Контроль ради контроля вреден. как руководителю правильно контролировать сотрудников?

Что входит в программу учета

К рабочим функциям рассматриваемого ПО относят:

• Составление и отправка Администратору отчетов за установленный период: день, неделя, месяц, квартал, полугодие и год. Они выглядят как файлы в формате PDF в виде статистических цифр и графиков.
• Формирование ленточного графика с визуальным представлением о времени начала и окончания работы, присутствующих перерывах и их продолжительности, распределении пиков активности в течение отчетного периода.
• Формирование табеля за 1 мес. — включает в себя отчет по бухгалтерской форме T-12. Не только предоставляет сведения для руководства, но и является источником начисления зарплаты, что значительно облегчает работу сразу и отдела кадров и бухгалтерии.
• Отчет по деятельности каждого сотрудника (индивидуальный) показывает, чем конкретно занимался пользователь на рабочем компьютере в трудовое время.
• Обобщающий сводный отчет по сотрудникам для выявления наиболее продуктивных и негативных звеньев в коллективе.

Для решения вопроса о премировании лучших сотрудников или финансовом наказании худших можно задать в программе составление общего годового отчета по рабочему времени и активности среди сотрудников всей компании или внутри каждого отдела.

Подобный электронный автоматизированный учет (контроль) рабочего времени значительно упрощает процессы слежения за сотрудниками. Теперь не потребуется внезапно возвращаться на работу или из-за угла ловить хитрецов. Софт, который работает тайно самостоятельно будет фиксировать все действия с рабочих ПК, записывать их, анализировать и на основании полученных данных составлять точную и подробную отчетность.

Автоматизированный учет рабочего времени — это удобное средство, которое составляет независимую оценку деятельности каждого сотрудника. Его анализам можно полностью доверять, т. к. тут полностью отсутствует вероятность ошибки или вмешательства личных отношений. С его помощью можно быстро получить реальную картину о положении вещей в компании или отдельно взятом отделе, без привлечения специалиста по компьютерным технологиям.

Скачать программу для учета рабочего времени бесплатно в тестовом варианте можно на официальном сайте разработчиков StaffCop. Здесь же можно приобрести полную лицензированную версию этой программы, состоящей из комплекса полезных работодателю приложений. С их помощью контроль даже за большим количеством сотрудников станет легким, простым и качественным.

Для чего нужны системы учёта времени?

Мы опросили 15 компаний, разрабатывающих тайм-трекеры или пользующихся ими. Оказалось, что прямой контроль занятости сотрудников — не единственное, зачем нужны эти системы. Разберём, как используют тайм-трекеры разные компании.

Для начисления зарплат и премий. Как рассказал основатель Visotsky Consulting Александр Высоцкий, в компании от количества проработанных по Time Doctor часов зависит зарплата сотрудников и начисление бонусов. Рабочее время учитывается только тогда, когда Time Doctor включён. Это значит, что если человек выключил систему, то он занимался личными делами. Если же он будет делать это при включённом Time Doctor, будет видно, на что он действительно потратил время.

Для оценки затрат на проект. Часто бывает сложно оценить трудовые, а, следовательно, и финансовые затраты на проект. Тайм-трекеры позволяют подсчитать, сколько часов работы понадобилось на решение определённых задач. «Мы в своей компании используем учёт рабочего времени для оценки затрат на проектах. Используем доработанный инструмент для своей CRM (Redmine)», — делится опытом директор компании EMX Михаил Ерёменко.

Анализ времени, которое сотрудник потратил на разных сайтах за две недели. Скриншот: сервис Bitcop

Для контроля сотрудников техподдержки и консультантов. Для них скорость реакции на запрос и количество обработанных заявок — один из критериев эффективной работы. Системы учёта рабочего времени могут помочь в этом.

«Единственная категория сотрудников, чьё время действительно имеет смысл замерять, — те, кто обязан быть на рабочем месте по условию договора, — говорит Евгения Бородина, операционный директор коммуникационного агентства 2L (Москва). — Это такие позиции, как консультанты, техподдержка и так далее».

