности.

При несогласии с требованиями организации ЖКХ должник может направить ответ на претензию, изложив в ней свою версию событий, предложить способы урегулирования ситуации, потребовать перерасчета начисленных платежей и штрафов.

Как правильно оформить?

Претензия о взыскании задолженности должна содержать такие данные:

• Ссылку на номер и дату подписанного соглашения.
• Перечень взятых обязательств по обстоятельствам соглашения.
• Определение факторов, которые подтверждают исполнение условий соглашения одной стороной.
• Условия соглашения, соответственно с которым должна осуществиться выплата за оказанные услуги.
• Факты, зависимо от которых образовался долг.
• Запрос с написанием периода на выплату суммы займа.
• Если нужно – запрос об оплате неустойки либо штрафа.
• Написание того, что если запросы претензии не будут выполнены вовремя, кредитор может обратиться в суд.

Претензию следует оформлять в письменной форме. Пишется эта бумага в двух примерах. Один пример направляется партнеру, другой остается у стороны-противника.

В одно время с претензией контрагент должен направлять копии всех бумаг, которые заверяют факт выполнения кредитором условий соглашения, а также факт появления долга.

Как оформляется оплата за другую организацию

Порядок действий при оплате долга третьим лицом будет следующий:

1. Одна компания «А в адрес своего должника компании «В направляет письмо, в котором содержится просьба о погашении задолженности перед третьей компанией «С в счет собственного долга.
2. Компания «В согласно письма оплачивает компании «С определенную сумму денежных средств.
3. Компания «В направляет копию платежки компании «А», подтверждающую исполнение оплаты.

В компании, оплатившей чужой долг должны будут храниться следующие документы: письмо об оплате за другую компанию, а также платежка с отметкой об оплате. Должнику также нужно будет иметь на руках документы, подтверждающие оплату третьем лицом. То есть, и копия письма и копия платежки должны храниться у должника, так как их отсутствие ведет к возникновению определенных рисков. Так, компании могут подать требование в взыскании уплаченных средств с должника, ссылаясь на то, что данная оплата проведена ошибочно.

В этом случае должнику нужно будет самому погашать свой долг перед кредитором.

Специального бланка для письма об оплате за другую организацию нет, составить его можно в свободной форме. Однако при составлении документа необходимо учитывать некоторые особенности, тогда письмо будет иметь юридическую силу. В письме должно быть указано следующее:

Что обязательно указывается в письме	Особенности указания
Все стороны соглашения	Потребуется указать наименования всех трех компании (компании, за которую производится оплата, компании, за которую погашается обязательство, а также компании, являющейся получателем денежных средств)
Что должно быть погашено	Указываются те обязательства, которые требуется погасить
Сведения о документах по платежу	Указать следует реквизиты счета, который требуется оплатить и договора, по которому производится оплата
Сведения о самом платеже	Сумма долга, реквизиты для оплаты, а также назначение платежа

Письмо составляется согласно правилам документооборота:

1. Верхняя часть документа должна содержать данные об адресате и отправителе, а также ФИО и должности руководителей.
2. После этого указывается обращение к руководителю компании, имеющей непогашенные обязательства перед должником.
3. Далее описывается сложившаяся ситуация, а также просьба об оплате. Также указываются реквизиты договора, явившегося основанием по возникшему долгу, сумму задолженности, необходимую для перечисления на счет третьей организации и сведения о данной организации.
4. После этого в письме указывают точные реквизиты кредитора, в том числе адрес, ИНН, КПП, расчетный счет, наименование, БИК и корсчет банка, в котором открыт счет.
5. Кроме всего прочего указывается просьба о предоставлении копии платежного поручения, на которой будет стоять отметка банка, подтверждающая исполнение обязательства.
6. Подписывает письмо руководитель компании-должника. Если организация не отказалась от использования печати, то она проставляется рядом с подписью руководителя.

Письмо с отметкой будет подтверждать проведение операции. А это в свою очередь поможет снизить возникновение возможных рисков.

Претензия управляющей компании к плательщику по поводу оплаты платежей по коммунальным услугам

Некоторые люди полагают, что низкое качество коммунальных услуг дает полное право не оплачивать счета, выставленные УК. Такое мнение является ошибочным. Организация, в ведении которой находится ЖКХ, при задержке оплаты в несколько месяцев вправе оформить претензию и насчитать пеню.

Имеется шаблон претензии, которую можно отправлять буквально с первых дней задержки оплаты. Но на практике документ отправляется только должникам, которые на несколько месяцев затянули с оплатой за коммунальные услуги.

На законодательном уровне образец претензии не утвержден. Поэтому каждая организация составляет его в соответствии с внутренним регламентом. Но следует иметь в виду, что стандартный бланк должен содержать определенные пункты. Если в документе они отсутствуют, то в суде можно легко оспорить законность такого формуляра.Составьте претензию на фирменном бланке предприятия и включите в нее такие пункты:

Данные отправителя.

