Замена отпуска денежной компенсацией в 2020 году: правила, изменения

В каких случаях положена компенсация

В большинстве случаев все оставшееся количество суток положенного ежегодного отдыха подлежит пересчету и оплате при увольнении. Возможны ситуации и при продолжении трудовой деятельности в организации. Редкость возникновения последнего варианта связана с тем, что Трудовым Кодексом запрещено компенсировать положенные большинству рабочего населения (за исключением отдельных профессий, например, медики, педагоги и др.) основные 28 суток, а остаток работодатели предпочитают переносить на следующий расчетный период.

Сотруднику полагается предоставление ежегодного оплачиваемого отдыха, длительностью 28 календарных дней хотя бы 1 раз в 24 месяца. Непредоставление такового является нарушением законодательства, влечет административное наказание для работодателя. Использовав половину из 56 суток, положенных за 2 отработанных года, остаток возместить в денежной форме нельзя, т.к. все это – составные обязательной основной части. Замена деньгами возможна лишь в случае расторжения трудового договора. Эти правила относятся к основным работникам, внутренним, внешним совместителям.

• Программа для отслеживания телефона. Как определить местоположение по номеру онлайн и программой шпионом
• Как принимать ягоды годжи для похудения правильно
• Как активировать сим-карту МТС

При увольнении сотрудника

Право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска возникает у сотрудника по прошествии полугода работы. При увольнении возмещению подлежат все полагающиеся неиспользованные отпускные дни, вне зависимости от количества проработанного в организации времени. Например, проработавшему 4 месяца работодатель должен возместить период обязательного ежегодного отдыха пропорционально этому сроку. Для точного расчета используется специальная формула.

Без увольнения

При продолжении работником трудовой деятельности на предприятии не использованные им за расчетный год отпускные сутки с его согласия переносятся на следующий год либо оплачиваются. Статья 115 ТК РФ запрещает компенсацию основного ежегодного оплачиваемого отпуска. Если сотрудник не отгулял его полностью, то может возместить оставшуюся часть, даже если не увольняется, но оплате подлежит только количество, превышающее положенные 28 календарных дней.

Сверхнормативными являются дополнительные сутки, предусмотренные законодательством, локальными нормативными актами предприятия, остатки выходных дней за предшествующий расчетный год и др. Статья 116 ТК РФ предусматривает удлиненную продолжительность ежегодного отдыха, взамен которого возможна компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения, следующим категориям работников:

• имеющим особый характер работы – количество дополнительных дней устанавливается Правительством РФ;
• занятым на вредных производствах – минимум 7 дней;
• с ненормированным графиком – 3 и более;
• имеющим опасные условия труда – более 6;
• проживающим в районах Крайнего Севера и приравненной к ним местности – в зависимости от регионального коэффициента;
• инвалидам, пенсионерам – до 14 календарных дней;
• представителям определенных профессий: медикам, педагогам, научным сотрудникам, госслужащим;
• иным, если это установлено локальными актами работодателя.

Увольнение

Увольнение – один из случаев, когда денежная выплата заменяет неиспользованный ранее отпуск всем категориям работников. Она начисляется за весь период неиспользованного ежегодного отдыха, суммарно (абз. 1 ст. 127 ТК РФ).

Важно! Сотрудник может получить компенсацию вне зависимости от причины, по которой он был уволен (даже если речь идет, к примеру, о нарушении трудовой дисциплины). Компенсируют отпуск только гражданам, проработавшим в фирме более 1⁄2 месяца

Напомним, что отпуск как таковой предоставляется работнику только через 1⁄2 года работы (письмо №5921-ТЗ Роструда от 31/10/08 г.)

Компенсируют отпуск только гражданам, проработавшим в фирме более 1⁄2 месяца. Напомним, что отпуск как таковой предоставляется работнику только через 1⁄2 года работы (письмо №5921-ТЗ Роструда от 31/10/08 г.).