Системы контроля времени сотрудников нужны в двух случаях, считает директор по персоналу Avon в России Анна Муромцева

Первый: для сотрудников, где важно присутствие на рабочем месте. Например, для консультантов поддержки в мессенджерах и онлайн-помощников

Как правило, даже оплата таких сотрудников почасовая. Обычно подобные условия оговариваются при приеме на работу. Второй: в процессных компаниях с высокой долей администрирования. В большинстве остальных случаев такие системы излишни, считает Муромцева.

Для личного тайм-менеджмента

Системы учёта рабочего времени нужны сотрудникам любого уровня, обращает внимание Максим Ключкин из Bitcop. Сотрудники могут отслеживать, сколько времени они тратят на выполнение разных задач, на что отвлекаются

Так они могут совершенствовать свой тайм-менеджмент.

Хронометраж рабочего дня. Скриншот: сервис Bitcop

Тайм-трекинг позволяет узнать много нового о себе и своей работе, говорит Высоцкий. «Большинство людей, начав делать хронометраж, получают много инсайтов. И я не исключение. Вы увидите, над чем на самом деле работали

Некоторые вещи притягивают наше внимание, и нам кажется, что мы работаем над ними всё время. Но хронометраж показывает, что на самом деле вы тратите на них не столько времени, сколько думали», — говорит Высоцкий

Системы учёта рабочего времени могут быть полезны и фрилансерам. Отслеживание рабочего времени позволяет рационально распределять собственную нагрузку, отмечает генеральный директор IT-компании «Инфомаксимум» (одно из направлений — разработка тайм-трекеров) Александр Бочкин. В результате фрилансер может рассчитывать трудозатраты на проект и выставить адекватный ценник за свою работу.

Для решения проблем с конкретным сотрудником. Иногда у компании нет необходимости контролировать рабочее время работников. Однако она всё равно прибегает к тайм-трекингу, чтобы выявить проблему, решить её, а потом убрать контроль. Об этом рассказывает основатель коммуникационного агентства PR Perfect Кристина Петрова.

Документируем

Прежде всего обязанность работника использовать информационные ресурсы нанимателя и его технические средства исключительно для выполнения должностных обязанностей фиксируют трудовой контракт и должностная инструкция. Они же должны запрещать хранение личной информации на корпоративных ресурсах (ПК и файловые хранилища) и передавать ее по корпоративным каналам связи (электронная почта, сеть Интернет и др.).

Наниматель также обезопасит себя, если закрепит эти положения в локальных нормативных правовых актах организации. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка могут появиться пункты:

• «Предоставляемые работнику для выполнения трудовых обязанностей ЭВМ и другая оргтехника, имеющие доступ к сети Интернет, а также предоставленный работнику корпоративный email-адрес должны использоваться работником исключительно в целях получения и передачи информации рабочего характера. Пользование ЭВМ и оргтехникой в личных целях запрещается».
• «То же распространяется на ICQ, Skype, Viber и иные средства связи при условии, что такие виды связи являются общекорпоративными средствами и для их использования в служебных целях формируются отдельные аккаунты работников».

Идем дальше. По законодательству РФ наниматель не только вправе, но и обязан контролировать сотрудников, обеспечивая информационную безопасность в следующих направлениях:

• защита персональных данных (ФЗ от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»)
• защита банковской тайны (ФЗ от 02.12.1990 №395-1 «О банках и банковской деятельности»);
• защита информации, содержащейся в государственных информационных системах (ФЗ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»);
• защита информации в АСУ на критически важных объектах и объектах, представляющих повышенную опасность для жизни и здоровья людей и для окружающей среды;
• защита коммерческой тайны (ФЗ от 29.07.2004 №198-ФЗ «О коммерческой тайне»).