• Реквизиты должника — ФИО и адрес регистрации.
• День, когда претензия была вручена неплательщику.
• Информацию о сумме задолженности, включая пеню, а также обозначение даты, до наступления которой долг должен быть погашен.
• Требования уплаты образовавшейся задолженности.
• Меры, которые УК применит в случае игнорирования претензии.
• Предложение обсудить создавшуюся ситуацию, с обозначением желаемого места и даты встречи.
• Претензию подписывает сотрудник, ответственный за визирование рассылки.

Документ можно дополнить информацией, касающейся обсуждаемого вопроса. Так, допустимо указать о возможности списания пени, если неплательщик погасит саму задолженность.

Предложите оформить реструктуризацию долга и дополните текст цитатами соответствующих законов.

Обращаем внимание, что отсутствие в претензии обязательной информации, к примеру, суммы задолженности, считается основанием для оспаривания законности документа в целом

Понятие претензии о погашении задолженности

Претензионное письмо о погашении задолженности – это юридический документ, послание к должнику с требованием добровольного исполнения денежных обязательств и устранения возникших в связи с этим правонарушений. Миссия данного акта – урегулирование конфликта в досудебном порядке и предупреждение о негативных последствиях для контрагента.

Если дебитор проигнорирует требования взыскателя, то дальнейший шаг решения проблемы – обращение в судебное учреждение, а претензия будет служить доказательством обязательного соблюдения досудебного порядка. Иногда стороны прописывают данное условие в договоре, но даже если этого пункта нет в соглашении, необходимо соблюсти претензионный режим.

Для чего она нужна

Данная мера была принята для того, чтобы облегчить работу судьям и ускорить процессы делопроизводства.

Если бы при малейшей просрочке платежа граждане обращались бы сразу в судебную инстанцию, то срок рассмотрения одного дела мог бы увеличиться в два раза из-за чрезмерной загруженности судов. Поэтому для более эффективной деятельности судей в случае образования задолженности кредитор должен сперва отправить письмо по оплате задолженности своему контрагенту.

Претензионное письмо о погашении задолженности пишется в свободной форме и с соблюдением правил делового стиля, но рекомендуется использовать разработанный экспертами образец.

Претензия о возврате денежных средств по расписке

Бланк претензии здесь.

______________________________________
(фамилия, имя, отчество должника)

Адрес:_________________________________

ОТ ___________________________________
(фамилия, имя, отчество полностью)

Адрес:_________________________________

Телефон_______________________________

ПРЕТЕНЗИЯ

о возврате долга по расписке

Я «____»____________г. передал Вам взаймы _____________________ руб. , а Вы, в свою очередь, выдали мне расписку, в которой указано на то, что Вы получили от меня сумму денег в долг в размере _______ руб. на срок до «___»__________ ____ г., с выплатой _____ % в месяц.

Согласно части 2 статьи 808 ГК РФ в подтверждение договора займа и его условий может быть предоставлена расписка или иной документ, удостоверяющие передачу ему займодавцем определенной денежной суммы или определенного количества вещей.

Таким образом, «___»__________ ____ г. между мной и Вами был заключен договор займа.

На основании статьи 810 ГК РФ, заемщик обязан возвратить заимодавцу сумму займа в срок и в порядке, которые предусмотрены договором займа.

Вы не возвратили мне в срок сумму займа.

Период просрочки долга составил на настоящий момент _____ дней, размер банковской ставки _____ %. Считаю, что с Вас на основании статьи 395 ГК РФ подлежат также взысканию проценты за пользование чужими денежными средствами.

Прошу вернуть мне денежную сумму в размере _________________________руб.

В случае отказа в удовлетворении данной претензии я буду вынужден обратиться в суд за защитой своих нарушенных прав, и в этом случае, кроме данного требования потребую дополнительно возмещения расходов на юридическую помощь.

«___»_________ ____ г.

Подпись _______(___________)

Образец и порядок составления ответа на претензию о погашении задолженности

Претензия о погашении задолженности по соглашению направляется одним из контрагентов (кредитором) другому (должнику) относительно неуплаты стоимости оказанных услуг или доставленной продукции. Контрагентом-должником может выступать как заказчик (покупатель), так и продавец (подрядчик).

Если покупатель направляет рекламацию – претензию относительно низкого качества продукции (услуг), недопоставки или нарушения срока доставки, второй контрагент вправе отстаивать свою позицию в ответ.

При написании претензии, контрагент ожидает ответ от должника с объяснением причин возникновения задолженности. Отвечать на претензию следует письменно с указанием информации, способной успокоить автора обращения.