За полный год начисляется компенсация, если гражданин отработал 11 месяцев. Если предприятие ликвидируется, происходит сокращение штатов, сокращается объем работ и пр. и работник вынужден уволиться, ему следует начислить компенсацию за полный год уже при стаже работы от 5 1⁄2 до 11 месяцев (правила №169 об отпусках от 30/04/1930 п. 28).

В иных случаях компенсация начисляется с учетом стажа работы – по 2,33 дня за месяц работы. Период менее 1⁄2 месяца в расчет не берется, а более – принимается за полный месяц. Возможно, работник уже использовал часть отпуска до увольнения. Эти дни надо вычесть из расчета. Далее рассчитывается средний заработок за день.

Если год до увольнения полностью отработан, заработную плату делят на 12 и на среднее число дней месяца — 29,3 (ст. 139 ТК РФ ч. 4).

Если были отработанные не полностью месяцы, расчет ведется по другой схеме:

1. Определяется число дней в полностью отработанных месяцах умножением на 29,3.
2. Считают число дней в не полностью отработанных месяцах. Для этого 29,3 делят на число дней определенного месяца по календарю. Затем полученное значение умножают на фактическое число календарных отработанных дней. Все значения по не полностью отработанным месяцам суммируют.
3. Определяют общий отработанный период.
4. Заработную плату делят на полученное значение.

Среднедневной заработок умножают на рассчитанное число календарных дней причитающегося отпуска. При расчете следует исключить периоды и суммы (по тексту Положения №922 от 24/12/07 г., утв. Правительством РФ), когда человек:

• не работал, но по закону за ним сохранялся средний заработок (к примеру, он отдыхал в отпуске);
• находился на больничном;
• не мог трудиться в связи с простоем;
• не мог трудиться в связи с забастовкой и пр.

Компенсация выдается в день увольнения, а если человек по графику отсутствовал – на другой день после его просьбы выдать деньги (ст. 140 ТК РФ).

Компенсацию за отпуск при работе по ГПД гражданин не получает, поскольку отпуск в данном случае ему не положен – отсутствует факт трудовых отношений, такой договор не подпадает под действие ТК РФ.

На заметку! Выдача компенсационной выплаты за неиспользованный отпуск увольняемому сотруднику – это обязанность компании (ст. 127 ТК РФ).

Если сотрудника уволили по сокращению

Сокращение численности сотрудников или изменение штатного расписания с ликвидированием должности — основания по которому сотрудник может быть уволен по инициативе руководства.

В этом случае в последний день работы гражданину выплачивается:

• заработная плата по фактически отработанному времени;
• сумма за неиспользованные дни отдыха;
• выходное пособие в размере среднемесячной зарплаты.

Как выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск? Порядок не отличается от выплаты при стандартном увольнении. Сумма рассчитывается как отношение средней заработной платы за текущий год к фиксированной величине — 29,3, умноженной на дни, которые не были отгуляны. Количество дней для компенсации = ((продолжительность отпуска/12) *количество отработанных месяцев)) — использованные дни отдыха.

Оплата зачисляется на зарплатную карту вместе со всеми остальными перечислениями.

Сумма выплаты

Какая компенсация за отпуск будет при увольнении? Сумма рассчитывается как отношение средней заработной платы за текущий год к фиксированной величине — 29,3, умноженной на неотгуленные дни.

Например, за год гражданин получил заработную плату 500 000 рублей. При увольнении определено, что остаток отпуска составил 10 дней, тогда он получит компенсацию в сумме: ((500000/12)/29,3)*10=14 220 рублей.

Оплата компенсации за отпуск рассчитывается только за неотгуленные дни. Это можно сделать по формуле:

Количество дней для компенсации = ((продолжительность отпуска/12) *количество отработанных месяцев)) — использованные дни отдыха.

Например, если гражданину положено 28 дней и он отработал 10 месяцев, а за это время сходил в отпуск на 14 дней, то компенсация будет производиться за 9 дней = ((28/12)*10) — 14.