Так, работодатель обязан регулировать использование сотрудниками информации, составляющей коммерческую тайну (часть 1 статьи 10 ФЗ «О коммерческой тайне»). А часть 3 статьи 11 ФЗ «О коммерческой тайне» обязует работника:

• выполнять установленный работодателем режим коммерческой тайны;
• не разглашать эту информацию и не использовать ее в личных целях без согласия владельцев даже после прекращения действия трудового договора;
• передать работодателю материальные носители с данной информацией при прекращении или расторжении трудового договора.

Кстати, условия о неразглашении тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной) в качестве дополнительных могут указываться в трудовом договоре (статья 57 ТК РФ).

Для выполнения требований регуляторов организации наделяются рядом прав. В частности – правом применять средства и методы технической защиты конфиденциальности информации (часть 4 статьи 10 Федерального закона «О коммерческой тайне»).

Почему наниматель будет прав

Закрепленные в документах цели и порядок применения системы, которые запрещают собирать сведения частной жизни работников, а также запреты и предупреждения работникам говорят об отсутствии умысла нарушать неприкосновенность частной жизни сотрудников (статья 137 УК РФ).

Обвинить нанимателя в нарушении тайны переписки (статья 138 УК РФ) также нельзя. Учитывая указанные выше уведомления, запреты и обязательства сотрудников по их соблюдению, компания не может и не должна знать, что нарушит право человека на тайну личной переписки, если прочтет его рабочее сообщение. То есть действия работодателя неумышленны и, кроме того, о невиновности говорит согласие работника на ознакомление со сведениями его частной жизни.

В пользу легальности использования системы контроля говорит и специфика работы этих продуктов: как правило, анализирует перехваченные данные не человек, а сама программа, которая к уголовной ответственности привлечена быть не может (статья 19 УК РФ).

Эти рекомендации – обобщенная схема, но она позволяет понять стратегию внедрения систем контроля. За более четкими инструкциями вы можете обратиться к специалистам «СёрчИнформ».

Bitcop

Система мониторинга Bitcop используется в 12 странах мира, а ее клиентами являются более 2000 организаций. Программа позволяет осуществлять дистанционный контроль и выявлять продуктивных и непродуктивных сотрудников, оптимизируя бизнес, снижая издержки и увеличивая прибыль.

К основным возможностям системы Bitcop относятся:

• учет рабочего времени;
• оценка продуктивности деятельности работников;
• фиксация скриншотов;
• мониторинг используемых сотрудником веб-сайтов, поисковых запросов, а также программ и приложений;
• представление активности сотрудника в виде снимков экрана;
• контроль текущих задач;
• блокировка сайтов;
• предотвращение утечки информации.

Система может функционировать в скрытом режиме, незаметно для сотрудника. Дополнительно программу можно интегрировать с другими решениями, например, такими, как IP-телефония, мессенджеры, система СКУД, различные приложения для бизнеса (AutoCAD, Microsoft Office и др.), и синхронизировать с Active Directory.

Bitcop предлагает бесплатное тестирование в течение двух недель, а также полностью бесплатное использование системы для одного пользователя.

Планирование работы с сотрудниками

Ну а теперь, когда мы разобрались с тем, по каким причинам сотрудники могут выдавать недостаточно каче- ственные результаты, поговорим о том, как спланировать работу над коррекцией их трудового поведения.

Для планирования вам понадобится такая табличка.

В первой графе следует описать тот аспект трудового по- ведения сотрудника, который вы хотите скорректировать. Причем описать его в терминах действия. <…>

Во второй графе укажите, какого трудового поведения вы ожидаете от сотрудника. <…>

В графе «Управленческие действия» первым пунктом всегда будет применение инструмента «управленческая обратная связь». Но вот дальше там могут быть перечислены и другие действия.

И конечно, нужно заранее определить, как вы проверите изменение качества работы сотрудника. Запишите инструмент проверки в последнем столбце.

• критично для рабочего процесса;
• надо исправить, но терпит;
• неплохо бы улучшить, но некритично.

Это позволит вам расставить приоритеты и направить усилия в первую очередь на действительно важные аспекты его трудового поведения.

<…>

Вот пример плана работы с сотрудником.

