Регистрация обособленного подразделения в 2020 — 2021 годах — пошаговая инструкция

Постановка обособленного подразделения на учет во внебюджетных фондах

Для обособленных подразделений организации, имеющих отдельный баланс, расчетный счет и осуществляющих выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, предусмотрена постановка на учет в территориальных отделениях Пенсионного фонда РФ, Фонда социального страхования РФ, Фонда обязательного медицинского страхования.

Соответствующие положения содержатся в Федеральном законе от 23.12.2003 N 185-ФЗ «О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования процедур государственной регистрации и постановки на учет юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» и в принятых в соответствии с ним нормативно-правовых актах данных внебюджетных фондов.

Для постановки на учет в Пенсионном фонде РФ организации необходимо обратиться в соответствующий его территориальный орган. Никаких письменных заявлений подавать не нужно. Территориальный орган делает запрос в налоговый орган, в котором организация зарегистрировала свое обособленное подразделение, и, получив сведения, регистрирует организацию в срок не позднее пяти дней.

После регистрации территориальный орган ПФР направляет организации извещение в двух экземплярах. Один из них необходимо в 10-дневный срок передать в территориальный орган ПФР, в котором стоит на учете сама организация (см. разд. II Порядка регистрации в территориальных органах Пенсионного фонда РФ страхователей, производящих выплаты физическим лицам, утвержденного Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 19.07.2004 N 97п).

Чтобы зарегистрироваться в территориальном отделении Фонда социального страхования РФ, организации необходимо подать заявление по установленной форме. Срок подачи заявления — не позднее 30 дней со дня создания обособленного подразделения.

Одновременно с заявлением представляются заверенные в установленном порядке копии свидетельства о государственной регистрации организации; свидетельства о постановке организации на учет в налоговом органе; уведомления о постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения обособленного подразделения; документов, подтверждающих создание обособленного подразделения (положения об обособленном подразделении, доверенности, выданной организацией руководителю обособленного подразделения); извещения о регистрации в качестве страхователя юридического лица, выданного региональным отделением Фонда по месту его нахождения. Если обособленное подразделение имеет открытый банковский счет, также представляется справка из банка об этом счете.

Регистрация производится в течение пяти рабочих дней со дня получения документов. При регистрации организации по месту нахождения обособленного подразделения присваивается расширенный регистрационный номер, дополненный кодом обособленного подразделения, и код подчиненности.

Извещение о регистрации организации по месту нахождения обособленного подразделения оформляется в трех экземплярах. Один экземпляр направляется организации, второй — в филиал регионального отделения ФСС РФ, осуществляющий взаимодействие с организацией-страхователем, третий — в региональное отделение ФСС РФ по месту регистрации организации (см. разд. II Порядка регистрации в качестве страхователей юридических лиц по месту нахождения обособленных подразделений и физических лиц в исполнительных органах Фонда социального страхования РФ, утвержденного Постановлением ФСС РФ от 23.03.2004 N 27).

Для постановки на учет в территориальном отделении Фонда обязательного медицинского страхования РФ организация подает также заявление. Срок его представления — не позднее 30 дней со дня создания обособленного подразделения (ст. 9.1 Закона РФ от 28.06.1991 N 1499-1 «О медицинском страховании граждан в Российской Федерации»).

Порядок регистрации организаций-страхователей в территориальном фонде обязательного медицинского страхования и форма свидетельства о регистрации страхователя устанавливаются Правительством РФ. До настоящего времени такой порядок не установлен.

Понятие «рабочее место»

Определения рабочего места НК РФ не содержит, поэтому на основании п. 1 ст. 11 НК РФ допустимо применить это понятие в значении, приданном ему в иных отраслях законодательства. Для данной ситуации допустимо использовать понятие, установленное в Трудовом кодексе РФ.

Согласно ст. 209 ТК РФ рабочим признается «место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя».

Согласно абз. 2 ст. 20 ТК РФ работником признается физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. Указание конкретного рабочего места на основании ст. 57 ТК РФ в обязательном порядке должно быть включено в текст заключенного трудового договора. При этом когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, в трудовом договоре должно быть приведено не только место работы с указанием обособленного структурного подразделения, но и его место нахождения.