Если увольнение производится в середине или во второй половине месяца, то этот месяц учитывается как полный. Когда дата увольнения приходится на первую  половину — не учитывается вовсе.

Важно помнить, что такая денежная выплата облагается налогом на доходы физических лиц, то есть из положенной суммы вычитается 13%.

В каких случаях нельзя заменить отпуск компенсацией?

Действующими законодательными нормами был установлен перечень особых категорий сотрудников, в отношении которых положенный по закону отпуск ни при каких обстоятельствах не может быть заменен на денежную компенсацию. Сюда можно отнести следующих служащих:

Беременных работниц

Как известно, законодательство РФ огромное внимание уделяет защите прав этой особой категории служащих. В отношении замены отпуска компенсацией, в данном случае, действующими нормами были установлены серьезные ограничения

В частности, все беременные сотрудницы обязаны использовать положенный им отпускной период по своему прямому назначению, без каких-либо исключений.
Служащих, возраст которых еще не достиг установленной в стране отметки совершеннолетия. Данные сотрудники также принадлежат к особой категории специалистов, права которых защищаются законодательными нормами на особом уровне. Если работнику еще не исполнилось 18 лет – весь положенный отпуск он должен отгулять полностью. Получение компенсации здесь будет являться недопустимым. Исключением являются лишь те ситуации, при которых речь идет об увольнении подчиненного.
Лиц, которым полагается дополнительный отпуск за лучевую болезнь, а также иные недуги, которые стали прямым следствием аварии на Чернобыльской АЭС. В соответствии с установленными правилами, такая категория сотрудников обладает полноценным правом на получение регулярного дополнительного отпуска. Продолжительность отпускного периода при этом может составлять 14 дней ежегодно. Если суммировать ее с основным отпуском, который также каждый год полагается таким служащим, получается 42 выходных дня ежегодно. Однако необходимо отметить, что даже такой продолжительный отпуск должен быть использован данным сотрудником целиком. Получение денежной замены здесь будет являться недопустимым.

Какая часть отпуска (основного и дополнительного) может компенсироваться?

По общим правилам, замене на денежную компенсацию могут подлежать лишь те части отпускного периода, которые являются дополнительными. Если же говорить о тех днях отдыха, которые сотрудник должен использовать в обязательном порядке, к таковым можно отнести следующие:

• 28 календарных дней стандартного отпускного периода. Данное количество дней отдыха предусматривается для каждого служащего, вне зависимости от занимаемой им должности, а также от других обстоятельств. Право на первый отпускной период появляется у подчиненного в тот момент, когда время его работы в новой организации достигло полугода.
• 7 дней из дополнительного отпуска, который предоставляется служащему в связи с особыми обстоятельствами. Такой период отдыха может полагаться сотруднику в связи с самыми различными основаниями. Наиболее распространенным из них, например, может являться наличие в работе служащего опасных либо вредных условий труда. В некоторых случаях дополнительные выходные дни могут быть положены служащему при работе по ненормированному графику и т.д.

В иных же ситуациях сотрудник действительно может претендовать на получение денежной компенсации за определенную часть отпускного периода. При этом данная компенсация может быть выдана даже за один день, при условии, что он не входит в обязательную продолжительность отпуска. Например, дополнительный отпускной период, полагающийся конкретному сотруднику за работу в опасных условиях труда, составляет 8 дней. Основываясь на действующих законодательных нормах, можно понять, что служащий будет обязан использовать по прямому назначению 7 дней из данного отпускного периода. Следовательно, за один день отдыха служащий сможет получить денежную компенсацию.

Что же касается процедуры получения такой компенсации – здесь весь процесс должен проходить в стандартном порядке. Начальным этапом в данном случае всегда будет являться составление письменного заявления заинтересованным лицом.

Именно сотрудник должен проявить собственную инициативу в отношении замены определенной части отпуска соответствующей компенсацией. Следует отметить, что работодатель будет обладать законным правом и на вынесение отрицательного решения в отношении удовлетворения такой просьбы сотрудника. В этом случае служащий будет обязан использовать положенный ему отпускной период по его прямому назначению. Компенсацию сотрудник сможет получить только в ситуации, когда он будет увольняться из организации.