Разберемся в трудовых отношениях

Согласно Трудовому кодексу РФ в трудовых отношениях фигурируют:

• Человек, согласившийся на конкретную работу за оговоренную плату (выполняет обязанности и подчиняется правилам внутреннего распорядка) – статья 15.
• Наниматель (создает необходимые условия труда; обеспечивает оборудованием, инструментами, техдокументацией и т.д.) – статья 22.

Причем специалист обязан посвящать рабочее время исполнению трудовых обязанностей (статья 91 ТК РФ), а работодатель вправе контролировать количество и качество работы (пункт 1 статьи 86 ТК РФ), а также рабочее место сотрудника (статья 209 ТК РФ). Более того, в отношении своего имущества наниматель может совершать любые действия, не противоречащие закону (часть 2 статьи  209 Гражданского кодекса РФ). В частности – устанавливать на оборудование системы контроля.

Исходя из этого, использовать предоставленные нанимателем средства работник должен исключительно для выполнения своей трудовой функции. Любое личное использование будет трактоваться как нарушение трудовой дисциплины.

Особые случаи контроля рабочего времени

Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.

Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.

В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.

Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.

Нужно ли сотрудникам знать, что за ними наблюдают?

Руководители большинства компаний, которые внедряют ПО для отслеживания персонала, понимают, что сотрудники могут вести себя по-разному, когда знают, что на рабочем компьютере установлена система контроля. Чтобы составить четкое представление о том, как человек будет вести себя, когда за ним не наблюдают, в системе обычно активируется стелс-режим, и пользователи ПО не отдают себе отчет в том, что данные о поведении активно отслеживаются и сохраняются. Мониторинг рабочих компьютеров сотрудников в большинстве стран вполне легален, при учете, что работник дает согласие на сбор, запись и хранение информации с использованием средств автоматизации.

Но как быть в случае, если вы нанимаете фрилансеров, которые удаленно работают на собственных устройствах? Конечно запуск системы отслеживания в секретном режиме может быть проблематичным. Для фрилансеров системы контроля зачастую работают в таком режиме, который доступен только пользователю и активен только когда они приступают к работе, чтобы отслеживать время работы над проектом. Все остальное время система не активна, т.е. удаленная команда может свободно пользоваться своими компьютерами, без опасений, что за ними наблюдают. Здесь стоит отметить, что в большинстве стран, такая слежка может быть признана незаконной, поэтому обязательно нужно продумать отключение мониторинга в нерабочее время.

Надеемся, что наша статья поможет вам в выборе лучшей системы учета рабочего времени.

Отслеживание выполнения плана

Существует большое количество систем для управления проектами. С их помощью руководители могут отслеживать реальную эффективность работы сотрудника, а не только собирать информацию о времени пребывания в офисе или используемых в течение дня программах.

Pyrus

Сервис Pyrus позволяет решать проблему срыва сроков, которая может серьезно вредить бизнесу – очень часто даже важные проекты завершаются позже установленных дедлайнов, что имеет различные негативные последствия для бизнеса.

Pyrus позволяет выявлять сотрудников, которые не укладываются в дедлайны. С помощью подобного софта руководители могут отслеживать задачи и заниматься отладкой бизнес-процессов, а также выявлять сотрудников, которые не успевают выполнить работу в срок.

1.Kickidler

Kickidler – комплексная система контроля и учёта рабочего времени сотрудников. Имеет богатый функционал, дружественный интерфейс, проста в использовании, а главное – защищена от возможного жульничества со стороны удалённого работника. Это хорошо сбалансированное ПО, которое можно интегрировать в компании с любым количеством сотрудников. В 2020 году программы Kickidler вошла в топ 10 самых популярных программ мониторинга сотрудников в мире и стала второй по росту популярности в мае того же года.