Обязательным признаком рабочего места является контроль (прямой или косвенный) над ним со стороны работодателя. Под этим следует понимать право работодателя:

• на законном основании входить в помещение, где оборудовано рабочее место;
• оборудовать это место в соответствии с его функциональным назначением (с соблюдением правил по охране труда);
• непосредственно осуществлять контроль над деятельностью работника, для чего он должен состоять с последним в трудовых отношениях, оформленных в порядке, установленном законом.

Требование подконтрольности работодателю рабочего места позволяет признать обособленным подразделением организации и помещения, где оборудованы соответствующие рабочие места, но в отношении которых организация не является собственником или арендатором.

Определяя понятие рабочего места как «места, в котором работник должен находиться» (но не обязательно находится в данный момент), законодатель позволяет признать обособленным подразделением и помещения, где оборудованы стационарные рабочие места, но по тем или иным причинам отсутствуют работники данной организации, а значит, и не осуществляется трудовая деятельность.

Вместе с тем в данном случае возникает проблема: как следует поступить, если трудовую деятельность в помещении, принадлежащем налогоплательщику, осуществляют работники иной организации? По мнению специалистов налоговых органов (Письма УФНС России по г. Москве от 22.03.2005 N 20-12/19402, от 12.11.2004 N 23-10/72962), в таком случае обособленное подразделение не может быть признано созданным. Основным аргументом для такого вывода может служить то обстоятельство, что, хотя в данном помещении созданы оборудованные рабочие места, они не предполагают нахождение на них работников налогоплательщика. Соответственно, не выполняется один из обязательных критериев для признания данного места рабочим. Такое разъяснение не универсально, и налогового спора удастся избежать, скорее всего, только при наличии доказательств, что эти рабочие места изначально создавались для чужих сотрудников и сама организация никогда не вела свою деятельность через данное подразделение. Во всех остальных случаях применение подобной аргументации может быть поставлено под сомнение как не основанное на нормах закона.

Определение ст. 209 ТК РФ распространяется на ситуации, при которых возникают отношения работника и работодателя, являющихся сторонами трудового договора (контракта).

Это обстоятельство позволяет налогоплательщикам при заключении между сторонами гражданско-правового, а не трудового договора (например, договора подряда) утверждать, что рабочее место не было создано. Налоговые органы будут вынуждены дополнительно в судебном порядке доказывать, что между сторонами договора фактически имели место трудовые отношения и при возникновении спора, связанного с квалификацией договора, следует исходить из его содержания, а не названия. Правом самостоятельно переквалифицировать такой вид договора из гражданско-правового в трудовой налоговые органы не наделены.

Страховые взносы

В соответствии с п. 1 ст. 30 НК РФ контроль за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) страховых взносов осуществляют налоговые органы.

Согласно пп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ плательщиками страховых взносов признаются в том числе лица, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, в частности организации.

В соответствии с п. 7 ст. 431 НК РФ плательщики (организации), указанные в пп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ, представляют расчет по страховым взносам (не позднее 30-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом):

• в налоговый орган по месту нахождения организации;

• по месту нахождения обособленных подразделений организаций, которые начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц.

Согласно пп. 11 ст. 431 НК РФ уплата страховых взносов и представление расчетов по страховым взносам производятся организациями:

• по месту их нахождения;

• по месту нахождения обособленных подразделений, которые начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, если иное не предусмотрено п. 14 ст. 431 НК РФ.

Таким образом, при наличии у организации обособленных подразделений уплата страховых взносов и представление расчетов по ним производятся организацией по месту нахождения обособленных подразделений, которые начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц (независимо от наличия у обособленных подразделений отдельного баланса, наличия открытого расчетного счета в банке).

Поскольку в рассматриваемой ситуации организация не наделяет полномочиями обособленное подразделение по начислению выплат и вознаграждений в пользу физических лиц, то организации следует производить уплату страховых взносов и представлять расчеты по страховым взносам по месту нахождения организации. Данный вывод следует в том числе из писем Минфина России от 08.02.2017 N 03-15-06/6671, от 06.03.2017 N 03-15-10/12652, от 02.03.2017 N 03-15-06/11948.