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск

Есть различные калькуляторы, которые позволяют рассчитать сумму компенсации за неотгуленный отпуск. Проблема в том, что их расчеты часто бывают не самыми верными. Для более точного анализа юристы рекомендуют самостоятельно рассчитывать сумму выплат. Сделать это не сложно, но нужно знать алгоритм действий. Порядок расчета денежной компенсации за неиспользованный отпуск представлен ниже поэтапно. 

1. Определить начало рабочего года 

Согласно закону, отпуск работодатель должен предоставлять работнику ежегодно. За 2 недели до календарного года начальник утверждает график отпусков. Для определения того, когда каждый работник может пойти в отпуск, кадровики используют понятие «рабочий год». У каждого он – свой, и исчисляется со дня вступления на работу. 

Например, если сотрудника приняли на работу 31 марта 2019 года, его рабочий год закончится 30 марта 2020 года. Это в том случае, если он будет трудиться без прогулов и иных дисциплинарных нарушений. А уже 31 марта 2020 года для работника начнется новый рабочий год. 

2. Вычислить, сколько дней отпуска в месяце работы 

Согласно нормам, за один отработанный месяц человеку полагается 2,33 оплачиваемого отпуска. Это правило действует для тех, кому предоставляется 28 дней отпуска. Для тех, кому предусмотрен удлиненный отпуск, исходя из законодательства, расчет другой. Необходимо разделить количество отпускных дней на количество месяцев в году. Получится цифра, которая показывает, сколько дней отдыха дает месяц работы. 

Например, учителям полагается 42 дня отдыха. Делим 42 дня на 12 месяцев. Получается, что 3,5 дня отпуска полагается за месяц работы. 

3. Посчитать отработанные месяцы и длину отпуска 

Для расчета используют отработанные, а не календарные месяцы. Например, с 11 августа по 12 сентября отработан 1 месяц.

Когда мы определились, сколько дней отпуска дает месяц работы, а также посчитали количество отработанных месяцев, можно вычислить длину отпуска. Для этого необходимо умножить эти две цифры друг на друга. 

Например, сотрудник отработал 9 целых месяцев. Согласно законодательству, ему полагается стандартный отпуск в 28 дней, поэтому за 1 месяц ему полагается 2,33 дня отдыха. Рассчитываем: 9 умножаем на 28. Получается 20,97 дней отпуска. 

4. Посчитать, сколько месяцев отработано 

Для расчета следует использовать дату начала и окончания работы. Дата начала прописана в трудовом договоре, а дата окончания – последний рабочий день. 

Рассмотрим правила расчета на примере: 30 ноября 2009 года с учителем заключили трудовой договор. В нем прописали, что приступает он к работе только 1 января 2010 года. В сентябре 2020 года учитель решил уволиться и попросил предоставить ему отпуск с 17 сентября. 

Поэтому для расчета возьмут период с 1 января 2010 года, а также последний день перед отпуском – 16 сентября 2020 года. Получится, что сотрудник отработал 10 лет и 9 месяцев. Переводим это все в месяцы – 129. 

Обратите внимание, что из расчетов вычитают дни, когда сотрудник:

• Отсутствовал на работе без уважительных причин.
• Был отстранен от работы по уважительной причине.
• Ухаживал за ребенком.
• Был в отпуске без сохранения зарплаты больше 14 календарных дней.

5. Посчитать неиспользованные дни отпуска 

Для подсчета дней неиспользованного отпуска применяют формулу:

продолжительность ежегодного отпуска / 12 * количество полных месяцев отработанных – количество дней неиспользованного отпуска.

Например, у работника – отпуск в 28 дней. Он отработал 129 полных месяцев, использовал 187 дней отдыха. В итоге, у него осталось 114 дней отпуска. Эту цифру мы получили благодаря расчетам: 28 / 12 × 129 − 187 = 114. 