Kickidler подойдет как для простого учета рабочих часов удаленных сотрудников, так и для тотального контроля дистанционного персонала с логгированием всех операций за ПК

Благодаря функции видеозаписи экрана и удобного просмотра истории действий за ПК, программу невозможно обмануть, что особенно важно при работе с сотрудниками в режиме Home Office

Функционал для контроля удалённых сотрудников

• Онлайн-мониторинг удалённых компьютеров – просмотр изображений с экранов.
• Учёт рабочего времени – регистрация начала и завершения работы, перерывов, простоев.
• Контроль эффективности сотрудников – анализ выполняемых в течение дня задач.
• Отслеживание открываемых приложений и сайтов с возможностью их автоматической фильтрации.
• Непрерывная запись видео с мониторов сотрудников.
• Запись всех нажатий на клавиатуру в течение рабочего дня.
• Удалённый доступ к ПК работников.
• Автоматические уведомления для сотрудников о совершаемых нарушениях на рабочем месте.

Цена и ограничения для бесплатной версии

Стоимость при самом выгодном тарифе Kickidler – 220 рублей в месяц за каждый подключенный компьютер, при условии, что вы приобрели лицензию на три года. Подробнее о тарифах. 

Только в Kickidler есть бессрочные лицензии, то есть, вы платите только один раз и получаете бессрочное право пользоваться ПО, включая техподдержку и обновления. Стоимость локальной оффлайн версии программы (то есть, без необходимости использования Интернета) + 20% к обычной.

Есть бесплатный 2-недельный тестовый период, позволяющий оценить функционал программы.

Бесплатная версия Kickidler предоставляет наибольшие среди аналогов возможности и позволяет подключить до 6 ПК. Из инструментов в ней отсутствуют функции записи видео с экранов, контроля нарушений удаленных сотрудников и рассылки автоматических уведомлений о них, а также удалённого доступа.

Недостатки программы

К недостаткам ПО Kickidler можно отнести отсутствие мобильной версии и интеграции с облачными сервисами. Однако, разработчики обещают добавить эти возможности уже в ближайшем обновлении программы.

Обоснование первого места в рейтинге

На 1-е место мы поставили именно Kickidler потому, что среди всех систем для удалённой работы эта программа позволяет получать наиболее полную и подробную информацию о продуктивности и дисциплине сотрудников, работающих на дому. Комбинация доступных инструментов исключает возможность использования ПО для имитации деятельности, а автоматический анализ продуктивности позволяет быстро узнавать, кто как работает.

10.TopTracker

TopTracker замыкает десятку рейтинга. Это приложение, ориентированное на контроль фрилансеров и интеграцию в небольших командах с удалёнными сотрудниками. Его функционал достаточно ограничен, но контроль продуктивности и Учёт рабочего времени присутствуют. Зато сервис полностью бесплатный и доступен в версиях для Windows, Linux (в т.ч. Debian, Fedora), MacOS.

Функционал для контроля удалённых сотрудников

• Учёт рабочего времени.
• Формирование отчётов о производительности.
• Управление проектами в команде.
• Контроль фрилансеров с сохранением конфиденциальности.

Недостатки программы

Отсутствие возможности выставления счетов и интеграции со сторонними сервисами. Нет мобильных приложений. Отслеживание рабочего времени и продуктивности слабо автоматизировано.

Обоснование десятого места в рейтинге

Сравнительно с предыдущими системами TopTracker достаточно примитивен и ограничен. Но он бесплатный, популярный и позволяет неплохо контролировать удалённых сотрудников. Благодаря этому и вошёл в рейтинг.

Большой Босс следит за тобой

Начнём с двух аспектов, очевидного и не очень. 

Первое. Контроль – необходим. «Команда высококлассных профессионалов», полных энтузиазма работать и безостановочно покорять вершину за вершиной – это из разряда ненаучной фантастики. Людям свойственно ошибаться и лениться, иметь пробелы в знаниях и навыках, ставить на первый план свои заботы и личную жизнь. Потому без проверки, наставления, а порой и принуждения просто не обойтись.  Второе. Цель контроля – не есть надзор за персоналом (хотя и это отчасти тоже). Контроль ради контроля – путь в никуда. Усилия руководителя по управлению рабочим процессом должны быть направлены на выявление его слабых и проблемных мест, их исправление и улучшение. И чем больше компания, чем сложнее она структурирована и организована, тем важнее контроль для её продуктивного функционирования. 