Что означает «обособленное подразделение»

Определение этого понятия содержит ст. 11 Налогового кодекса. Обособленное подразделение юридического лица (англ. isolated subdivision/subunit of organization) — это каждое отделение, которое расположено обособленно от головной организации и имеет технически оснащенные стационарные рабочие места. Последние создаются на период больше месяца, а отделение:

• не признается самостоятельным юрлицом;
• подлежит постановке на учет в налоговой инспекции там, где находится, даже если деятельность через него не ведется;
• действует согласно положениям, которые разработаны, утверждены юрлицом.

Рабочее место создает наниматель (головной офис), который его контролирует. Например, ООО может арендовать помещение, оборудовать его, приспособить под выполнение конкретных задач. Так открывается обособленное подразделение ООО.

Создание, дальнейшее существование такой структуры становится возможным исключительно при наличии головной организации.

Подразделение может признаваться обособленным без отображения в учредительной, иной документации.

Его признаки

По ст. 11 НК РФ подразделение признается обособленным, признается созданным, если имеет следующие характерные признаки:

1. Отдельное месторасположение (расположено отдельно от головного офиса).
2. Наличие хотя бы одного оснащенного рабочего места, созданного на период больше месяца и подконтрольного нанимателю.
3. Заключение трудового договора хотя бы с одним работником.

Обособленность подобных структур подразумевает тот факт, что адрес их месторасположения и юридический адрес головной организации (нанимателя), прописанный в учредительной документации, разнятся. Точка, где расположено отделение, является местом, где организация через него ведет деятельность. Ее действующий адрес — это адрес юридического лица в пределах его собственного местонахождения, указанный в ЕГРЮЛ (применительно к ст. 54 ГК РФ).

Как разъясняет Минфин РФ (письмо от 26 июля 2019 г. № 03-03-06/1/56159), отделения подлежат постановке на учет всегда, за исключением случаев, когда их адрес совпадает с адресом головного офиса. Если, например, офис и отделение находятся в одном городе, но на разных улицах, сообщать о нем ИФНС тоже нужно, но только там, где находится юридическое лицо.

Рабочее место, согласно ст. 209 ТК РФ, — это рабочая зона, где работник должен пребывать, работать. Создается, оборудуется нанимателем, прямо либо косвенно ему подконтрольно. Квартира, где человек удаленно выполняет работу на компьютере, порученную нанимателем, — не обособленное отделение. Наниматель не оснащает для надомного работника рабочее место. Ни квартира, ни компьютер не контролируются нанимателем.

Стационарное рабочее место создается на период больше месяца и может быть единственным. Трудиться здесь постоянно либо периодически может один работник. А вот склад, арендованный на две недели, где работник пребывает постоянно, — это уже не стационарное рабочее место. Такой склад не обладает признаками обособленной структуры и ею не признается.

Разница между представительством и филиалом ООО

Обособленные подразделения бывают двух видов: филиалы, представительства (применительно к ст. 55 ГК РФ). Оба вида работают согласно учрежденным положениям, но не автономны как юридическое лицо. Руководителей, которые уполномочены действовать по доверенности, назначает для них юрлицо.

Отличительные особенности:

1. Представительство ООО либо иного юрлица (узкое понятие) представляет, защищает интересы юридического лица, реализуя тем самым его правовую функцию.
2. Филиал по сравнению с ним наделен наибольшими полномочиями, занимается коммерческой деятельностью, полностью либо частично исполняет функции юридического лица, а также представительства.

Это ключевые признаки, отличающие филиал юридического лица от представительства. Учет организаций, ее отделений ведется с применением норм ст. 83 НК РФ.

Информацию о филиалах, представительствах содержит ЕГРЮЛ.

Не все обособленные подразделения причисляют к филиалам либо представительствам. Многие из них могут отсутствовать в учредительных документах и существовать без руководителя. Головная организация может не предусматривать специальное положение для них.