Расчет компенсации

Компенсация рассчитывается следующим образом: среднедневной заработок умножается на количество неиспользованных дней отпуска. В расчет среднедневного заработка берутся выплаты за 12 месяцев, которые предшествовали отпуску.

Если период для расчета среднедневного заработка определен, можно посчитать все рабочие выплаты. Для этого суммируют за 12 месяцев все:

• Зарплаты.
• Премии.
• Бонусы.
• Стимулирующие выплаты и компенсации за условия труда. 

Далее считаем среднедневной заработок. Для этого берем сначала формулу:

(Сумма выплат за расчетный период / 12) / 29,3

В расчетах 12 является количеством месяцев в году, а 29,3 – среднемесячное число дней. Затем необходимо заработок за 12 месяцев работы разделить на оплату за один день отпуска. В итоге, мы получаем среднедневной заработок. 

Получив все цифры, рассчитываем компенсацию. Умножаем количество дней неиспользованного отпуска на сумму выплат одного дня отпуска. 

Кто имеет право?

Действительно положена ли денежная выплата и кому? Как ее получить? В трудовом кодексе Российской Федерации указаны только два случая, при которых предусмотрены выплаты компенсации за неизрасходованный отпуск, т.е. он может быть заменен денежной выплатой:

• по статье 126 ТК выплаты за неизрасходованные дни проводятся после предоставления письменного заявления работника (здесь есть ответ на вопрос, как получить средства без увольнения);

• по статье 127 трудового кодекса возмещение осуществляется только в том случае, если сотрудник будет уволен.

Можно ли получить часть денежной выплаты не увольняясь?

Как стало известно, право на денежную выплату за неиспользованные отпускные дни имеют не только при увольнении сотрудников, но и без увольнения из организации.

Можно ли взять компенсацию взамен части ежегодного отпуска, превышающей установленный законом 28-дневный срок? Это право есть у всех сотрудников организации, за исключением:

1. беременных женщин;
2. работников, которые не достигли совершеннолетия;
3. сотрудников, занятых в тяжелых, опасных или вредных процессах.

Для перечисленных категорий в законе установлен запрет на получение денежных средств вместо положенного отдыха.

Как это сделать?

В статье 126 ТК РФ указаны категории работников, которые имеют более 28-ми отпускных дней.

К их числу относятся:

• преподаватели;

• люди с ограниченными возможностями;
• работники с ненормированным рабочим днем;
• люди, задействованные в опасных и вредных производственных процессах;
• медицинские сотрудники;
• спортсмены и тренирующие их люди;
• работники Крайнего Севера;
• работники, которые претендуют на дополнительный отпуск.

Опираясь на указанную статью, работодатель, если посчитает нужным, имеет право возместить материально неистраченные дополнительные дни. Также работодатель, по своему желанию, может отказать нанятому сотруднику в компенсации, но только при условии, что будет предоставлен отпуск.

Внимание! Деньги за отпускные дни, не потраченные в текущем году, можно получить только при условии, когда сотрудник своевременно подал заявление. В противном случае, даже через суд, невозможно заставить работодателя выплатить компенсацию

Кто и при каких условиях может рассчитывать на подобную компенсацию

Для начала надо отметить то, что заявление может быть составлено в любой момент и написать его может каждый работник предприятия или организации. Другое дело – получить финансовую выплату вместо дней отдыха могут не все.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк заявления на компенсацию отпуска .docСкачать образец заполнения заявления на компенсацию отпуска .doc

Важное условие – замена «ненужной» части отпуска всегда происходит по инициативе работника, работодатель высказывать подобные предложения, а тем более в одностороннем порядке издавать приказы о выплатах денежных компенсаций вместо предоставления отпуска подчиненным не имеет права

Нужно ли уплачивать страховые взносы

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается налогом НДФЛ. В 2019 году ставка НДФЛ осталась такой же — 13% от дохода.