Ответ на претензию по оплате задолженности предполагает ее погашение или предоставление гарантий выплаты суммы долга. Обычно эта информация излагается в тексте ответного письма. При отсутствии своевременного реагирования на претензионное обращение кредитор вправе взыскивать сумму задолженности в судебном порядке.

Если в планы должника не входит судебное делопроизводство, ему следует незамедлительно оплатить долг или ответить письменно на предъявленные претензионные требования. Ответ следует отправлять письмом с уведомлением о вручении адресату. Такое уведомление станет доказательственной базой попытки досудебного урегулирования конфликта.

Организация претензионной работы

Регламент проведения претензионного урегулирования споров утверждён в соответствующем Положении от 24 июня 1992 г. № 3116-I (за исключением некоторых пунктов, которые утратили силу), но точную процедуру законодатель пока что не разработал. Согласно ст. 5 ГК РФ она рассматривается как обычай делового оборота, широко применяемое правило поведения, не предусмотренное законодательством. Порядок проведения вытекает из целей, принципов, требований контроля в сфере закупок. Также нормативной базой является Конституция РФ, ГК, Бюджетный, Арбитражный процессуальный кодекс, ФЗ №44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ…». Перед составлением нужно изучить образец требования о погашении задолженности для того, чтобы понять его содержании и правила оформления.

Чтобы претензионная работа была эффективной, важно ещё вначале сотрудничества предусмотреть соответствующий раздел в должностном регламенте контрактного управляющего, издать локальный акт о порядке организации, ведения. Конкретный алгоритм по разным категориям претензий, стратегии, методы должны формироваться специалистами участника с учётом специфики сферы, контракта, нормативных актов

При возникновении ситуации, когда требуется защита прав, интересов, заказчик вынужден принудить недобросовестного партнёра к выполнению обязательств по контракту, взыскать долг, пеню или штраф.

Основные этапы претензионной работы:

• определение должностного лица (структурного подразделения), которое будет отвечать за ведение претензионной работы;
• составление двухстороннего акта выявления недостатков;
• сбор доказательств по фактам неисполнения договора;
• составление и отправка претнзионного письма.

Если вторая сторона в срок не устранит претензию, заказчик имеет право перейти к следующему этапу претензионной работы – подаче искового заявления в суд.

Структура документа

Лучшим ответом будет предложение мирного урегулирования возникшего конфликта. Для составления документа следует придерживаться общего плана:

1. Реквизиты фирмы-должника, должность, ФИО руководителя;
2. Место и дата составления документа;
3. Исходящий номер и дата составления претензионного обращения;
4. Основная часть: информирование контрагента о принятии претензии к рассмотрению, а также о принятом решении. Стоит обозначить причину возникновения долга, а также сроки его погашения. Можно принести извинения. Это покажет ваше желание продолжить сотрудничество;
5. Подпись, инициалы руководителя.

Переписка с контрагентом является частью официального документооборота, поэтому подлежит обязательной регистрации в Журнале исходящей корреспонденции. Можно заверить документ печатью. Это покажет ваше уважение к обратившемуся, а также решение заявленной проблемы на самом «высшем» уровне.

Чем грозит игнорирование претензионного письма?

Во-первых, игнорирование развязывает руки кредитору — он будет иметь полное право обратиться в суд уже на следующий день после того, как выйдет срок на направление ответа.

Во-вторых, отсутствие ответа — негативная характеристика ответчика. В результате и без того невысокий шанс на победу в суде уменьшается еще более.

В-третьих, судебные тяжбы, даже если ответчику каким-либо образом все же удается победить, требуют времени и денег. По этой причине редкий кредитор желает подавать иск.

Как правило, при попытке урегулировать вопрос в досудебном порядке кредитор охотно идет навстречу и может, например, уменьшить ежемесячный платеж. В результате выиграют обе стороны: дебитору будет проще погасить долг, кредитор со временем вернет себе ссудные деньги, и обе стороны не будут тратиться на судебные разбирательства.

Заключение: 4 важных момента

Проблема неплатежей – досадный предпринимательский риск, но все же долги в большинстве случаев реальны ко взысканию. Зачастую, грамотно составленная претензия может разрешить вопрос и привести к погашению задолженности.

В то же время важно помнить прописные истины:

1. Требования должны быть реальными.
2. Письменная форма.
3. Предъявление способом, исходя из которым получатель будет идентифицирован.
4. Требования необходимо мотивировать и подкреплять документальным обоснованием.

При соблюдении всех рекомендаций, претензия даст положительный результат, если только должник будет платежеспособным. В любом случае такой предсудебный документ никогда не будет лишним. Тем не менее, в первую очередь нужно внимательно и тщательно выбирать партнеров по бизнесу, тогда и просрочек можно избежать.