Налог на прибыль организаций

Особенности исчисления и уплаты налога на прибыль организаций налогоплательщиком, имеющим обособленные подразделения, определены ст. 288 НК РФ.
Налогоплательщики — российские организации, в состав которых входят обособленные подразделения, производят исчисление и уплату:

• сумм авансовых платежей и налога на прибыль, подлежащих уплате в федеральный бюджет, — по месту нахождения головной организации без распределения этих сумм по обособленным подразделениям (п. 1 ст. 288 НК РФ);

• сумм авансовых платежей и налога на прибыль, подлежащих уплате в бюджет субъекта РФ, — по месту нахождения головной организации, а также по месту нахождения каждого из ее обособленных подразделений исходя из доли прибыли каждого обособленного подразделения (головной организации) (п. 2 ст. 288 НК РФ).

Доля прибыли, приходящейся на обособленное подразделение, определяется как средняя арифметическая величина удельного веса среднесписочной численности работников (расходов на оплату труда) и удельного веса остаточной стоимости амортизируемого имущества этого обособленного подразделения соответственно в среднесписочной численности работников (расходах на оплату труда) и остаточной стоимости амортизируемого имущества, определенной в соответствии с п. 1 ст. 257 НК РФ, в целом по налогоплательщику.

Перечислять налог на прибыль по месту нахождения обособленных подразделений нужно независимо от того, есть ли у них доходы и расходы, формирующие налоговую базу (письмо Минфина России от 10.10.2011 N 03-03-06/1/640).
Декларация по налогу на прибыль представляется в налоговые органы по месту нахождения организации и каждого обособленного подразделения (первый абзац п. 1 ст. 289 НК РФ) в том числе и в ситуации, когда суммы налога на прибыль к уплате нет (письмо Минфина России от 22.01.2013 N 03-03-06/1/20).

В то же время если налогоплательщик имеет несколько обособленных подразделений на территории одного субъекта РФ, то распределение прибыли по каждому из этих подразделений может не производиться. Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет этого субъекта РФ, в таком случае определяется исходя из доли прибыли, исчисленной из совокупности показателей обособленных подразделений, находящихся на территории одного субъекта РФ. При этом налогоплательщик самостоятельно выбирает то обособленное подразделение, через которое осуществляется уплата налога в бюджет этого субъекта РФ, уведомив о принятом решении налоговые органы, в которых налогоплательщик состоит на налоговом учете по месту нахождения своих обособленных подразделений, до 31 декабря года, предшествующего налоговому периоду. Уведомления (смотрите письмо ФНС от 30.12.2008 N ШС-6-3/986) представляются в налоговый орган в случае, если налогоплательщик изменил порядок уплаты налога, изменилось количество подразделений на территории субъекта РФ или произошли другие изменения, влияющие на порядок уплаты налога. При этом подразделением, «ответственным» за уплату налога, может быть и сама головная организация.

Как неоднократно указывали представители финансового ведомства и налоговой службы, если организация и все ее ОП находятся на территории одного субъекта РФ, то налогоплательщик вправе уплачивать налог на прибыль в бюджет этого субъекта РФ за все свои ОП через головную организацию. То есть подразделением, «ответственным» за уплату налога, может быть и головная организация (письма Минфина России от 09.07.2012 N 03-03-06/1/333, от 25.01.2010 N 03-03-06/1/22, от 12.03.2009 N 03-03-06/1/130, ФНС России от 19.12.2012 N ЕД-4-3/21580@, от 11.04.2011 N КЕ-4-3/5651@, от 26.01.2011 N КЕ-4-3/935, УФНС России по г. Москве от 17.08.2012 N 16-15/076180@, от 07.08.2012 N 16-15/071669@, от 20.06.2012 N 16-15/053947@, от 23.12.2009 N 16-15/136064).

В случае, когда налог перечисляется только через головную организацию или ответственное обособленное подразделение, декларацию по налогу на прибыль по месту нахождения обособленных подразделений, через которые налог не уплачивается, подавать не требуется (смотрите письма Минфина России от 18.02.2016 N 03-03-06/1/9188, от 25.11.2011 N 03-03-06/1/781, от 25.01.2010 N 03-03-06/1/22, от 02.12.2005 N 03-03-04/2/127, ФНС России от 11.04.2011 N КЕ-4-3/5651@).