Этим налогом облагается компенсация в обоих случаях их получения: и при увольнении, и при замене дополнительных отпускных дней деньгами.

Если вы остаетесь работать, то с компенсации перечисляют платежи в Пенсионный фонд, ФСС и ФОМС, как с зарплаты.

Если же нет, то работодатель обязан направить на вас в налоговую документы, в числе которых должна быть справка 2-НДФЛ, до 1 апреля следующего года. Если у сотрудника имелись доходы, которые не облагались налогом, то документы подаются до 1 марта следующего года.

Оформление компенсации

Как выплачивают компенсацию за неиспользованный отпуск? Когда сотрудник завершил трудовую деятельность в организации, сотрудник отдела кадров обязан самостоятельно рассчитать оставшиеся дни отдыха и произвести выплату в последний день трудоустройства. Дополнительных действий со стороны сотрудника не требуется.

Оплата зачисляется на зарплатную карту вместе с невыплаченной суммой за фактически отработанные дни.

Если работник не собирается увольняться, а просто хочет получить оплату за дни сверх 28 дней, то порядок действий следующий:

Написать заявление, где указать:

• фамилию, имя, отчество и должность руководителя;
• наименование организации;
• свою фамилию, имя, отчество и должность;
• просьбу выплатить вознаграждение взамен неиспользованных дней отдыха;
• дату;
• подпись;
• расшифровку.

1. Заявление проверяется сотрудником кадровой службы.
2. Если есть основания для назначения выплаты, то издается соответствующий приказ.
3. Сотрудник знакомится с приказом и ставит свою подпись.
4. Деньги зачисляются на зарплатный счет в течение 10 рабочих дней после издания приказа или в очередную дату получения зарплаты.

Решение о замене отпуска денежной выплатой принимает работодатель. За ним остается законное право отказать работнику в принятии такого заявления.

Допускается ли замена отпуска денежной компенсацией?

Выплата денежной компенсации за неиспользованные дни отпуска является обычным явлением в современных трудовых отношениях. В случае увольнения сотрудника, в прямые обязанности его работодателя будет входить установление точной суммы компенсации за невостребованные подчиненным дни отдыха.

Однако иногда у сотрудника появляется желание получить компенсацию даже без увольнения. В таком случае данная возможность у служащего действительно будет иметься, но с определенными ограничениями. В частности, отпуск можно заменить компенсацией, если сама продолжительность такого периода отдыха превышает стандартное количество дней.

Как известно, минимальная длина любого отпускного периода составляет именно 28 дней. Считается, что данное время сотрудник обязан использовать по его прямому назначению для отдыха и восстановления сил организма после работы. Следовательно, такой период отпуска не может быть заменен денежной компенсацией. Работодателю необходимо помнить, что запрет будет действовать даже в том случае, если у подчиненного будет иметься согласие на осуществление такой замены.

Исключением из вышеуказанного правила будут являться особые ситуации, при которых сотруднику полагается удлиненный отпускной период. Например, в соответствии с положениями действующего коллективного договора, служащий регулярно должен получать 35 дней оплачиваемого отпуска. Следовательно, оставшиеся 7 дней из данного отпускного периода действительно могут быть заменены на денежную компенсацию. Естественно, данный вопрос предварительно должен быть обговорен с работодателем. У него также должно иметься согласие на осуществление такой замены.

Если стороны трудовых отношений не возражают относительно замены части отпуска на денежную компенсацию, заинтересованному лицу необходимо будет составить личное заявление на имя своего работодателя. Руководитель, получив данный документ, ставит на нем собственную визу и направляет его в отдел бухгалтерии для дальнейшей работы. Там, на основании представленной информации, уполномоченный сотрудник осуществляет расчет и устанавливает точную сумму компенсации, которая будет положена служащему. Сам расчет компенсации при этом осуществляется в стандартном порядке, на основании такого показателя, как средний заработок служащего. Чем больше отпускных дней будет подлежать денежной компенсации – тем на большую сумму может претендовать подчиненный.