Почему именно Yaware.TimeTracker?

Программа работает полностью автоматически, собирая данные на протяжении рабочего дня. Все они отображаются в простых и понятных графиках, которые можно просмотреть в любой момент. Программа учета не только фиксирует время, она оценивает, насколько продуктивно оно было потрачено.

Также постоянно выходят различные обновления и улучшения, которые способствуют работе программы и делают её ещё более интересной и удобной для контроля персонала.

Начинайте вести контроль персонала уже сейчас вместе с Yaware.TimeTracker, повышайте эффективность работы компании.

Больше о системе читайте на сайте.

СТАТЬИ на эту же ТЕМУ

Электронные средства контроля за персоналом. Положительные аспекты для развития бизнеса

Электронные средства контроля за персоналом. Отрицательные моменты для развития бизнеса

Видеонаблюдение в офисе

Основные принципы разработки и внедрения ключевых показателей эффективности (KPI) на предприятиях и организациях

Видеонаблюдение в офисе. Домашнее видеонаблюдение

Видеонаблюдение за сотрудниками

Особенности оценки эффективности управления персоналом в России

Видеонаблюдение по витой паре

Установка системы видеонаблюдения в офисе

Нужен ли вообще контроль над подчинёнными?

Сейчас в моде Agile, Scrum и другие методологии организации труда, которые отходят от традиционной иерархии управления в пользу горизонтально ориентированных систем. Это отличные подходы, но именно с их популярностью связана одна из ключевых ошибок современного менеджмента.

10-й принцип манифеста Agile – основного документа, раскрывающего идеи методологии – гласит: «Самоорганизация и самоконтроль команды проекта». Именно этот пункт многие руководители, только начинающие работать с гибкими системами, воспринимают как «не нужно контролировать своих сотрудников вообще». 

На самом деле, конечно, это не так. Самоконтроль в данном случае – ключевое слово, и задачей руководителя становится создать возможности для беспроблемного осуществления этого самоконтроля своими сотрудниками. Кроме того, формирование мотивации (9-й принцип того же манифеста) и тесное ежедневное общение исполнителей с заказчиком (8-й принцип) – это тоже разновидности контроля, пусть и неочевидные.

Так что контролировать своих сотрудников нужно в любом случае, даже при самом гибком подходе. Ну а если вы работаете по традиционным подходам, контроль задач сотрудников и контроль персонала вообще становится основным инструментом управления.

Для чего нужно автоматизировать функцию контроля?

В современных условиях работы, когда удаленные сотрудники все чаще становятся составляющей частью команды, важно следить за тем, чтобы работник делал то, что от него требуется. В прошлом можно было назначить менеджера, который бы отслеживал ход работы и организовывал персонал в офисе, но сегодня многие сотрудники разбросаны по всему миру, и лично проконтролировать всех не представляется возможным

Сегодня же с возникновением таких задач, как контроль использования сотрудниками, Интернета, контроль выполнения задач и контроль качества работы сотрудников, многие компании задумываются об автоматизации функции контроля.

Так как же руководителю удостовериться, что люди отрабатывают свою зарплату? Ответ – с помощью систем контроля персонала, которые отслеживают практически любой аспект работы – будь то время, в течение которого сотрудники бездействуют, или клавиши, которые нажимают, и в каких приложениях. Системы контроля автоматически сообщат руководителю о малейшем нарушении. 

Но прежде чем внедрять ПО для контроля персонала, стоит все тщательно взвесить. Какие инструменты контроля и мониторинга подойдут для вашего бизнеса, как грамотно автоматизировать контроль сотрудников, чтобы это не вызвало негативной реакции и волны увольнений, и, самое главное, как сделать так, чтобы автоматизация контроля действительно позволила сэкономить ваше время, не став трудоемкой процедурой, требующей значительных трудозатрат.