Поскольку в рассматриваемой ситуации организация и её ОП находятся в одном субъекте РФ, то уплата налога на прибыль (авансовых платежей) правомерно может производиться только по месту нахождения головной организации без распределения на ОП. Если организация решит, что налог на прибыль будет уплачиваться головной организацией за созданное ОП, то, как уже было замечено выше, об этом надо уведомить налоговый орган.

Обособление в бухгалтерском учете

Для целей ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности отдельное понятие обособленного подразделения отсутствует, однако бухгалтеру не нужно ориентироваться на общепринятое или правовое определения «обособки». Бухгалтерский учет — формирование документированных систематизированных сведений о фактах хозяйственной жизни, активах, обязательствах, источниках финансирования деятельности, доходах и расходах организации и составление на основе такой информации бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 2 ст. 1 и ст. 5 Закона о бухгалтерском учете <1>). Для финансового работника фактор обособленности может быть важен для ведения бухгалтерского учета или составления бухгалтерской отчетности.

<1> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

В первом случае вводятся субсчета (аналитика) для отражения тех или иных операций и объектов (себестоимости, продаж, активов, обязательств и т.д.), во втором — объекты бухгалтерского учета выделяются в отчетности — отдельном балансе. Как правило, в число обособленных показателей входит тот минимум, который характеризует деятельность обособленного подразделения. Чем больше (меньше) в нем операций, тем больше (меньше) показателей, установленных головным офисом для своей «обособки».

Если в подразделении осуществляется одна или несколько операций производственного процесса, штат подразделения небольшой, а собственных отдельных доходов нет, такое подразделение можно не выделять на отдельный баланс. Все относящиеся к нему расходы отражает централизованная бухгалтерия на основании представляемых ей первичных документов. Если же подразделение участвует в нескольких направлениях деятельности и получает доходы, то налицо все признаки самостоятельности данного подразделения и потенциальной необходимости отдельного баланса.

Есть еще комбинированный вариант для нескольких «обособок»: головная организация ставит небольшие и близко расположенные подразделения на свой баланс, а подразделения, проводящие большое количество операций и значительно удаленные от головного офиса, ведут учет на отдельном балансе. Предприятия промышленности вправе отделить от головного офиса (управления) свои основные, вспомогательные, складские (сбытовые) подразделения. Дополнительные площадки могут потребоваться для запуска (освоения) новых направлений производства. Именно они чаще всего попадают в разряд обособленных подразделений. А как вести учет «обособке», в которой находится один из производственных цехов?

НДФЛ

Пунктом 7 ст. 226 НК РФ установлено, что сумма НДФЛ, исчисленная и удержанная налоговым агентом у физического лица, в отношении которого он признается источником дохода, уплачивается в бюджет по месту учета налогового агента в налоговом органе. При этом налоговые агенты, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы НДФЛ в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего ОП. Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет по месту нахождения ОП, определяется исходя из суммы дохода, подлежащего налогообложению, начисляемого и выплачиваемого работникам этого обособленного подразделения, а также исходя из сумм доходов, начисляемых и выплачиваемых по договорам гражданско-правового характера, заключаемым с физическими лицами обособленным подразделением (уполномоченными лицами обособленного подразделения) от имени такой организации.

То есть по общему правилу НДФЛ должен перечисляться отдельно по головной организации и обособленному подразделению. НДФЛ, относящийся к суммам дохода работников ОП, должен перечисляться по месту нахождения (месту постановки на учет) этого ОП.

ФНС России в письмах от 12.03.2014 N БС-4-11/4431@, от 03.08.2011 N АС-4-3/12547 разъяснила, что при перечислении НДФЛ за работников ОП следует оформлять отдельные платежные поручения по каждому обособленному ОП с указанием присвоенного ему при постановке на налоговый учет КПП и соответствующего кода ОКТМО муниципального образования, в бюджет которого перечисляется НДФЛ. Производить уплату налога централизованно, одним платежным поручением по месту нахождения головной организации как за работников головной организации, так и за работников ОП, по мнению ФНС, нельзя (письма УФНС по г. Москве от 28.04.2007 N 28-11/040726, от 01.07.2010 N 20-15/3/068888).